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想让项目顺利推进?项目启动会很关键

作者:高屹   提交人:项目管理评论杂志[项目管理评论杂志]   属性:提交人原创   发布时间:2020/9/24   点击:317   【收藏本文

项目管理者联盟

  情境再现项目管理者联盟

  A公司承接了TNS集团项目,项目经理曹杰已经在合同签订后拜访了客户,并与客户的项目负责人王经理进行了沟通。经过近1周的准备,曹杰将启动会安排在下周一上午9:00—10:00举行。项目管理者联盟

  为了让启动会起到较好的效果,曹杰打算邀请客户的几位领导也来参加,于是准备和王经理电话沟通一下,但是一看时间,已经是周五下午5点钟了。明天客户不上班,下周一上午会议就要召开了。blog.mypm.net

  曹杰有点着急了,这才发觉这一周光忙着和客户经理交接资料、组织团队、准备PPT,疏忽了与客户详细沟通启动会的事,于是匆匆忙忙给王经理打电话。项目管理者联盟

  “嘟嘟…..”电话那边一直忙音。“这可怎么办?”曹杰紧张地自言自语道。继续打,电话那头还是一直“嘟嘟…….”。大概10分钟过去了,王经理的电话总算接通了。项目管理者联盟

  曹杰:“喂,是王经理吗?我是A公司的项目经理曹杰!”项目管理者联盟

  王经理:“是我,曹经理好,请问有什么事吗?我这边马上要下班了!”项目管理培训

  曹杰:“哎呀,王经理,有一件非常重要的事情要和您沟通。”项目管理者联盟

  王经理:“嗯,曹经理,您说是什么事情,抓紧时间说,我明天还有几件很重要的事情需要处理,晚上还得回去准备点资料呢。”项目管理者联盟

  曹杰:“王经理,是这样的,我已将下周一项目启动会的安排发邮件给您了,不知道您有没有收到,请问您现在可以抽时间看看吗?”项目管理者联盟

  王经理:“啊?!下周一要开启动会,现在您才来沟通会议内容?我这里一点准备都没有啊,您怎么不早点给我沟通会议的具体事宜呢?您是怎么安排这事的呀?这么大的事情都不先和我沟通好,只是告诉我下周要开启动会,具体会议议程、参会人员、怎么组织都没有和我商量,您现在搞突然袭击?!”PgMp.mypm.net

  曹杰拼命地道歉:“是,是,王经理,这事儿是我的错,一忙起来就给疏忽了!您看这样好不好,辛苦您一下,我现在马上到您办公室来当面给您汇报一下启动会的组织安排。”项目管理者联盟

  王经理沉默了很久,才回了一声:“那您过来吧!我在办公室等您!”pmp.mypm.net

  情境分析项目管理者联盟

  这个项目情境反映出了项目启动过程中几个方面的问题,包括启动会召开的时点、与客户沟通时应该注意的细节,以及如何做好会议召开前的准备工作。项目管理者联盟

  1、会议召开时机项目管理者联盟

  启动会应该在什么时候召开呢?一般来说,当项目经理接到任命,已经有了明确的目标和初步的核心团队成员后,就可以召开启动会了。这个时候召开的启动会,通常“形式大于内容”,只是作为一个项目的启动标志,同时让团队成员知晓项目的目标和意义,并获得相关领导和资源的支持。项目管理者联盟

  启动会的时间通常都比较短,会议议题也比较简单,一般包括:宣读项目经理的任命文件(如项目经理任命书或项目章程等);项目经理简要介绍项目工作情况;介绍参与项目工作的相关部门及具体的团队成员;项目涉及部门的领导讲话;如果有可能,应该尽量邀请更高级别的领导参加会议,并做最后的总结发言。项目管理者联盟

  内容看似简单,实际上启动会的作用却不可低估。通过这种正规、严肃的形式,让团队成员理解项目的重要性,进而认识到自己即将承担的工作的价值和意义,这将有助于调动大家的积极性和主动性,同时也有利于团队凝聚力的形成与加强。项目管理者联盟

  更重要的是,通过这种严肃的方式,将项目经理的职责和权力予以明确,并能在第一时间得到相关部门领导的认可和支持。这对日后项目工作的全面展开,项目经理获得这些部门的资源将起到很好的铺垫作用。bbs.mypm.net

  特别是,如果能邀请到更高级别的领导出席,将非常有助于凸显该项目的重要性,这对加强项目经理的权力,赢得相关资源部门的重视和支持将很有帮助。项目管理者联盟

  2、与客户及时沟通项目管理者联盟

  上述情境中,项目经理曹杰意识要召开项目启动会,这一点上没有错,但是他的失误在于忽略了与客户的及时沟通。对于很多行业、领域的项目来说,大量的具体项目活动都是由项目团队及协作单位分别或配合完成的。但是,在项目实施过程中,客户的适度参与,将会对工作的执行与推进起到非常重要的促进作用。项目管理者联盟

  所以,很多情况下,除了要满足客户一方对工作进展信息的需要,在适当的情况下,还应该做好必要的客户参与活动,也就是将客户拉入我们的执行团队,让他们参与具体的项目工作活动,并承担一定的责任。这既有利于缓解团队资源紧张的矛盾,还能让客户体会到参与的成就感,进而更乐于促进项目工作的推进。项目经理博客


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