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PM要想成功组织项目启动会议 这8个步骤必须要做

作者:佚名   提交人:项目管理者联盟[项目管理者联盟]   属性:提交人转载   发布时间:2016-11-30   点击:417   【收藏本文

  项目启动会议将首次公布项目计划,这在很大程度上决定了项目是否能够圆满完成。作为项目经理应该充分利用这个机会来给团队鼓劲,提出适当的期望,并根据时间和预算建立有助于项目顺利完成的指导方针。如果没有很好的准备项目启动会议,则会从一开始就给项目的顺利进行埋下隐患。项目启动会议一旦完成,应确保项目团队中的所有成员均达成共识、目标一致。会前的准备工作决定了项目启动会议能否取得良好的效果。项目管理者联盟

  第一步:明确项目目标和最终交付成果。明确这些问题将有助于确定项目的人员配置和项目计划,把它们写下来,然后和项目所有者进行确认。项目管理者联盟

  第二步:明确项目团队成员及其责任。项目的规模、复杂性和具体类型决定了完成项目所需要的资源。确保项目运行所必需的资源包括4个主要类别:运行、行政辅助、管理、技术。制定一个项目团队成员联络表,包括以下几项:姓名、职责、部门、位置、电话号码、传真号码、电子邮件地址。这个联络表随后将发给团队各成员。项目管理论坛

  第三步:制定项目假设清单。项目团队成员必须要清楚地知道关于项目的主要假设。例如,要说明这样一条假设:由项目经理选择的团队成员,一旦确定参与项目,就要确保项目的成功完成。这条假设意味着,团队成员的首要职责是完成项目分配的任务,他们必须严格履行职责以确保项目的成功完成。项目管理者联盟

  第四步:制定初步项目计划。提前制定项目计划,确定要完成的任务、具体职责以及时间进度安排,这样会节省许多时间。制定计划的整个过程将有助于确认是否有运行项目所需的全部资源,发现潜在的风险,确定具体任务和重要环节的时间进度。用你需要的一切资源来完成初步项目计划的制定。确保在进行项目启动会议时,已经拟定了初步的项目计划。这样做将会节省时间,并且项目也会更快地运行起来。要知道此时项目计划并不是就完全确定了。事实上,项目计划也不该被定死,直至开了项目启动会议,这个计划也仅仅是个公布的草案。一旦组建好团队并分派了明确的职责,应当让团队成员确认各自的任务职责,以及合理、完整并且准确的时间安排。到第一次项目进展会议时,项目计划会更加确定。项目管理者联盟

  第五步:确定取得成功的关键要素。项目团队中的每个成员都必须清楚地知道项目取得成功的要素。花些时间来确定取得成功所需的因素,并用特定的术语给出明确的定义,和项目所有者确认这些关键因素。项目管理培训

  第六步:制定项目启动会议的时间安排。项目团队的所有成员都要参加项目启动会议,这点十分重要。与每个成员沟通会议的首选及备选时间和日期。确保即使有人当时不在办公室,但他也能通过电话参与会议。你在这一步的目标就是召集整个项目团队,力求所有成员在项目开始时能接收到相同的信息。通知所有成员在会前某一天领取会议材料,并仔细阅读材料为会议做准备。一旦确定会议的时间和日期,就立刻去预订会议室以及会议所需的电话支持系统等设备。项目管理者联盟

  第七步:给团队全体成员发放项目启动会议材料。在指定的日期,给团队中的每个成员发一份项目启动会议的材料,包括会议时间和日期、项目团队成员联络表、会议议程和会议电话号码、初步项目计划。项目管理者联盟

  让每个人都仔细阅读项目计划,并指出项目启动会议上将做进一步讨论,每个人务必事先了解计划中与自己有关的部分。此外,说明会上将有专门的提问时间用于解答任何疑问。pmp.mypm.net

  第八步:明确关键问题及相关因素。在项目启动会议前再回顾一下项目计划,在那些需要在会上强调的地方做标记。相关的因素包括潜在的瓶颈、有重大影响的问题、风险区域等。pmp.mypm.net

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