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项目紧急状况汇报的关键5要素

作者:雷蓓蓓   提交人:项目管理者联盟[项目管理者联盟]   属性:提交人转载   发布时间:2021/3/9   点击:775   【收藏本文

  曾经有这样一个项目,某个课程系统要对其购物车功能进行扩展改造,最初评估时,研发部门认为该功能并不复杂,三天就够了。但开工之后却发现,这个“坑”改动起来牵涉面太大,老的订单系统盘根错节,不好下手,实际上至少也得两周才能完成。项目管理者联盟文章

  可问题是,这个任务正好在关键路径上,如果它延期了,整个项目得跟着延期。更重要的是,老板特意交待过,这次上线关系到年底最重要的KPI,一定不能延期……万分紧急之下,如果你是项目经理,你该怎么办?项目管理培训

  在项目管理的过程中,项目经理会遇到各种各样的情况,包括突发的紧急状况,这时,有效的沟通汇报是必不可少的。那么,如何做好项目紧急状况的汇报呢?

  一、紧急汇报,直面问题项目管理者联盟

  在很多职场人看来,自己只管安心干活就好,特别不希望有人打扰,问东问西。假设执行中遇到困难,往往也习惯于自己琢磨,拼命地想要把进度赶回来,不到最后一刻绝不把问题暴露出来。结果,往往出现了很大的进度偏差。项目管理培训

  承认自己遇到了问题需要帮助,其实是件非常困难的事情。毕竟,很多人都有“特别想要把事情做好,让老板有个好印象”的心态。项目管理者联盟

  作为项目经理,当事情已经超出了你的可控范围时,你首先要做的就是第一时间直面问题,如实地呈现和反馈遇到的困难。对于整个项目而言,你的真实和坦诚反而是最重要的。项目管理者联盟文章

  实际上,很多人并不擅长汇报,更别说这种特别困难的状况了。下面就给大家介绍一种项目紧急状况的汇报方法。talent.mypm.net

  紧急报告,是指在项目发生突发事件,或者提示重要风险状态变化时的实时报告,比如遇到高风险延期、线上重大问题、重要客户投诉等,目的是向团队或者主要相关方通报项目的重要变化,及时协调应对工作,或者第一时间寻求外部支援。项目管理论坛

  由于事发突然,紧急报告一般不需要拘泥于具体的形式,关键在于言简意赅地传递信息,并组织后续的跟进动作。一般来说,紧急报告会包含 5 个基本元素:事件描述;影响后果;跟进分析;响应措施:包含负责人及时间表;所需支持。项目管理论坛

  二、如何写好紧急报告项目管理者联盟

  我们结合实际案例,看看紧急报告要怎么写。以文章开头的那个项目为例,参看当时的紧急报告。项目管理者联盟

  ★ 事件描述:购物车改造功能高延期风险。项目管理论坛

  ★ 影响后果:由于此功能在项目的关键路径上,很有可能会造成项目整体延期两周。项目管理者联盟

  ★ 跟进分析:本期购物车改造功能,有部分调整涉及底层订单系统,里面有大量遗留代码,已经很久没有人维护。之前对此风险的评估不够充分,改动风险很高,可能会影响全站订单系统的稳定性,具体影响仍需要详细分析。项目管理者联盟

  ★ 响应措施:全力以赴做好技术评估,本周内给出详细任务评估时间表;与此同时,产品人员介入项目,调研规避老系统又能满足需求的可行性,本周内给出调研结论。blog.mypm.net

  ★ 所需支持:熟悉老系统的资深技术人员及红牛一箱。项目管理者联盟

  这份紧急报告提交以后,发起人第一时间就会关注到,项目组正面临着非常棘手的问题和可能造成的影响和后果。同时,发起人也了解到,团队正在试图解决这个问题,目前的解决方案是什么,还需要什么样的支持和帮助。当然,如果你能够第一时间跟发起人当面沟通,效果会更好。blog.mypm.net

  回到前面的案例,最后,产品人员跟开发人员一起修改了产品逻辑,尽可能地规避了一切上线后的高风险。项目管理者联盟

  这次紧急情况的汇报,让他们及时调整了后续灰度发布的时间安排,以及上线后的运营方案,避免了用户更大的影响和损失,同时也把对 KPI 的影响降到了最低。项目管理者联盟

  三、总结service.mypm.net

  在项目执行过程中,如何有效应对突发的紧急情况,非常考验项目经理的专业素养。项目管理论坛

  首先,你必须要直面问题,在紧急时刻勇于站出来承担责任,不仅不会让老板对你的印象减分,还能让决策者在第一时间选择更好的应对方式。bbs.mypm.net

  另外,你要尽可能简洁清晰地描述可能的影响和后果,当前的建议方案和所需支持,最大程度地争取各个相关方的协同配合。

  作者:雷蓓蓓, 来源:网易杭研(ID:NeteasePM)PgMp.mypm.net


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