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随着中国改革开放步伐的加快,特别是加入WTO后,一些国际流行的工程建设项目管理模式陆续引进到中国的石油化工工程项目管理中,现代项目管理也倍受各方关注。项目采购管理是项目管理中一项重要内容,加强采购管理、提高采购管理水平对保证项目的圆满完成意义重大。项目的执行除了需要必备的人力资源之外,还必须具备相应的设备、设施、原材料、零配件、服务和其他物质资源。在市场经济条件下,这些产品和服务是通过采购活动来实现的。项目采购是指工程项目设备、材料采购业务的总称,是从系统外部获得项目建设所需的设备、物资及与之相关服务的完整采办过程。为实现项目采购目标所进行的一系列的计划、组织、指导、控制和协调工作,就是项目的采购管理。它是以提高企业管理水平和经济效益为目标的管理思想和管理模式。项目管理者联盟
一、石油化工工程项目采购的特点项目管理者联盟
(一)采购资金占用大。石油化工工程项目采购总价值占项目总投资的比重大,一般采购总价值占总项目资金比例为60~70%。(二)采购工作时间跨度大。与普通项目不同,石油化工工程项目的采购工作时间跨度很大,一般从项目初期的方案设计一直持续到设备安装调试投产。(三)采购供货周期长。石油化工工程项目的采购周期通常包括设计联络期、订货期、设备制造期、运输期和通关提货期。石油化工工程项目需要采购的大型设备和大宗材料大部分都是为项目定制的,普遍供货周期比较长。(四)采购管理制约因素多。石油化工工程项目普遍施工地点都远离业主和承包商的公司总部,而且地理位置一般都比较偏远,有些项目甚至在国外的偏远地区。PgMp.mypm.net
二、石油化工工程项目采购管理中成本控制的关键环节项目管理者联盟
采购管理涉及到项目实施中工期、成本、质量和安全四大控制过程,材料、设备采购的不及时,不能按期到货就会拖延工期影响整个计划进度,导致增加成本。在石油项目采购管理成本控制中应注意以下几个关键环节:(一)根据不同项目或各项目工作承包的特点,充分考虑成本控制、设计和施工等因素确定项目管理模式,从而确定项目采购模式,便于采购成本控制。(二)实施项目采购预算制。有了采购预算的约束,能提高项目资金的使用效率,优化项目采购管理中资源的调配,从而达到控制项目采购成本的目的。(三)供应商的优化选择和管理。项目供应商一旦选错,将给项目建设造成严重影响,因此要特别慎重。(四)充分利用好项目组织所处的宏观和微观环境。在项目采购管理中充分利用有利的环境因素,同样是有效降低采购成本的途径之一。(五)强化合同执行中的成本控制。在合同执行阶段合理利用第三方的资源参与项目采购管理,可以有效降低项目采购管理成本。项目管理者联盟
三、确定项目采购模式项目管理者联盟
根据不同石油化工工程项目或不同项目工作承包设计深度、技术复杂程度、工期长短和工程量大小等因素综合考虑采取一种有效的合同方式,从而在整体上结合业主节约投资。常见的项目采购模式主要有EPC总包模式、EP+C模式和E+PC模式三种。在EPC总包模式下,工程总承包商按照合同约定承担设计、采购、施工和试运行服务等工作,并对承包工程的质量、安全、工期和造价全面负责,最终向业主提交一个满足使用功能的项目。业主一般只对项目的整个过程实施监督,采购也是由业主的采办部门监督承包商进行。在此模式下,可通过多项目采购协议及统一的项目采购策略降低投资。多项目采购协议是业主就一种商品(设备/材料)的唯一供应商。EPC总包从项目采购的角度出发,有利于采购人员与设计施工单位的协调沟通、对控制材料采购有利,可大大降低工程余料。在EP+C模式下,由业主选定两家承包商,一家负责设计与采购,另一家负责施工,业主负责促进承包商之间的合作,以符合降低项目总投资的目标。项目的设计与采购由一家承包商负责,必然会促使该承包商在设计阶段就能够使设备材料的概算尽可能满足工程技术方面的要求,又可有效地从设计源头上控制工程材料预算。在E+PC模式下,由业主选定两家承包商,一家负责设计,另一家负责采购与施工。业主与各承包商之间存在沟通协调,整个项目材料由采购与施工总承包商统一购入,在内部质量管理比较科学的施工企业,这对控制质量有了基础把握。对于一个大型的工程项目,因为工程进度和施工中对专业水平的具体要求,一个项目由施工与采购总承包商承包后可能分包给更多的分包商,根据业主的采购决策制定出最佳经济批量,可以明显降低采购成本。项目管理者联盟
四、制定合理采购预算制定项目管理者联盟
采购预算是在具体实施项目采购行为之前对项目采购成本估计和预测,是对整个项目资金的一种理性的规划。它不但对项目采购资金进行了合理的配置和分发,而且建立了一个资金的使用标准,以便对采购实施行为中的资金使用进行随时的检测与控制,确保项目资金的使用在合理范围内浮动。有了采购预算的约束,能提高项目资金的使用效率,优化项目采购管理中资源的调配,查找资金使用过程中的一些例外情况,有效地控制项目资金的流向和流量,从而达到控制项目采购成本的目的。项目管理者联盟
