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合同文件。合同的原始文件是承包商投标报价的基础，是施工索赔的主要依据。同时，承包商提出施工索赔时，必须明确说明所依据的具体合同条款。项目管理者联盟
后续合约，即工程师在施工过程中会根据具体情况随时发布一些书面或日头指示。承包商必须执行工程师的指示，同时也有权获得执行该指示而发生的额外费用。另外，合同实施期间，参与项目各方会有大量的涉及工程技术问题的往来函件，以及商讨解决合同实施中的有关问题的会议记录，由于多方的核签，这些也是文档管理的重要组成部分。项目管理者联盟
施工记录，包括施工技术纪录、工程财务记录、现场气象与环境变化记录等。项目管理论坛
财务收支记录材料，如施工进度款支付记录，工人工资表，月报表等。项目管理者联盟
其他相关市场信息资料与政策法令文件。PgMp.mypm.net
承包商的合理索赔需要提交标准系统化的索赔报告，而索赔报告除了清晰明确陈述己方索赔权利，准确合理计算索赔要求外，充分有力的证据是必不可少的。而索赔证据的积累正是与平日的文档管理分不开，在一些大型工程项目中，甚至专门会设立独立的文档控制中心集中实施文档管理，由此可见完善有序的文档管理是实现成功索赔的关键。另外，完善的文档管理也可以帮助承包商及时敏锐的发现索赔机会，避免己方合理的索赔权力丧失。如在工程师的变更通知，不可预见性的天气地质报告等等文档管理工作都实际上是工程索赔的信息来源。项目经理圈子
4. 索赔管理贯穿于工程建设的全过程项目管理者联盟
工程索赔是集合工程技术、施工经验、合同知识、法律经济基础等多方面知识的综合应用，因此工程索赔是一种高智力、高水平的经营管理活动。对于大多工程项目，索赔的出现在所难免，它是合同双方合理申张自身权益的手段。但是想要做好合同索赔工作，必须在整个工程全过程中树立起索赔意识，建立索赔管理体系。项目管理者联盟
首先，在工程项目前期，即应该树立起索赔意识。例如，在投标前对合同文件条款充分研究，对施工现场条件方面仔细勘查，在编制BOQ报价时搞清工程量的虚实以备索赔事件发生时的及时合理的应对。pmp.mypm.net
其次，在工程施工阶段，要做好索赔工作。建设过程中，索赔工作的安排要有一个总的时间安排。每个工程项目可能有很多具体的索赔事项，它们发生的时间有先有后，但应随着整个工程的建设进度，合理安排索赔事件发现、申报、论证、讨论及解决的时间。根据国际工程的承包实践，承包商的索赔要求应及早提出，抓住紧要的方面来解决，避免合理的索赔被无限期地拖下去。因此在工程建设过程中，承包商要掌握索赔的有利时机，争取在工程建成以前完成主要的索赔谈判和付款。一般来说。发现索赔的阶段从投标时就开始了。可以延续至工程建成一半的时期；晚于这个时期提出的具体索赔事项，往往来不及得到彻底的处理。工程建成四分之一至四分之三这个阶段，应该是大量地、有效地处理索赔事项的时期，承包商应抓紧时间让索赔争端在这一段时间解决。pmp.mypm.net
最后，在工程竣工阶段，合同双方应就工程中未达成一致的争端进行协商谈判，力争友好协商的解决，避免将争端推向仲裁或诉讼。项目经理博客
5. 工程索赔与伙伴合作关系项目管理者联盟
虽然索赔是合同方尤其是承包商合理申张自身权益的手段，但同时它也是一把双刃剑。有时，索赔会因激怒对方而带来报复性伤害，尤其是一些强势业主。因此这就要求索赔方柔中有刚、委婉巧妙，恰到好处地激发对方认同感，赢得对方的同情与重视。对于每一项索赔工作，承包商和业主都应力争通过友好协商的方式解决，不要轻易付诸仲裁或诉讼。因为后者不仅需要花费巨额的仲裁或诉讼费用，而且往往时间也会拖得很久，另外过多的仲裁或诉讼历史对合同方的名誉也有所影响。pmp.mypm.net
现如今，建筑工程倡导将伙伴合作关系引入工程合同范本之中，“伙伴关系”（Partnering）是指两个或两个以上的组织之间为了获取特定的商业利益，充分利用各方资源而做出的一种互相承诺。例如2000年，英国咨询建筑师协会（ACA）出版了“项目伙伴关系合同标准文本”（The ACA Standard Form of Contract for Project Partnering，简称PPC2000），这是第一份以项目伙伴关系命名的标准合同文本，它把在项目中建立伙伴关系的理念以合同的形式固定下来，促进了伙伴关系管理模式的进一步完善和发展。项目管理者联盟
因此，从上述可见，合理的工程索赔需要处理好与伙伴合作战略之间的关系，尤其是在市场拓展阶段，有时候工程的利益需要服从企业市场战略，需要结交当地有优势的工程群体，而此时把牺牲索赔利益充当市场拓展的必要手段就显得非常明智。 转自项目管理者联盟
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