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作为项目经理，80%的时间都在沟通。在众多的沟通方式中，会议绝对是当前最重要的沟通形式之一。项目从启动到最终交付验收，过程中要经历无数场大大小小的会议，包含但不限于项目启动会、项目策划会、项目阶段汇报会、项目各类评审会议、项目专项成果验收会、项目每周例会、项目每月生产例会、项目专题研讨会、项目竣工验收会议等。可以说项目的每个关键环节都伴随着一个重要的项目会议，成功的会议是项目推进的加速器，因此成功的组织一场高效会议是项目经理的必备技能。那么如何成功组织一场高效会议呢?项目管理者联盟
无论会议形式或会议大小，每一场成功的会议都将经历会前准备、会中管控、会后跟踪3个环节，以下将分别从这3个环节展开。项目管理者联盟
一、会前准备PgMp.mypm.net
俗话说有备无患，充分的准备是项目成功的基础，绝大部分会议失败就在于前期准备不够充分。有效的会前准备需从以下六个方面考虑：项目管理者联盟
1、会议主题准备。项目管理者联盟
任何会议都首先需要明确主题，因为会议组织的目的就是为了达成某一个目的，所以没有主题的会议就没有必要召开。作为会议的组织方，项目经理在会议召开前必须首先明确每一场地会议的主题和目标。比如项目启动会、项目策划会等。service.mypm.net
2、会议议程准备。项目管理者联盟
会议议程明确了会议推进的安排，包含会议的详细推进步骤，参会人员在会议中的责任分工，每个环节的开始和完成时间等。项目管理者联盟
会议议程是会议召开的详细计划，会议议程一般需提前发给参会人员，以便参会人员能够提前知晓会议安排，提前规划好时间、做好参会准备。项目管理者联盟
会议议程可以随会议通知一起发送。项目管理者联盟
3、会议资料准备。转自项目管理者联盟
如果是专项研讨会，比如项目策划文件评审会，会议研讨的内容比较多，且比较专业，建议提前准备会议资料，并打印出来发给参会人员。项目管理者联盟
如果不涉及保密资料，建议将会议研讨的核心内容资料进行整理并提前发给参会人员查阅，以便提高现场会议效率，避免现场查阅资料占用过多时间，或者会议时间紧张导致现场研讨质量不高。项目管理者联盟
4、重要资源准备。项目管理者联盟
重要资源主要是可能会对会议效果产生影响的关键资源，尤其是项目经理希望在会议中借力的资源，一定要提前沟通做好准备。项目管理培训
比如项目经理希望会议上能够对项目的重大事项形成决议，并希望会上得到相关领导的支持，那么最好在会议前就最好和相关领导提前做好沟通，这样会议中就能够借用资源使会议顺利推进。talent.mypm.net
5、场地及环境准备。bbs.mypm.net
场地及环境准备取决于会议的主题，以及你期望营造的会议氛围。比如如果是项目组内部会议，则会议环境可以随意一些;如果是外部接待会议，则可以考虑提前准备欢迎的横幅、席卡、茶水、着装统一要求等，以体现对会议的重视。项目管理者联盟
6、会议规则准备。项目经理圈子
无规矩不成方圆，会议规则是对会议的统一约定，比如按时到会、会场不允许使用手机等。会议规则根据会议的需求来设置。如果是项目很重要的专项技术评审会，需要大家全情参与，则可以在实现就约定好会议规则，不允许迟到、否则需要接受惩罚;会中不允许使用手机，手机需要提前上交等。根据会议需要制定会议规则，并提前告诉参会人员可以一方面加强对会议的重视程度，另外也是项目高效推进的重要保证。转自项目管理者联盟
二、会中管控项目管理者联盟
会中管控包含开场赋能、过程干预、会议总结三个方面。项目管理者联盟
1、开场赋能talent.mypm.net
一般情况下，在项目会议中，项目经理一般都会担任主持人的角色。在项目会议中可能会包含甲方等外部重要干系人、公司领导等内部重要干系人、以及其他参会人员。面对不同的角色，如何让大家能够集中起来围绕主题开展，在会议开场进行赋能很关键。项目管理者联盟
开场赋能主要是向所有人传递一个清晰的信号，让大家认同你作为主持人的权威，按照主持人约定的会议规则执行。在开场时进行赋能的目的是将大家带入到会议假设的场景，方便后续会议的组织。项目管理者联盟
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