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【案例正文】
该项目已经进行了两年多,项目何时结束还是处于不明确的状态,因为用户不断有新的需求提出来,项目组也就要根据用户的新需求不断去开发新的功能。大家对这样的项目完全丧失了信心。
公司针对目前出现的局面,派出项目管理专家刘工负责ERP项目组的管理工作。刘工通过对项目文档分析和A公司相关人员的沟通认识到,这个项目一开始就没有明确界定整个项目的范围,在范围没有明确的情况下,又没有一套完善的变更控制管理流程,任由用户怎么说就怎么做,也就是说,一开始游戏规则就没有定好,从而导致整个项目成了一个烂摊子。
面对项目在范围管理上出现的混乱局面,刘工应该如何处理呢?
2. 召开项目组内部会议,梳理当前需求,按照难易程度整理成清单,估算完成每个需求的工时,同时做项目风险分析。建立项目组内部沟通渠道和培训机制。制定团队建设计划,提高团队士气。
3. 找甲方主管领导沟通,明确自己本次来的目的是为了改善项目实施,简要的汇报当前问题,希望得到支持。找甲方领导申请召开三方会议。明确甲方、乙方和监理方的相关人员,主管领导要到场。
4. 三方会议,明确以下几个内容: 4.1 建立变更控制委员会,制定变更控制流程; 4.2 建立沟通机制,尤其是重要的项目干系人。例如,每周除项目组例会之外,邮件抄送项目进展情况给各位重要项目干系人,定期给甲方领导汇报; 4.3 明确项目范围; 4.4 展示项目组前期成果,给出项目组整理好的带有工时估算的需求清单。明确原则上不再接受新增需求,有重要新增需求走项目变更流程。现有存在疑问的需求,由项目组组织专题调研会议,形成统一的思想,定下来之后,若又有不同的声音,则走项目变更流程; 4.4 甲方需明确能承受的上线时间点; 4.5 会后出会议纪要,发送给各位与会人员。
5. 根据三方会议甲方定下来的最迟上线时间,估算项目本期最多能够完成哪些需求。评估剩余需求是否可以有足够的费用来采用加班加人完成。若不能完成,则需要再次真诚的与甲方主管领导沟通,希望能够采用二期方式,或者上线之后(验收之前)增加投资的方式来完成项目。
大致思路吧,具体操作可能有变化。
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