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采购过程中需要甲乙丙方的密切合作

作者:乔东   提交人:qiaodong[乔东]   属性:提交人原创   发布时间:2018-11-30   点击:4319   【收藏本文

项目管理者联盟

  采购过程,经常会被认为是甲乙双方之间、甲方与各个潜在供应商之间、各个潜在供应商相互之间的博弈过程。从项目管理角度来看,采购也是项目管理的一个重要领域,不只是简单的“买卖”,对后续的项目的实施过程和项目交付成果,都会产生很重要、很直接的影响。从这个角度来说,在采购过程中,需要更加重视与各方之间的合作,而且这种合作有时还是在甲、乙、丙多方之间的。项目管理者联盟

  一、 市场调研项目管理者联盟

  在做出make or buy的决策之前,通常都应该首先进行市场调研,了解从市场上进行采购的可行性,产品和服务的可获得性及其成熟程度、可能的成本、供应商整体情况等,这些信息不仅用于与自主研发相比较来决策是否采购,也是后续制定采购需求和采购计划的依据。项目管理者联盟

  实践中在很多情况下,对外采购的必要性是显而易见的,所以经常会在市场调研这一阶段中,同时就为后续的采购工作多做一些准备。双方需要通过一定的沟通,乙方对甲方的企业情况、业务特点、项目背景、现有条件、采购需求等情况有一个初步的理解,甲方对潜在供应商(乙方)的企业情况、业务特点、产品和服务方案、价格水平、项目参与意向等有一个基本了解。项目管理者联盟

  经过与多个潜在供应商的沟通,甲方至少应能够得到这样一些成果:项目管理者联盟

  市场上确实存在能够提供基本满足甲方需要的产品和服务的供应商;项目管理者联盟

  根据市场上存在的产品和服务的主要特点,结合甲方自身具备的条件,能够形成可行的项目整体方案和采购需求;项目管理者联盟

  能够根据潜在供应商的经验,大致估算项目实施的周期和采购的成本;项目管理者联盟

  能够确定几个具体的有参与意向的潜在供应商(至少不至于流标);项目管理者联盟

  这一阶段的市场调研非常重要,但往往容易被忽略。这一阶段的实质,就是要通过与潜在供应商们的合作,初步形成甲方项目的整体解决方案,确认项目能够具备“充分条件”。在有些比较复杂的项目中,这一过程还会包含潜在总集成商协调其他产品或服务提供商的过程,对于未来可能的丙方及其提供的产品或服务,也会对整体方案和产品选型等产生影响。club.mypm.net

  对于有意向参与项目的乙方来说,在这一阶段中至少应能够得到这样一些成果:项目经理圈子

  了解甲方目标、现有条件和主要的采购需求;项目管理者联盟

  使甲方了解自身的产品和服务优势,并为甲方所考虑的解决方案提出建议;bbs.mypm.net

  提早准备项目方案,包括与其他可能作为丙方的产品、服务商的沟通协调;项目管理者联盟

  乙方提早开始准备工作,有助于提高方案的质量,准备项目资源等,对将来的项目交付质量会有直接的帮助。项目管理者联盟

  二、确定项目方案和采购需求项目管理者联盟文章

  基于前期调研的结果,做出对外采购的决策后,就要具体确定项目方案和采购需求。采购项目中的采购需求很容易理解,容易出问题的地方在于项目方案。这个项目方案首先是甲方自己的项目方案,对外所采购的内容只是甲方整体项目方案的组成部分。甲方需要根据市场上所能提供的条件来组织形成可行的甲方的整体方案,并在方案中界定出需要对外采购的范围,以及所采购部分与甲方另行解决的其他部分之间的配合关系。从项目管理角度看,甲方首先要有整体的项目方案和项目计划,只是项目范围中某些部分的相关内容是由待定的供应商提供而已。只有在甲方整体方案基础上形成的采购需求,才能保证最终与甲方的整体工作有机的结合。项目管理者联盟

  形成整体项目方案和采购需求后,最好是能够就采购需求与潜在供应商进行一些交流,以确保采购需求的合理性。这一点操作起来有一定难度,只能说在合规的前提下,在条件允许的范围内尽可能多与潜在供应商进行沟通,其目的无非是要尽量保证项目方案、采购需求、后续项目交付的质量。PgMp.mypm.net

  三、投标准备期间的澄清与沟通club.mypm.net

  在发出采购需求后,潜在供应商们会准备投标方案,项目的技术方案、实施计划、报价方式、商务条款等都会包含其中。特别是在需要引入丙方公司时,在项目当中以及未来持续的合作过程中,甲乙丙三方之间的关系有可能会发生变化,很有可能未来需要甲方直接面对现在项目中的丙方,所以对丙方公司及其产品或服务,必要时也要直接进行考察。项目管理者联盟

  在此过程中,潜在供应商往往会希望就投标方案的各项主要内容听取甲方意见,很多甲方为了避嫌而不愿意进行接触。其实在准备投标方案的过程中,甲方应设法引导各潜在供应商,使其都能够形成满足甲方需求的方案,使甲方有更多的选择,将来进行评标也会更有效率。当然,这种交流只是为了提高方案的质量,对甲方更有利,但并不意味着对其有任何的承诺,交流中这一点也是需要双方都明确理解的。项目管理者联盟

  四、评标与谈判项目管理者联盟

  在各潜在供应商递交投标方案后就要进行评审了。在此过程中,往往仍存在许多可以变通、选择的空间,所以在评标过程中,仍要根据各家的建议方案持续思考甲方自己的方案是否可以进一步优化,并在方案澄清中将各种可能变通的选项加以澄清和确认,以便后续甲方的决策。在确定首选供应商后正式进行谈判时,评标过程中的各种澄清、承诺,都是重要的依据。经过后续的谈判过程,最终确定对外采购部分的所有细节内容,从而使甲方的整体项目方案得到落实。也就是说,在评标与谈判的过程中双方更要继续合作,进一步明确、细化、磨合双方的方案。项目管理者联盟

  总之,采购过程,实际也是各方密切合作、反复磨合、共同确定最终项目方案的过程。如果被动、机械的执行采购流程,忽略其中实质性的项目管理内容,将会给项目带来“先天不足”。项目管理者联盟


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