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项目总结会议经验谈

作者:郑德辉   提交人:warmsnow[郑德辉]   属性:提交人原创   发布时间:2008-5-30   点击:14346   【收藏本文
序:笔者主持过大小四十多个项目,参加过无数次的项目会议,对此可说是游刃有余,而且笔者主持过的项目总结会议中,有几个就是在同事们意料之外的表情中,和客户签署了项目验收文档的。然而,年前的一次项目总结会议却是铩羽而归,虽然原因很多,并非笔者的失误,但结果是全面失败。这次的老马失蹄使得笔者静下心来,对所参加过的项目总结会议进行总结,在此提出两个观点,三个准备和四个步骤,以希望更多的人获益。 项目管理者联盟文章
项目管理培训
  两个观点
service.mypm.net
  一、项目验收的标准的不同将决定项目验收的进度和难度,尽快地让项目验收是项目经理首要的职责 项目管理培训
www.mypm.net
  越是大项目,验收的标准和细节就越多,同样也因为金额大,所以涉及验收的人员也多,在谁签字谁负责的压力下,大家都不愿意先签字,就使得项目验收的标准变得比较不可捉摸。 项目管理者联盟文章
talent.mypm.net
  在大项目中查找不适合验收标准的问题,就相当于打靶的目标是我们所站的地球,随便怎么打,都能中。因为客户内部都会有一套连卖硬件都难过关的验收标准文档和流程,更何况是软件验收。如果真的按客户的要求和标准执行,团队再进行两年的开发,还不能保证能通过验收。 项目管理论坛
项目管理论坛
  所以,大项目的验收,往往都包含着三分人情。项目经理平时就要搞好和客户的关系,双方在验收的标准上能有个双方都可以接受的方案,共同把事情做好,如果做不好,虽然客户他也有责任,但你的公司却要为此多付出很多的人力物力时间和资源。 项目管理者联盟
  项目管理者联盟
  二、项目总结会议是决定项目能否顺利通过验收关键与跳板,要把握好这机会,不要打无准备之仗 项目经理圈子
项目管理者联盟
  项目总结会议,顾名思义,就是对项目的工作进行总结,哪些做到了,哪些还没有完全满足客户的需求,哪些是还没有完成的工作。因为软件的运行有个周期,其需求会随着用户使用的程度,而提出更多更完善的需求,同样,也会使得项目的周期会比商务谈判时所想像的要更长一些。 项目管理者联盟
bbs.mypm.net
  因为有商务合同和项目组工作的汇报,如果能获得客户的认可,同时,软件功能,在客户目前所提的范围内,有了一定的实现,则项目总结会议很有可能会变成项目验收的跳板,至少对项目验收会有非常好的心理预期,让双方的中下层人员在接下来的工作中,都以项目验收为中心的工作,会让项目工作顺利地转入验收期做最好的铺垫。 项目管理者联盟
  blog.mypm.net
  三个准备 项目管理者联盟
项目管理者联盟
  一、全面了解项目情况 service.mypm.net
项目经理圈子
  很难想像一个对项目进程和工作不了解的项目经理,能主持好一个项目工作总结会议。项目验收的流程就象是链环,一个套一个,其中的任何一个环出了问题,整个链就断掉了。因为其中涉及的细节太多,客户所问的任何一个问题,你没有做出让客户满意的回答,就很难保证客户会让会议结果朝着你所想像的目标进行。 bbs.mypm.net
项目管理者联盟
  所以,项目经理在会议开始之前,心里就应当要非常清楚,这个项目中哪些是客户关注的,项目组完成的情况,以及客户的满意度,特别是客户领导所提的需求的满足度。以及项目进行到什么程度,在项目进行过程中,客户的想法和态度等等。 项目管理者联盟
项目管理者联盟文章
  在此基础上设想,客户对我们的满意度,如果满意度达到一定的程度,就要明白在正式会议开始的时候,哪些会是客户重点关注的业务,客户在这些关注点上的态度和底限,预先知道客户会出什么的牌,会让你在会议上有着出人意表的收获。 项目管理者联盟
  项目管理论坛
  二、知晓参会人员特点 项目管理者联盟
项目管理者联盟
  在项目实施过程中,要注意收集客户基本的为人处世的信息,比如某人对要他签字非常感冒,非常怕担责任,某人比较好说话,某人实事求是,某人对细节问题非常关注,某人有整体的项目观念,等等,平常注意这些信息的收集,总会在某些特定的场合让你的项目更加顺利地进行。 项目管理者联盟
项目管理者联盟
  在知晓客户的这些信息后,要尽可能地了解客户在参加会议那几天的工作安排,尽可能地让对项目有利的人员参加你的项目总结会议。千万不要碰到能帮你说话而且权重比较大的人物,在你预约的时间出差,把你的计划全部打乱。 项目管理者联盟
training.mypm.net
  同时,更要多考虑对项目满意度不高的人,特别是对项目抱有敌意的关键人物,越早了解这样的人可能出的牌,对你的项目就会越有利。因为即使客户中有人帮你说话,但只要有人执反对的声音,作为同公司的同事,客户还是帮他的同事,而不是你。 项目管理者联盟
  项目管理者联盟
  三、确定切实可行的目标 项目管理者联盟
项目经理博客
  不参加没有议题的项目会议,每次项目会议都一定要有一个明确的会议主题,即使是项目例会。没有目标的会议大家过过场,其实那是浪费双方的时间,也是项目经理的失责。 项目管理者联盟
项目管理者联盟
  同时在了解项目过程与现状的基础上,针对参会人员的特点,制定切实可行的目标与你所要实现的最低目标,并抱着最低目标进会议室,在此基础上和客户商谈。过高的目标与期望只能在客户都非常认可你们的工作,对你们所在的公司也非常认可的情况才会实现。 项目管理者联盟
项目经理圈子
  同样,以较低的可实现的目标向你的领导汇报时,在实际会议结束后,如果争取到了好的成绩,领导当然更高兴了。相反,如果预期目标过高,而实际却没有实现,很难想像你要如何向领导交差。 项目管理者联盟
  四个步骤  项目管理者联盟
项目管理者联盟
  项目总结正式会议 项目管理者联盟
training.mypm.net
  一、实事求是地对项目过程进行总结 service.mypm.net
club.mypm.net
  这是一个开场白,根据习惯和现场情况,也可以将第二点放在首先开始的位置。 service.mypm.net


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