【案例正文】

工程特点特点：
一：建设数量巨大，本次建设量是超过很多地方一个省一年的建设量；
二：工期要求短，工程从2004－1－1开工，要求到7-19完成；
三：整个工程设计形同虚设。和实际情况差别太大。而且，建设主管经常随意更改，修改配置。
四：客户配套设施受限，对于设备开通必需的电源，光缆很多不到位。
五：工程建设部门人力缺乏，客户工程部门只有两个人来负责整个分公司的传输工程。很多需要他们配合的地方，根本无法满足；
六：客户工程主管工作没有计划性。没有一个阶段目标。经常是当天晚上通知你第二天地工作任务，要求我们明天就要完成。有时又因为其他条件限制，无法进展。
七：我方人力资源没有冗余。软调人员新员工居多。硬件安装人员对传输设备内部所知甚少。
八：本次规模的工程对于我们来说还是第一次，前期准备不足。没有一点心里准备。直至施工过程中，才发现施工的难度。有些措手不及。

前面是我总结的工程特点，请高手们指教，在工程后期我该如何好？
本人问题：
一：如何和客户工程建设主管沟通？
此人工作繁忙，无计划性，办事武断，有时甚至蛮横无礼。面临巨大的下岗压力。经常会在深夜一两点给我打电话。每每我们找其商讨工作计划的时候，其总是很忙，武断决定了事。
二：小组内部的沟通交流；
小组成员有一部分为年青员工，各方面能力不足，但工程上又很忙，很少时间面对面沟通，内部沟通不足，导致工程上经常忙中出错。同时工程过程中记录不好收集，整理。从我这里来的信息，也不便于传递给小组成员；
三：所有沟通都要经过我这里，打电话占据了很多的时间。
请各位经验丰富的项目经理们给指教。
多谢！