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你应该计划好休息时间，让人们可以喝点东西，去个洗手间。会议时间可能对你来说不是用餐时间，可对于其他时区的同事，
可能正好是他们的用餐时间。如果他们不渴、不饿，或者盘腿而坐，肯定会更集中注意力参会。我有一个经验法则，虚拟团队会议每开1小时要休息一下，最长90分钟必须稍事休息。项目管理者联盟
8.一个会议还是多个会议?项目管理者联盟文章
最好确认一下，虚拟团队会议是否需要分成一系列较短的会议。因为随着时间的推移，只举办一次长时间的会议，往往会对虚拟团队工作产生反作用。项目经理博客
我采访了一家英国公司的设计工程师汤姆，他被要求参加在美国日间举行的会议，
他的同事都参会。起初汤姆很高兴能远程参加，这意味着他不必旅行，不用倒时差，也不用耽误好几天的工作。但实际上，会议是电话会议，这意味着他需要从英国时间下午2:00到晚上10:00一直坐在办公室的办公桌前打电话。项目管理者联盟
他是唯一的远程参与者，因为其他人都在纽约。他告诉我，在会议的大部分时间里，同事们似乎把他忘得一干二净，除了同事们需要他提供意见的时候。但在那时，
他已经失去了兴趣，在办公室枯坐8小时之后，他都快睡着了。同事们喊他的名字，他才参加谈话。这是很好地利用了汤姆的时间吗?绝对不是!转自项目管理者联盟
美国的同事们怎么才能让汤姆的贡献最大化呢?他们其实可以改变一下会议方式，
比如，下午3:00在办公室和汤姆开个会，晚上9:00再开一次会，这样汤姆可以从家里接入电话，看看同事们还需要他做哪些说明。这样做很容易，也可以节省汤姆很多时间。blog.mypm.net
一个虚拟团队的领导者需要想出更好的会议设计方案，能够站在每个参会人的角度安排会议，尤其是当有人需要远程参加，而其他人则在同一个房间的时候。PgMp.mypm.net
9.多个项目让人很难集中精力项目管理者联盟
许多虚拟团队成员会同时负责好几个项目。请记住，你的会议并不是他们唯一的焦点，而且他们很容易分心。与很多项目经理合作的经验告诉我，大约有2/3的项目经理同时负责多个项目。大约有30%的人同时负责5个或更多项目。training.mypm.net
有那么多事情需要同时考虑，虚拟团队项目很容易被忽略，相比之下，本地面对面的工作更容易得到更多关注。无可厚非，本地项目会获得更多支持，
因为团队成员可以直接走过去看看事情进展得如何。项目管理培训
所以，如果你的会议参会人有许多其他事情萦绕在他们的脑海中，你需要更加努力地确保在你的会议期间，让他们集中注意力参加会议。
10.重在互动，而非演讲项目管理者联盟
很多时候，虚拟团队会议全都是演讲和演示。人们开不了多长时间就离开了，特别是当他们忙着做多个项目的时候。团队工作回顾会议似乎特别容易发生这种情况，人们往往用太长的时间来展示自己的工作细节。请记住，如果没有互动，人们很容易丧失注意力，所以，工作细节这类信息可以在团队内异步共享，而不需要所有团队成员实时在线聆听。training.mypm.net
凯文·霍尔(Kevan
Hall)建议以一种更好的方式来进行项目工作回顾会：每个成员只能用5分钟展示3张PPT。这3张PPT需要包括：工作概况;自己的工作给他人带来的启示;工作中引以为傲的事。项目管理者联盟
你可以让人们列出需要得到别人什么支持(需求)，同时，他们还可列出可以为其他团队成员提供什么支持(贡献)，这种做法很有用。凯文还建议，精简参加回顾会的人数，最好控制在最低限度。项目管理者联盟
文章来源：项目管理评论项目经理圈子
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