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项目背景项目管理者联盟
中国石油云南1000万吨/年炼油项目(以下简称云南炼油项目)是国家21世纪石油战略总体框架的重要组成部分，也是中国石油天然气集团公司在十一五至十二五期间重点建设的整装联合炼油工程。2009年底开工，预计2014年底正式投产运行，建设地点位于昆明市所辖的安宁市工业园区内，建设内容包括17套工艺装置及50余项储运及公用工程配套设施。项目管理者联盟
本文总结了该项目的文档控制特点及具体实践，以供读者参考借鉴。项目管理者联盟
一、项目文档控制特点www.mypm.net
1. 界面关系复杂项目管理者联盟
云南炼油项目规模大、参建单位多，总体院除完成设计分工范围内的设计工作，还需协调内外部多家分包商的设计及接口工作，由于工区内各装置之间呈现了集群化、联合化的特点，且由不同承建单位负责，公用工程及辅助设施各主项之间的界面关系异常复杂。上下游条件交换、内外部文件往来、接点条件管理及跟踪给项目管理带来很大挑战。项目管理者联盟
2. 办公地点分散项目管理者联盟
承包商和分包商分散于多个地区和多个办公地点，各参建单位为项目配备了大量的专业设计、校核、审核及管理人员，复杂而庞大的人员构成导致无法集中办公。参与设计和管理的人员分散于各地，造成文件发布、流转和签署困难，项目信息通知不易畅达，往往会延误设计和管理时效。项目管理论坛
3. 文档类型多样项目管理者联盟
设计过程中产生的文档资源海量且异质。按文件来源分类，有业主文件、总体院文件、装置院文件、专利商文件;按文件类型分类，有合同、工程规定、设计文件、商务文件、项目管理文件、内部条件、外部条件、联络文件(传真、信函、邮件等)、会议纪要;按项目阶段分类，有可研阶段文件、总体设计文件、初步设计文件、基础设计文件、采购文件、详细设计(施工图)文件、竣工验收(竣工图)文件。纷繁复杂的条件及文件需要建立在统一规范的管理体系基础上，以备设计需要和归档备查。项目管理者联盟
二、项目文档控制需求及关键点项目管理者联盟
随着工程建设项目国际化进程的推进，文档控制逐渐纳入项目六大控制(HSE控制、文档控制、合同控制、计划控制、成本控制和质量控制)范畴内，成为有效支撑项目运作的前提和基础。云南炼油项目作为大型复杂项目，有着许多的管理瓶颈，传统的文件管理模式已无法满足现代化工程建设项目的管理要求，促使传统的纸质文件必须被新型的电子文件取代，随之而来的电子化文件管理更加需要新型的信息化技术支持，需要功能性文件控制软件平台的辅助。在本项目中根据国内大型炼油项目的特点制定合理标准的文控体系，执行规范先进的文控流程，在同行业的项目文档控制领域中堪属领先。项目管理者联盟文章
对于大型工程建设项目中产生的海量异质电子文档应从多角度、多维度设计管理模式和架构，引入最先进的信息化技术和手段。同时，可根据业已形成的管理体系设计研发文档控制信息化平台配合项目文件管理的具体实施，用以提高管理效率和文控质量。下面结合云南炼油项目从文档管理的关键性环节分析文档控制体系的策划与管理。项目管理者联盟
1. 文档存储转自项目管理者联盟
项目电子文件的存储和备份应在数据库管理系统上进行，数据库作为控制体系架构的基础要素，在组织存储多类型文件的过程中可考虑分层次、分类型的树状目录架构。从硬件支持层面来考虑，需要在公司局域网、大型专网或互联网内进行，以满足文件数据的上传和下载。网络环境的建立将项目管理人员、文件控制人员、专业设计成员以及第三方机构的人员纳入统一的项目协作系统，在共通共享的文件基础上完成设计工作。既保证了设计文件备份归档的严谨性，又确保相关专业设计人员在同版本上游专业设计文件基础上进行设计。talent.mypm.net
2. 文档发布项目管理者联盟
在工程项目设计阶段，上下游专业之间、相关工艺装置之间需要分发大量设计条件以共同协作完成设计，这些条件在发布前需要经过项目经理或设计经理的审批方可发布。此外，工程建设项目的文件发布具有唯一性和单向性的特点，经项目经理或设计经理审批发布的文件，应作为唯一的指导依据，且此过程为不可逆，对设计文件所作的任何修改更新，如需发布，必须进行升版。结合具体项目特点开发出先进的文档控制信息化平台，根据项目日常设计工作中产生的专业条件分发的固定程序，将内外部条件分发流程分解成定义良好的任务或角色，按照一定的后台规则对文件自动编码、发布并对其过程进行监控，可解决异地办公不易进行实物文件分发和确认的问题。service.mypm.net
3. 文档检索项目管理者联盟
在项目执行阶段，项目成员往往需要从庞大的数据库中搜索出需要查阅的文件。因此，智能化、便捷化的文件检索系统的建立显得尤为必要。传统的文档检索模式往往对文档进行关键字命名并建立文档目录索引;先进的文档检索系统应提供属性查询和全文搜索等方式。在文档入库时应对文档的标题、作者、版本、类型、发布日期等元数据进行同步赋予，并由文控工程师进行维护，为文档检索系统的搜索引擎提供数据支持，可高效地按用户意图进行分类搜索，便于专业及管理人员即时查阅或追溯所需的设计条件和往来文件。talent.mypm.net
4. 文档传输项目管理者联盟
对于炼油项目的文件管理具有界面复杂的特点，业主与承包商、设计院与专利商、总体院与装置院之间往往需要进行多向文件联络，为保证文档传输的有效畅通，除了可采用传统的电子邮件、FTP等联络模式，还可开发安全可靠的第三年方软件作为内外部电子条件的分发途径，保证项目文件的保密性和可追溯性。项目经理博客
5. 文件追踪项目管理者联盟
项目文控工程师有责任对发出和接收的文件进行状态追踪，跟踪文件的处理状态，保证往来文件和设计条件被相关责任人在有效时限内作出合理的考虑和答复。可在文件控制信息化平台中开发文件追踪模块对文件状态进行监控，及时通过邮件提醒文控工程师进行督导。项目管理者联盟
6. 文件签署项目管理者联盟
工程建设项目中的任何一份设计文件都需要专业设、校、审人员的签署确认。为了保证电子文件的载体原始性和内容原始性的统一，起到法律证明的作用，项目管理部应在项目建立初期采集项目成员的电子签名，并给每位成员分配用户名和密码。用户可通过Microsoft Office、Acrobat Professional、AutoCAD等文档或图纸编辑平台预装的电子签名插件，输入登录信息取得签署权限，以便将数据库中的个人签名印在电子文档中，彻底以具有法律效应的电子文件取代纸介质文件，从而解决了异地办公无法签署的问题。项目管理者联盟
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