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项目管理文档之五:存储与复用

作者:马琛   提交人:echofrompony[马琛]   属性:提交人原创   发布时间:2017-3-20   点击:545   【收藏本文

   项目管理者联盟

club.mypm.net

  项目管理者联盟是国内最大的项目管理人员会员机构与互动平台。项目管理者联盟“项目文库”栏目囊括了项目管理五个阶段、十个知识领域的相关文章,是广大项目管理爱好者学习的知识宝库,欢迎大家投稿。项目管理培训

  如各位项目管理专家及项目管理精英有原创经典文章与大家分享,可直接发邮件至项目管理者联盟编辑部,或电话与我们联系!联系方式:言女士 yan@mypm.net,15201586586。项目管理者联盟

  4、文档存储club.mypm.net

  解决“是谁的”的问题(文档的归属性)转自项目管理者联盟

  其实在实际工作里,文档传递和存储是紧密结合的,之所以单独作为一个要素来讨论,是因为在存储方面遇到的问题非常多。项目管理者联盟

  尽管有各种方便的存储介质(如硬盘、ftp、共享文件夹、云盘等等),实际工作中大量的文档还是在邮件附件中,或者在某个人的电脑里。这虽与每个人的工作习惯不同有关,但最重要的是相关人员未能把项目文件及时从临时归属人转向最终归属人/地。项目管理者联盟

  这要求不仅要求订立完备的文档存储规则,在整个项目团队范围内、在整个项目过程中贯彻实施这些规则,还要求项目团队的所有人员都对项目文档的最终归属性有清晰的认识。项目管理者联盟

  很多项目团队都有文控专员甚至文控团队,大部分的文档是这个团队来传递和存储,这些文档需要有清晰的可行的途径给到其使用者;小部分的不经过文控团队的文档,则需要有规则性的收集整理,甚至把责任明确划分包含在工作之中。项目管理者联盟

  例如质量团队每周整理所有的检验日报,拷贝一份到文控团队去存档,就是一个可行的操作方式。另外一点,存储也要考虑电子化的格式,扫描件很安全但是下载和使用不方便(无法智能搜索),可编辑版便于使用但是缺乏正式性和保密性,这些因素都应该被充分考虑在文档存储方案之中。  bbs.mypm.net



项目管理者联盟

  5、文档复用service.mypm.net

  解决“如何用”的问题(文档的关联性/内在逻辑性)项目管理者联盟

  文档复用也应严格遵守项目资料管理实施细则中关于文档流转、使用及调用的相关规定。编写项目报告和总结的时候,往往发现信息散落在不同的地方,需要花很多时间去整合甚至重新梳理,这是典型的文档复用的问题。项目经理博客

  合理利用已有的文档,能很大的提升效率,避免重复劳动。实现文档复用的最重要的一环是模板的定义,例如检验员工时单和加班单的整理,联系到财务收入计算,也联系到分包商付款计算,还有最重的财务帐本。容易想见,如果四份文档的模板各不相同,那要多少时间来查找数据!  PgMp.mypm.net



  以我刚经历的的项目工作为例,每月上千万多万的开票收款和几百万的付款都清清楚楚,正是得益于清晰的模板设置,仅仅两个人就完成所有的工作。不仅仅是数字方面,在项目执行过程中的进度图表、展示汇报PPT、阶段性报告,很多文档稍加优化,就可以极大的减少以后复用的工作量。 pmp.mypm.net

  如上图,丙部门为获取文件新文件K,可以分两种方法。第一种,丙部门自行制作所学文件,首先从E获取I,然后再H获取J,最后再从I和J获取K。第二种方法可直接由甲部门的I和乙部门的J文件获取新文件K。采用文件复用的方法,可以提高公诉效率并削减工作成本。www.mypm.net

  (未完待续……)bbs.mypm.net

  文章首发于马琛的个人公众微信号:ManagingLife项目管理者联盟

service.mypm.net

PgMp.mypm.net


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