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作为项目的负责人，都应当探索如何降低工程项目多方协作风险，这就需要系统性地研究哪些因素引发了风险。我们今天要讨论的是其中的一个关键的因素--项目团队错误的使用过时的文档。转自项目管理者联盟
1 文档版本管理5大原则项目经理圈子
版本控制有助于确保协作团队成员使用最新版本的文档。施工文件管理软件应支持合理版本控制的五个原则：项目管理者联盟
1)一个项目范围的文件编号系统PgMp.mypm.net
参与者应在项目开始时就此达成一致意见，以避免由多个内部编号系统引起的混淆。项目经理圈子
2)在同一个项目中没有重复的文档编号
参与者应同意以多种格式注册相同文档的协议 ——例如，用于标识文件类型的文件名后缀(PDF、DWF、ZIP、DWG、DGN)。转自项目管理者联盟
3)一致的修订编码系统项目管理者联盟
参与者应同意将这一点作为项目范围文件编号系统的一部分。 修订代码可以是数字(1，2，3)，字母(A，B，C)或两者的组合(A1，A2，B1，B2，C1，C2)。bbs.mypm.net
4)对文档生命周期的修订进行顺序编码bbs.mypm.net
这使得所有参与者(包括不参与创建文档的参与者)能够理解不同版本的文档如何相互关联。项目管理者联盟
5)清楚地识别文档中的修订项目管理者联盟
这可能会根据文档的格式而变化(例如，图纸修订云带字母，Word文档的追踪修订，Excel文档的彩色文本或单元格背景等)。bbs.mypm.net
应在文档或图纸封面上注明当前版本号和日期。每个注释应包括修订的原因 —— 例如，学科之间的协调或所有人的指示要求进行更改 —— 这支持对成本控制和变更管理的交叉检查。 由于大多数文件在项目过程中经常修订，因此，应保留每个版本以供比较、审计、时间报告、成本管理和其他目的。项目管理者联盟
2 文档版本控制不足增加项目风险项目管理者联盟
文档管理软件以发布日期按时间顺序跟踪文档修订，有助于减少项目团队审查和比较历史信息所需的时间。 相反，未经充分计划或管理的文档版本控制过程可能导致设计、工程范围和材料的更改被忽略，从而影响所有参与者并增加项目风险：项目经理博客
1)未知的变化可能误导所有者，使其难以管理期望项目管理者联盟
2)项目团队可能对文档的可靠性失去信心，这对团队之间的合作效率和质量会产生不利影响。项目经理博客
例如，在设计阶段有缺陷的修订控制可能使招标信息不正确，这会增加信息请求(RFI)和投标查询的数量，以及总体的不确定性和财务风险。项目管理者联盟
3)由于早期的信息管理不善，需要确认时间和成本增加，因此，文档更新可能需要更多时间。项目管理者联盟
4)如果承包商和分包商觉察到由于文档质量、跨学科协调或版本控制等问题而增加了项目风险，那么，他们的RFI和投标就会反映这一点。项目管理者联盟
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所有项目参与者应该能够比较同一文档的历史版本。 这可能是困难和耗时的，更何况在改变的注释不清楚或丢失的情况下。 顺序版本的电子比较使得该过程快速、容易和准确。![]() 项目管理者联盟
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3 操作中文档版本控制的示例项目经理博客
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