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5、项目会议的频率blog.mypm.net
在项目会议的频率与其潜在的利益之间，应保持合理的平衡。会议的频率与项目的生命周期相关。在概念和可行性阶段，应召开更多的计划会议，以便在原则上就最终目标和达到这些目标的方法达成共识。在这一阶段，客户的需求要得到充分满足。但是，概念一旦被最后确定，团队成员便进行详细设计，实施计划和开发产品，
会议的数量要减少。然而，状态/评审会议的频率可能在实施计划、开发产品和项目接近收尾时增加，因为此时有许多事情需要协调。通常，评审会议有益于在项目实施和后期工作中避免使用过多的时间和资源。项目管理者联盟
下面是一些减少会议数量的实用指南。项目管理者联盟
在召集会议之前，项目经理应先回答下面问题：项目管理培训
· 需要召开会议的主要事项(问题或机会)是什么?项目管理者联盟
· 引起问题的事实或假定是什么?可能的机遇是什么?项目管理者联盟
· 潜在的备选方案是什么?他们的成本和收益如何?blog.mypm.net
· 可以给与会者提供什么样的建议来处理眼前的问题?项目管理者联盟文章
· 如果不召集会议，可能的结果会怎样?
回答上述问题，可能使你意识到根本就没有必要召开会议。项目管理者联盟
6、如何管理项目会议项目管理者联盟
管理会改是一项很重要的管理功能。这包括计划、组织、指导和控制。一个管理良好的会议是分享信息、明确方向和消除模糊的有效方式。它有益于协调团队成员的努力和对项目事项获得即时反馈，提供了一种集体解决项目问题和获得机遇的方式。会议主持人通过计划、主持和引领会议，创造适当的团队气氛。他/她必须明确对会议的期望。依据项目要达到的目标，主持人必须指导、阐明、控制、总结和评估会议结果。如果主持人在会上讲得过多，会议可能会低效。主持人的影响取决于与会者对他/她要达到会议目标努力的认可度和他/她帮助与会者达到这些目标的技能和效率。项目管理者联盟
会议可能是低效的或完全是浪费时间的，特别是项目经理犯下面一些常见的错误时：
· 召集太多或太少的会议service.mypm.net
· 在会前忽视分发会议日程项目管理者联盟
· 没能邀请有决策权的管理人员项目管理者联盟
· 没能与在会上做主要发言的人员协调项目管理者联盟
· 在琐碎的事情上花费太多的时间项目管理者联盟
· 没能将活动任务分配给具体人员项目管理者联盟
项目会议是否成功依赖干各种不同因素。这包括会议类型(严肃的还是自由的)、会议形式(正式的还是非正式的)、提前计划的程度和主持人表现的权力水平。项目经理必须意识到达些因素，并恰当地利用这些因素，以便有效地管理会议。项目管理者联盟
下面就如何有效管理会议提供一些实用性指南。项目管理培训
充分计划和良好管理的项目会议，可能会非常富有成效。就像下面将要讨论的那样，有效的会议管理发生在会议之前、会议期间和会议之后。
(1) 会议前。项目管理者联盟
按前面所论述的问答程序，决定会议是否确实需要。如需要，那么就要：项目管理者联盟
· 确定会议目标，要把项目进展或状态评审会议与问题解决会议分开举行项目经理圈子
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