|
曾经有这样一个项目，某个课程系统要对其购物车功能进行扩展改造，最初评估时，研发部门认为该功能并不复杂，三天就够了。但开工之后却发现，这个“坑”改动起来牵涉面太大，老的订单系统盘根错节，不好下手，实际上至少也得两周才能完成。项目管理者联盟
可问题是，这个任务正好在关键路径上，如果它延期了，整个项目得跟着延期。更重要的是，老板特意交待过，这次上线关系到年底最重要的KPI，一定不能延期……万分紧急之下，如果你是项目经理，你该怎么办?项目管理者联盟
在项目管理的过程中，项目经理会遇到各种各样的情况，包括突发的紧急状况，这时，有效的沟通汇报是必不可少的。那么，如何做好项目紧急状况的汇报呢?项目管理者联盟
一、紧急汇报，直面问题项目管理者联盟
在很多职场人看来，自己只管安心干活就好，特别不希望有人打扰，问东问西。假设执行中遇到困难，往往也习惯于自己琢磨，拼命地想要把进度赶回来，不到最后一刻绝不把问题暴露出来。结果，往往出现了很大的进度偏差。项目管理者联盟
承认自己遇到了问题需要帮助，其实是件非常困难的事情。毕竟，很多人都有“特别想要把事情做好，让老板有个好印象”的心态。项目管理者联盟
作为项目经理，当事情已经超出了你的可控范围时，你首先要做的就是第一时间直面问题，如实地呈现和反馈遇到的困难。对于整个项目而言，你的真实和坦诚反而是最重要的。项目管理者联盟
实际上，很多人并不擅长汇报，更别说这种特别困难的状况了。下面就给大家介绍一种项目紧急状况的汇报方法。www.mypm.net
紧急报告，是指在项目发生突发事件，或者提示重要风险状态变化时的实时报告，比如遇到高风险延期、线上重大问题、重要客户投诉等，目的是向团队或者主要相关方通报项目的重要变化，及时协调应对工作，或者第一时间寻求外部支援。项目管理者联盟
由于事发突然，紧急报告一般不需要拘泥于具体的形式，关键在于言简意赅地传递信息，并组织后续的跟进动作。一般来说，紧急报告会包含 5
个基本元素：事件描述;影响后果;跟进分析;响应措施：包含负责人及时间表;所需支持。项目管理者联盟
二、如何写好紧急报告项目管理者联盟
我们结合实际案例，看看紧急报告要怎么写。以文章开头的那个项目为例，参看当时的紧急报告。项目管理培训
★ 事件描述：购物车改造功能高延期风险。项目管理者联盟
★ 影响后果：由于此功能在项目的关键路径上，很有可能会造成项目整体延期两周。项目管理论坛
★
跟进分析：本期购物车改造功能，有部分调整涉及底层订单系统，里面有大量遗留代码，已经很久没有人维护。之前对此风险的评估不够充分，改动风险很高，可能会影响全站订单系统的稳定性，具体影响仍需要详细分析。service.mypm.net
★
响应措施：全力以赴做好技术评估，本周内给出详细任务评估时间表;与此同时，产品人员介入项目，调研规避老系统又能满足需求的可行性，本周内给出调研结论。项目管理者联盟
★ 所需支持：熟悉老系统的资深技术人员及红牛一箱。pmp.mypm.net
这份紧急报告提交以后，发起人第一时间就会关注到，项目组正面临着非常棘手的问题和可能造成的影响和后果。同时，发起人也了解到，团队正在试图解决这个问题，目前的解决方案是什么，还需要什么样的支持和帮助。当然，如果你能够第一时间跟发起人当面沟通，效果会更好。项目管理者联盟
回到前面的案例，最后，产品人员跟开发人员一起修改了产品逻辑，尽可能地规避了一切上线后的高风险。项目管理者联盟
这次紧急情况的汇报，让他们及时调整了后续灰度发布的时间安排，以及上线后的运营方案，避免了用户更大的影响和损失，同时也把对 KPI
的影响降到了最低。项目管理者联盟
三、总结项目管理者联盟
在项目执行过程中，如何有效应对突发的紧急情况，非常考验项目经理的专业素养。项目管理者联盟
首先，你必须要直面问题，在紧急时刻勇于站出来承担责任，不仅不会让老板对你的印象减分，还能让决策者在第一时间选择更好的应对方式。项目管理者联盟
另外，你要尽可能简洁清晰地描述可能的影响和后果，当前的建议方案和所需支持，最大程度地争取各个相关方的协同配合。项目管理者联盟
作者：雷蓓蓓， 来源：网易杭研(ID:NeteasePM)项目管理者联盟
|
