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联合召开项目启动会，就是一种很好的相关方参与的活动。邀请客户项目接口人、相关部门负责人参加启动会，不但让客户一方知晓我们对该项目的重视程度，同时也可以让对方在第一时间清楚理解自己在项目执行过程中应该承担的相应责任。项目管理者联盟
然而，涉及客户一方在项目启动会上的所有安排、计划，都必须提前与对方做好充分的沟通。毕竟甲乙双方分属不同的单位，都有各自不同的工作习惯和计划安排。特别是在参会人员的邀请问题上，除了具体的行程、时间不要出现冲突外，在参会人员彼此之间的部门利益、甚至个人关系等方面，更要做到考虑周全，不能出现疏漏。项目管理者联盟
类似这种细节问题，仅凭项目经理个人是很难做到规划得准确、恰当的，这就需要与客户的项目接口人做好充分的沟通。在上面这个具体情境中，客户的王经理就是最佳人选。他更熟悉自己单位的具体情况，可以更方便地把握分寸与尺度。项目管理者联盟
这个看似简单的问题，实际上有很多细节需要关注，包括领导发言的顺序、讲话内容的确定等，所以往往需要经历多次的沟通。如果像该情境中的描述，事到临头了搞“突然袭击”，不但会招致对方的反感，期望的会议目标也往往很难实现。
特别是，启动会是一个项目的正式开端，如果刚刚开始就让客户感到不满，很容易使对方产生偏见，甚至质疑项目经理的态度和能力。一旦形成了这样的认知，将非常不利于未来项目工作的开展。项目管理者联盟
3、做好准备工作项目管理者联盟
会议是一种最为严肃和正式的沟通形式，常用于讨论复杂问题，做出正式的决策。项目管理者联盟
开会就要有结果，为了保证实现既定的目标，会议组织者必须在会前做好充分的准备工作，包括：确定具体的会议时间和地点、确定参会人员、编制会议议程、做好会议时间规划等，并将上述信息至少提前一天通知具体参会人员(特别注意：这时候通知相关方仅仅是为了起到提醒的作用。具体内容的确定，一定是在与相关方协商并达成一致的基础上确定下来的)。项目经理博客
在参会人员的确定上，一定要把握“相关”原则：与会议内容有直接关联的相关方才能参会。如果需要对方在会上发言，或者在会上做出任何决策、承诺，一般要在会议召开前通过单独沟通的方式对内容予以确认，以避免在会上出现议而不决或争执的情况。项目管理者联盟
如果有某位关键相关方因故不能出席，并且没有其他远程参会的可能(如通过电话、网络、多媒体设备等手段)，除非有得到充分授权的替代者，否则宁可会议改期，也不要在关键相关方缺席或无权应答的替代者参与的情况下举行会议。因为关键相关方的缺席，这样的会议往往难以得到确切的结论，无法实现预期的会议目标。项目管理者联盟
项目启动会看似简单，但如果不注意上述细节，反而可能弄巧成拙，造成不良的影响，甚至给整个项目的实施过程埋下隐患，因此必须认真对待，不可掉以轻心。talent.mypm.net
情境回顾training.mypm.net
1.项目启动会能够帮助团队成员明确目标、提振团队士气、获得更多关注，有助于得到更多的资源和支持。项目管理者联盟
2.项目启动会是相关方合理参与项目的好机会，有助于相关方在第一时间清楚理解自己在项目执行过程中应该承担的责任。项目经理圈子
3.涉及客户一方在项目启动会上的所有安排、计划，都必须提前与对方做好充分的沟通。club.mypm.net
4.召开项目启动会需要提前确认议程，邀请相关人员参加，避免重要相关方缺席。项目管理者联盟
作者：高屹，《项目管理评论》职业规划研究中心主任，项目管理者联盟高级顾问，国家心理咨询师，国内多家培训机构讲师。PgMp.mypm.net
文章来源：项目管理评论 项目管理者联盟
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