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[摘 要] 本文详细分析了企业组织环境建设、IT预算编制、IT预算评价、IT预算控制、重大资本性支出与IT项目预算管理5个方面的关键要素,旨在提高IT预算管理的效果和效率。项目经理博客
[关键词] IT预算;关键要素
在企业信息化建设如火如荼的今天,信息化给企业带来的价值是显而易见的,但是由于IT投入的金额大,微观层面的企业IT部门主管仍然常常面临很多具有挑战性的问题,例如:(1)怎么又来要钱了?你们IT建设和开支有没有计划性?(2)IT不是挣钱的部门,为什么花钱这么大手大脚,一个项目100多万?能不能压缩?(3)为什么明年IT预算要500万?现在全球金融危机,公司明年的销售估计才2个亿。(4)这个ERP项目已经超支预算50%,怎么搞的?项目管理者联盟
这些问题涉及了公司IT投资管理的方方面面,从IT预算管理的视角来看,上述问题实质上包含了以下内容:(1)企业有没有IT预算?(2)IT预算应该如何编制?(3)IT预算金额多少是合理的?(4)IT预算需要如何进行控制?项目管理论坛
本文针对这些问题提出IT预算管理5个方面的关键要素,详加分析,以期提升企业IT预算管理的水平。
一、企业组织环境建设中的IT预算管理关键要素项目管理者联盟
“凡事预则立,不预则废”,在企业组织环境建设中,关键要素是管理层应该全面领会和贯彻IT预算管理的重要性,坚持预算管理的理念,为这一管理工具的实际运用营造良好的环境氛围,达到事半功倍的效果。项目经理博客
集成了众多IT管理理论和最佳实践的“COBIT”IT管理和控制框架,一般把IT管控划分为4个关联领域,如图1所示。转自项目管理者联盟
这4个领域分别是:规划与组织;采购与实施;服务交付与支持;监控与评价。项目管理者联盟
在规划和组织领域,IT管理层将制订IT系统建设的中长期整体规划,预测人财物等的资源需求,编制资源配置计划。然后依据IT规划和企业业务变化调整编制每年的IT计划和IT预算。IT规划和资源配置计划为编制IT预算指明了方向,而IT预算则是以货币计量的IT计划,从价值层面掌控IT活动和资源配置的财务工具。因此,IT预算是长期规划到短期计划的落地,是从规划导引向强可操作性工具的切换。项目管理者联盟
从IT预算的价值来看,首先CIO可以通过IT预算全面掌握各项IT业务,为IT支出提供详细的合理性论证;其次,IT预算是IT专业人员和非专业的管理层沟通的桥梁;然后,通过对IT预算的执行监控可以控制IT支出;最后,通过对IT预算执行结果的结构、比率等的分析,可以评价目前IT系统业务分布的合理性,预测未来的变化。IT预算管理具有很强的决策相关性和有效性。项目管理者联盟
此外,IT预算也为财务部门进一步编制现金预算和融资提供依据。club.mypm.net
二、IT预算编制过程中的关键要素项目管理者联盟
编制IT预算涉及IT预算内容、方法、过程等一套完整编制框架(可参见文献[4]),本文主要提出编制时需重点关注的要素。项目管理者联盟
(一)IT预算要和公司的战略目标保持一致项目管理者联盟
编制IT预算前要及时掌握公司来年的总体战略和其他业务部门的业务规划,比如公司产品战略、市场布局、营销战略、商务模式、生产模式、供应链战略等,了解公司面临的整体经济环境、机遇和风险,销售预测,市场份额,目标利润等信息。明确IT要支持公司重点发展的领域,按照公司战略和IT建设自身规律来调整和安排IT业务活动的优先级,控制IT项目的目标和范围,安排资金。IT预算和公司战略之间的关系如图2所示。所以,IT预算可能稍稍滞后于各业务部门编制业务规划和预算的时间点。但是IT预算并不是必然和企业销售额预期呈正相关关系。例如Intel公司在80年代外部市场整体环境欠佳的时候集中精力进行内部建设,进行IT信息系统的建设。项目管理者联盟
(二)深度考虑IT技术对于IT预算的影响项目管理者联盟
如前所述,IT预算和IT规划是密切联系的,IT预算是IT规划的构成,也是IT规划在价值上的体现。在IT规划和预算中,业务、技术、财务是“三驾马车”,如图3所示。项目管理者联盟
IT预算准确性和合理性构建在“三驾马车”之上。编制预算需要全面了解和掌握目前的业务状况和细节,分析出业务驱动的IT资源配置和各项支出,避免遗漏,这是IT预算的基础;熟悉财务是编制IT预算的技能保障;而精通IT技术是准确估算各项支出,评价技术含量较高的IT支出合理性的核心,对IT预算产生非常深远的影响。项目管理者联盟
IT技术包括底层的IT基础设施架构、技术架构、开发技术和标准,也包括各类软硬件的具体技术。各类架构之间彼此影响,关系密切,对财务预算的影响巨大且深远,各类软硬件技术特点对预算影响是很具体的。项目管理者联盟
例如使用Java和.net开发技术开发的应用软件可能适合不同用户规模、安全性需求,有各自更匹配的服务器硬件、操作系统和数据库平台等,要求不同技能的开发人员。所有这些资源在价格上存在较大的差异,直接影响预算。考虑到未来系统升级、替换、扩展,这种预算影响将是长期的。而IT架构的设计受到企业所处行业、规模、业务成长、发展速度、业务变化灵活性等综合影响。另一个简单的例子是采购1台价值100多万人民币的中高端服务器设备,需要从CPU性能、内存、磁盘性能和可扩展性、功耗、安全性、可维护性等技术要素方面进行深入比较和评价,结合本企业实际需求分析,供管理层决策。进一步来讲,在应用系统开发项目中,项目经理需要凭借深厚的技术功底和经验掌握开发所需工作量的投入,估测项目实施费用。更深一层,目前IT技术更新速度非常快,SOA、虚拟化等各种技术理念、产品、解决方案令人目不暇接,其宣传的亮点之一就是从长期来看可以降低IT运营的总成本(TOC),但同时不可避免带来短期内搭建新的平台和迁移的高额转换成本, CIO需要权衡长期和短期投资,从IT预算上全面考虑。项目经理圈子
业务和IT技术结合是IT预算的底层驱动,而IT预算归根到底是财务工具,所以一个最佳IT规划和预算团队需要由掌握以上3种技能的人员构成。项目管理者联盟
值得一提的是,当IT业务、技术、财务三者融合达到一定水平,IT预算、财务核算和财务控制、投资决策方法进一步模型化以后,理想状态下可以测算出各类IT支出驱动因素变化和IT支出之间的定量关系,比如数据存储量的变化与存储设备投资之间的关系,服务器数量的变化和机房维护费用的关系,公司员工增长和软件费用之间的关系。一方面为预算编制带来效率,另一方面也是IT服务定价模型的基础,这是一个研究方向。项目管理者联盟
(三)编制IT预算需全面盘点IT现有资源,做好基础性资料数据整理项目管理者联盟
编制IT预算,首先要盘点清楚目前开展的IT业务活动和拥有的资源,保障维护目前的IT业务所需要的资金。举例如下:bbs.mypm.net
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