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对IT预算质量的评价一直受到各方关注,IT预算编制首先是一个IT内部反复自我测评的过程,然后提交预算评审,此时各位评审人(包括CIO、CFO、CEO)等需对IT预算是否通过给出结论。项目经理圈子
预算质量通常主要包括两个方面:一是内容质量,二是形式质量。以下我们主要关注内容质量。内容质量评价主要涉及内容完整性、金额合理性两个维度,具体包括以下要素:blog.mypm.net
1.IT预算是否和公司战略步调一致,是否和IT战略规划、计划一致。例如在公司战略调整期,各部门人力资源相对容易调配,部分公司为长远发展积聚能量,可能采取集中建设信息系统的IT战略,此时IT预算在公司总预算比重提升,但是仍然符合总体公司信息化战略。项目管理者联盟
2.IT预算所涵盖内容是否覆盖了所有的IT活动和资源配置需要,包括已有的和未来计划的活动,有没有遗漏。PgMp.mypm.net
3.IT预算和公司总预算目标是否一致,IT预算占总预算比重是否合理,IT预算占销售收入比重是否合理等。项目管理论坛
4.IT预算和以往年份相对变动是否合理,比如IT预算增长率合理性等。
5.IT预算结构是否合理,例如员工费用、租赁费、托管费、折旧费、维护费、软件采购费、培训费、顾问咨询费等。training.mypm.net
6.IT预算和业界标杆相比差异多少,差异是否合理。club.mypm.net
7.IT预算总额和构成是否符合目前信息化所处的阶段。一般来说,在信息化建设期、成长期和稳定成熟期,IT预算有不同表现。一般在建设期用于基础设施建设和新系统建设设施的项目预算占很大比重,用于系统日常维护的预算比重较低;在稳定成熟期,维护费用占用的比重相对较大。如果预算分布和这一特征有悖,需要深入分析差异的合理性。从常用的评价技巧来看,主要包括以下几种:(1)财务比率分析;(2)结构分析;(3)时间序列分析;(4)标杆比较分析;(5)归因法。归因法需要追溯每一细项IT预算到该支出的驱动因素,以获得IT预算清晰的来龙去脉。blog.mypm.net
四、IT预算控制过程中的关键要素blog.mypm.net
IT预算确定以后,将据此确认全年的各项采购计划。项目管理者联盟
1.预算控制中要做好事前审批和事后分析。一般在IT预算范围内的支出,事前需要审视,主要关注IT计划是否临时调整,其中金额重大的采购需要进行集中采购评审。而IT预算范围外突发的支出,需要事前评审,严加控制。在日常预算管理中,定期进行预算执行分析,分析差异,追究原因,是预算不合理,还是支出不合理造成?根本原因是什么?如何进行管理改进?项目管理者联盟
2.预算控制要落地到业务流程中。每个企业有各自的业务流程,和预算密切相关的流程可能包括公司的采购验收付款流程,IT内部的项目管理流程、采购需求评审流程、IT资产管理流程、配置管理流程等。预算控制时需要分析各个流程中和预算控制相关的关键控制点,将控制落地到流程中。举例来说,IT采购需求评审流程中需要进行预算检查,超支和预算外的提交集中评审,这是关键控制点。资产到货后要进行验收,由于IT采购种类较多,相对复杂,所以针对不同类别采购应该制定相应的验收策略,验收后,财务将确认该项支出,因此验收是一个关键控制点。bbs.mypm.net
3.预算责任追溯。管理是有成本、讲效率的,集中控制和分散控制在具体运用时各有特点,例如有的企业IT部门会汇总IT年度采购计划由专人负责,有的企业由IT部门内各职能部门自行管理IT采购,优劣在此不再赘述。不论在哪种控制模式下,预算控制责任将落实到具体预算责任人,事后进行追溯,并结合绩效评价才能获得最终效果。项目管理者联盟
4.年底前要提前及时进行预算执行回顾。在常用的定期预算法下,预算年度和会计年度是一致的。一般在第四季度开始,需要对预算执行情况和第四季度采购计划及时回顾,预测年度预算执行结果。避免今年预算没有执行,占用明年预算的情况发生。项目管理者联盟
五、重大资本性支出预算和项目预算管理的关键要素项目经理博客
财务上经常要求编制IT费用预算和单独的重大资本性支出预算。IT费用预算中包括资本性支出分摊在当年的费用,比如固定资产的折旧费用,费用预算对当年利润预测的影响很大。而对重大资本性支出预算则需要详细的投资分析报告进行评价,并关注其对于企业长期盈利预测的影响,以及评估资本性支出涉及的重大现金流对财务现金预算的影响。项目管理者联盟
项目预算经常用于新应用系统建设、大规模基础设施建设、重大系统升级等,涉及硬件、软件、实施、培训等投入。对于信息化建设期的企业,需要实施AIS、ERP等系统,项目预算占很大比重,也有很多大型企业需提升供应链管理水平或商业智能水平,实施SCM、CRM系统或BI,提高供应链反应能力或改变客户体验,上线这些系统需要建立大型数据库和存储系统,项目预算也会非常大,需筹集专门资金,进行严格的项目预算控制。www.mypm.net
在这类预算管理中,要关注重大金额的预算,涉及以下关键要素:(1)金额较大的重大资本性支出预算是否有详细的技术、财务可行性的论证报告;(2)是否符合IT各项架构标准;(3)如果属于建设中IT建设项目分解在当年的预算,是否有立项报告和完备审批结果;(4)对于拟新建的应用系统项目预算,是否获得相关业务领域主管的认可;(5)重大项目在实施过程中,需要定期或者定点进行项目预算的执行分析和提前预警。项目管理者联盟
总而言之,在企业IT预算管理中关注上述关键点,可以有效提升预算管理的效率和效果,真正发挥IT预算工具的价值。项目管理者联盟 PgMp.mypm.net
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