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本文将着重论述对虚拟团队会议至关重要的几个关键问题。我们一起逐一审视这些关键问题，以便让接下来的任何会议都取得成功。项目管理者联盟
1.情境项目管理者联盟
你首先要考虑的是会议是否合适和有必要。service.mypm.net
大多数虚拟团队的工作都是在会议之外，使用协作工具进行的。虚拟团队的会议是相对复杂的，特别是当参会人跨多个时区、多种语言、不同文化和不同代际的时候。虽然会议可以让参会人员更好地互相了解，并实时互动，但并不是每种类型的工作都需要通过会议完成。项目管理者联盟
例如，许多人使用虚拟团队会议来共享幻灯片上的信息——
其实这并不需要实时分享，可以在会前直接发给参会人。还有些人只选择使用虚拟团队会议，从不考虑其他工作方式。所以，请扪心自问：“为什么需要开虚拟团队会议，并且，仅开一次会就能达到我想要的结果吗?”项目管理者联盟
2.参会人club.mypm.net
当你想清楚为什么要开会并选择开会，接下来就要考虑需要参会的人员了。项目管理者联盟
是否需要每个人都参加?他们的角色是什么?他们能给会议带来什么?他们需要使用何种资源来参加会议(可能需要特定登录技术或翻译)?参会人会给你带来怎样的复杂的问题需要你处理?在这里回顾一下团队成员的文化差异、身份背景和相互的信任度等是很有用的。项目管理者联盟
3.等级和办公室政治项目管理者联盟
当你确定了虚拟团队会议的参会人后，需要考虑以下这些问题。项目管理者联盟
参会人在组织中处于不同层级吗?如果是的话，级别差异会干扰会议吗?可以考虑通过匿名发言或小组讨论得出结论，而不是强调是谁具体贡献了何种想法。你可以安排一个中立人员收集每位参会人的意见，然后将这些意见公布到共享屏幕上。会议引导者必须保持中立态度，并得到每位参会人的信任，否则思想的流动就会停止。pmp.mypm.net
另一种有效方式是安排人们提前匿名提交他们的想法。请记住，如果以电子文件形式提交，有些人可能觉得自己会被追责，从而阻碍他们的参与和投入。匿名提交也可以降低办公室政治对会议产出的影响。项目经理博客
如果即将召开的会议特别重要，或者对其内容大家有争议，那么虚拟团队会议领导者最好提前与每位参会人进行一对一的电话沟通，这将会很有帮助。当你设计会议时，请充分考虑你所关注的问题、特定观点和关键症结。虽然将讨论局限于少数几位资深参会人是很诱人的，
但这可能给未来留下隐患，所以，最好提前与每位参会人都进行沟通。项目管理者联盟
4.技术项目管理者联盟
虚拟团队会议需要技术的支持，这种技术允许不同地方的人同时进行交流。一些可能的同步技术包括即时消息、视频、共享屏幕+音/视频会议、智能白板+音视频会议、共创工具、视频直播、高清视频会议室和虚拟世界。转自项目管理者联盟
作为虚拟团队领导者，请确保所有的参会人都能够使用要用的技术，并获得相同的服务质量和体验。项目管理者联盟
5.讲话的语调语气与音频质量项目经理圈子
人们说话交流其实包含了3
种交流方式：所用词语本身、说话的语调语气和肢体语言。如果你看不见肢体语言，单靠说话声音，就像参加电话会议，那么，最重要的事情是人们既能听清发言者的每句话，也能听清所使用的语调语气。项目管理者联盟
我建议，虚拟团队领导者需确保他们开会时的音频质量尽可能高，无论他们使用哪种技术。training.mypm.net
6.风险和问题pmp.mypm.net
可能出现什么问题?在你的会议上，
有什么比计划的会议内容更重要?风险绝对是最需要考虑的不确定因素。它们可以是正面的机会，也可以是负面的威胁，所以，考虑一下可能会发生的问题，以及你的应对方案。是否有其他人能够比你更好地处理一些风险?回顾一下你面对的风险，看看什么已经改变，什么需要做必要的调整。项目管理者联盟
我发现，虚拟团队会议中的许多风险来自参会人(或没参会的人)和技术。大多数虚拟团队会议都会由于某种技术故障而延迟几分钟开始，即使这里有最有经验的参会人和最可靠的技术。因此，我习惯在会议正式开始前5分钟接通电话，并且看看有谁已经加入会议和他们身在何处。这使得会议正式开始前，任何技术问题都能有时间进行解决。项目管理者联盟
7.我们不是机器项目管理者联盟
当你计划召开虚拟团队会议时，请记住我们是人，不是机器。这一事实常被忽视， 甚至被遗忘。club.mypm.net
我想知道，你是否参加过这样的虚拟团队会议，会议持续了几个小时，人们需要一直看着屏幕而没有中场休息。我坚信，肯定不止我一个曾在虚拟团队会议中，
悄悄起身去洗手间。当我问人们在电话会议里听到冲厕所的声音是否介意时，大多数人都表示介意。项目管理者联盟
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