五、加强供应商的选择和管理talent.mypm.net
供应商是项目采购管理中的一个重要组成部分,项目采购应该本着“公平竞争”的原则,给所有符合条件的供应商提供均等的机会。一方面体现市场经济运行的规则;另一方面也能对采购成本有所控制,提高项目实施的质量。选择供应商的方式主要是公开竞争性招标采购。供应商的选择就是通过招投标方式选定合格供应商、签订供货合同的过程。为了在公开竞争性招标中选择到合格的供应商,必需在招标中进行严格的资格预审。经资格预审可正确了解参加竞争性投标的投标人数目、公司性质和组成等。便于招标人针对潜在投标人的动向进行招标决策;可以了解潜在投标人的能力,提前进行资信调查,以确定潜在投标人是否有能力承担拟招标的项目;可以防止皮包公司参加投标,避免给招标工作带来不良影响和风险,同时可以减少评标的工作量。在项目采购中采取公开招标的方式可以利用供应商之间的竞争来压低物资价格,帮助采购方以最低价格取得符合要求的工程或物资;并且多种招标方式的合理组合使用,也将有助于提高采购效率和质量,从而有利于控制采购成本。转自项目管理者联盟
六、采购环境的利用
项目的采购环境包括宏观环境和微观环境两个方面。宏观环境是指能对项目组织如何采购产生影响的外部变化。包括市场季节性的变化、国家宏观经济政策的出台、国家财政金融政策的调整、市场利率及汇率的波动和通货膨胀的存在等各种因素。微观环境则是指特定项目组织的内部环境及其在宏观市场中所处的地位和具有的影响力。项目组织内部环境包括项目组织在采购中可能采取的组织政策、方式和程序,即实施采购的过程和程序。项目管理者联盟
七、强化合同执行阶段的成本控制项目管理者联盟
在项目采购管理中降低成本,应该关注的是整个项目采购流程中的成本降低,是对采购总成本的控制,合同的执行过程中的成本控制点主要有催交、检验和物流三方面。催交工作主要是督促供应商按照合同规定的期限提供技术文件和材料,以满足工程设计和现场施工安装的要求。催交工作的要点是要及时地发现问题,采取有效的控制和保证措施,确保进度按计划进行。设备和材料的检验是合同执行过程控制中非常重要的一项工作,检验工作是否严格把关,直接关系到设备和材料的质量,甚至关系到项目的成败。石油化工工程项目检验工作一般分为四个等级:一级检验,即接收检验。当设备相对简单且供货商的供货情况良好时,只需检验设备外观不存在损伤,就可直接现场接收。二级检验,即发货前最终检验。当设备相对比较复杂,现场修复有一定困难时,在设备制造完毕,包装发运之前,要委派检验人员前往制造厂对设备外观及所有规定的记录及技术文件进行检查,符合要求即可发货,否则整改合格后才可发运。三级检验,即有限检验。对结构复杂、要求严格的设备,制造厂应在设备制造到达预先规定的停止点时,通知项目组或项目组委托或认可的第三方派出检验人员前往监督检查,合格后才可进行下道工序。四级检验,即驻厂检验。对一些制造难度较大,工期要求较紧的重要设备,项目组委派检验师驻厂,对设备或材料制造的全过程进行监制。催交和检验工作持续时间长,工作繁冗,需要配备具备专业知识和能力的专职人员。而为了降低项目管理成本,现在石油化工工程项目在搭建组织机构时都要控制项目组的规模,控制管理人员数量,单靠项目组自身的能力很难适应项目对设备和材料催交和检验的要求。因此,可以在合同执行中选用第三方催交、提供检验机构检验的方式,在项目组的监管下,开展催交检验工作。石油化工工程项目的业主采购管理中,物流是狭义上的物流,主要涉及货物和材料合同的执行。具体包括运输、仓储、进口设备办理、进口审批、报关、退货、暂时进口后返出的货物和运出境外保修货物的出口等。将项目采购管理中物流业务采用第三方物流的模式进行,只要项目组合理选择第三方合作伙伴,加强监管,就能高效率、低成本地完成项目的物流业务。项目经理圈子
八、结束语项目管理者联盟
随着经济的发展和对项目管理、采购管理认识的不断深入,采购在工程项目中的角色已经从单纯的支持服务发展成为新的利润增长点,采购管理也发展成为成本控制和促进项目效应最大化的关键环节之一。石油化工工程项目投资大、周期长、环境负责等特点,更要求对采购的全过程进行精细化管理,合理控制成本。采购管理者只要抓住石油化工工程项目采购管理中成本控制的关键环节,就能有效地降低采购管理成本,提高项目资金使用率,保证石油化工工程项目基本建设的顺利进行。blog.mypm.net club.mypm.net
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