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对于IT维护类项目，有着需求量多、需求规模小、开发周期短等特点，每个需求单独完成某个小功能，需求之间的关联依赖关系小。传统的项目管理按照PMP指南，包括启动、规划、执行、监控、收尾几个阶段，每个阶段有若干要做的事情和管控的风险，并且有明确的起止时间。而维护类项目是没有明确结束时间的，不确定性和风险相对较低，所以公司投入的管理成本较少，那么维护类项目如何管理呢?项目管理者联盟
我2018年1月份进入到现在的公司，负责核心业务系统的需求管理，管理需求从接收到最终上线全流程，需求量大约每月100+个，开发团队是按照不同的业务模块分成几个开发小组，有一个独立的测试团队，一个独立的部署发布团队。当前各团队紧密配合稳定交付需求，客户满意度良好，在我将近一年半的维护类项目管理工作中，我认为，IT维护类项目管理要抓住4个点：需求标准流程、流程KPI、版本发布计划、度量分析提升。项目管理者联盟
1.需求标准流程。明确需求的入口和出口，明确需求的接收和关闭条件，以此来设计需求端到端的管理流程，流程包括但不限于：需求接收、开发评估并输出方案、用户确认方案、排版本计划、开发、编写测试用例、测试、编译打包、部署发布、关闭等，以及这些动作的准入、准出条件。需求标准流程是维护类项目管理的重要控制手段，明确了这个流程后，我们就知道了需求该如何流转，各团队该如何有序开展工作。项目管理者联盟
2.流程KPI。在实际工作中，只有流程是不够的，因为用户非常关注需求的实现进度，这就需要在流程中加入各个动作的KPI要求，明确多少个工作日内完成评估、排期、上线等。这些KPI可以在管理初期建一个统一的值，随着管理能力的加强，后期可以按照需求优先级、需求规模等维度设置不同的值，总之，要做到让相关方满意认同并是合理可达到的值。有了KPI后，用户就知道需求最晚实现日期，团队中的开发、测试人员不会出现消极工作，磨洋工的现象。项目管理者联盟
3.版本发布计划。前面说过，维护类项目没有明确的结束时间，那么版本迭代就是维护类项目中的一个个小项目，在项目中，考虑到版本管理的复杂性，将版本发布单独做成了一个版本发布标准流程，虽然与需求标准流程独立，但是两者又相辅相成。版本发布计划是把握需求迭代交付节奏的重要手段，版本发布频率需提前明确，如每月1次或者每月2次，要做好长期的版本发布计划，最好要在当月做出来后续两个月的版本计划。版本计划主要是个里程碑，明确了此版本内部测试起止日期，用户测试起止日期，上线日期等，版本最初不包含需求内容，在后续才不断加入需求到版本中。如果有一些紧急需求要求上线，可以再建立和插入紧急版本发布计划，这些都可以放入到版本发布标准流程中定义和说明。我们坚持，开发人员对所有的需求，首先要排版本计划，然后再去做开发，很多开发人员更喜欢先开发好了之后再去找版本上线，这不是良好做法，因为有版本计划后，开发人员就要按照计划做事情，对他们有一定的约束力，但是从资源效率的角度来说，先做计划再开工，不仅测试人员可以有更多的时间安排编写测试用例，也能通过计划和进度更好的管理资源效率。项目管理者联盟
4.度量分析提升。作为管理者，需求标准流程、KPI、版本发布计划，可以归纳为管理标准化。我们希望不断度量这些执行过程数据，分析发现问题，改进提升前3点。这里我说几个我认为比较重要的地方。项目管理者联盟
4.1.标准化向IT化、自动化、智能化的演进。当标准化运行一段时间后，该完善的地方完善了，该改动的地方改动了，各相关方也都没有什么意见了，这时就要考虑如何准确、及时、完整的记录和获取过程数据，呼之欲出的就是将流程集成到IT工具系统，推广一个IT工具，包括工具选型(或新开发一套)，工具使用规范文档，前期推广使用等，当前我们团队使用的的IT工具，可以实现需求流转，可以详细记录过程数据，如计划、实际进度、子任务、工作量等，并提供待办任务、看板功能、报表导出等。有了IT工具后，可以利用IT工具实现自动化、智能化，关于自动化和智能化，这里不多说，把握的原则就是，先针对耗时较大、重复度高的工作做自动化、智能化，自动化几乎不可能做到100%，是一个逐步优化的过程。项目管理者联盟
4.2.精细化管控。参考精益管理思想，IT维护类项目管理主要关注“流动效率”和“资源效率”两个方向。通过分析维护性需求的流动效率，衡量用户价值的流动情况。通过分析开发、测试团队的资源效率，衡量内部资源的使用情况。这些基础数据的获得需要依赖IT化，虽然不用IT工具也能得到想要的数据，但是数据的准确性、及时性比较差，有时候团队成员是为了应付交差而提供了不真实数据，或者由一个人统一提供的数据，记录不到每个人的过程数据，这样的话，统计分析起来就没有太大意义，也就起不到发现问题，改进提升的目的。项目经理博客
4.3.报表管理。那么具体设计哪些报表呢?我推荐，对于流动效率，可以设计“版本计划、内容、进度报表”来衡量需求积压情况、在制品数量、交付计划和进度等，设计“需求流动效率分析报表”来衡量需求交付前置时间、交付速率、流动效率比等。对于资源效率，设计“工作量分析报表”衡量开发、测试团队资源利用率，单位时间产出等。设计“计划和进度分析报表”衡量开发、测试团队的计划性、进度遵从情况等。项目管理者联盟
总之，IT维护类项目围绕需求标准流程、流程KPI、版本发布计划、度量分析提升这4个点展开工作，抛砖引玉，欢迎讨论。项目管理者联盟 talent.mypm.net
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