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项目管理文档之四:文档渠道与传递管理

作者:马琛   提交人:echofrompony[马琛]   属性:提交人原创   发布时间:2017-3-7   点击:355   【收藏本文

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  项目管理者联盟是国内最大的项目管理人员会员机构与互动平台。项目管理者联盟“项目文库”栏目囊括了项目管理五个阶段、十个知识领域的相关文章,是广大项目管理爱好者学习的知识宝库,欢迎大家投稿。项目管理者联盟

  如各位项目管理专家及项目管理精英有原创经典文章与大家分享,可直接发邮件至项目管理者联盟编辑部,或电话与我们联系!联系方式:言女士 yan@mypm.net,15201586586。项目管理者联盟

  2、文档渠道项目管理者联盟

  解决“谁发送”的问题(文档的真实性、有效性和可用性)项目管理者联盟

  根据文档的往来渠道,绝大部分文档可以分为推送型、拉取型和交互型三个类别,从字面上也很好理解各类别的特点:www.mypm.net

  推送型文档是主动发送相关信息给特定人员而形成的文档,比如进度工程师会定期向项目经理会发送的项目进度计划、工作周报等;项目管理者联盟

  拉取型文档则是项目团队成员从某一固定的地方地点的获取文档,比如从公示牌上获取人员奖惩信息或从项目共享网盘中获取项目团队通讯录;项目管理者联盟

  交互型文档则是在双方或多方交流之中沉淀下来的文档和信息,典型的包括会议纪要、合同变更、项目信函等。项目管理者联盟

  无论是哪种途径生成的文档,在项目上要成为正式生效的文件,都需要经历编审批等环节,由相应的负责人或团队进行确认。这样当文档使用者遇到问题的时候,就可以清晰的追溯到生成环节进行澄清。  项目经理圈子



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  3、文档传递项目管理论坛

  解决“谁接收”的问题(文档的可辨识性、可读取性和可追溯性)项目管理者联盟

  每一个大项目都有专门的文档传递团队,严格控制项目资料管理实施细则中关于文档流转、使用及调用的相关规定。办公室的姑娘们不厌其烦的重复着盖章、签字、复印、追踪等流程。项目管理者联盟

  事实上,随着IT技术发展,信息传播早就实现了“一日千里”,无论是邮件还是微信,一个“发送”就能让文档走到对方手中。可是传播技术越是发展,文档的传递越是一个需要加强管理的过程,最重要的原因就是对可靠性、严肃性和保密性的需求。项目管理者联盟文章

  每一份需要传递的文档,都需要去定义由谁来传递、谁来接收、什么形式、什么频率、单独发送还是群体发送、是否需要回执、是否要保密协议等等。而且越是正式的文档,这样的传递要求就越严密。项目管理者联盟

  至少在目前,我们不能接受合同文档在微信上发送,也很难想象面试官开着LinkedIn网页来面试候选人,更不能期待高层管理者自己打开云端存储页面去寻找项目报告。也许这样的场景不久之后就会到来,那时的项目管理也必将是另一番景象。项目管理者联盟

club.mypm.net

  (未完待续……)项目管理者联盟

  文章首发于马琛的个人公众微信号:ManagingLife项目管理者联盟


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