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炼油化工建设项目文档管理模式探讨

作者:张凡 闫秀敏 锁海滨   提交人:hspm[项目管理]   属性:提交人原创   发布时间:2013-9-30   点击:5177   【收藏本文

  随着中石油大庆、抚顺、四川及中石化武汉、中科等一批工厂型炼化项目的实施,国内炼油化工项目建设进入了项目集中、资金集中、工程建设时间集中的快速发展阶段,并且项目建设已经由技术改造转变为以新建为主,由单套装置转变为以工厂型联合装置为主,由此炼化建设项目管理打破传统模式,呈现出了各式各样的形态,进而引起了项目文档管理模式的改变。项目管理者联盟

  一、炼油化工建设项目文档管理模式案例项目管理者联盟

  1. A石化500万吨/年炼油装置及配套工程文档管理模式项目管理者联盟

  A石化500万吨/年炼油装置及配套工程总投资20多亿元人民币,主要包括12个单项工程,72个单位工程,其建设管理模式采用了业主+监理+ E+P +C的组织形式。项目建设期间项目文件分属在业主不同的业务部门自行管理,项目中交后,业主相关业务部门和项目各参建单位在业主档案部门的指导下,完成各自职责范围内项目文件的整理和归档工作。业主档案部门负责项目档案工作的整体协调、指导、检查和项目档案的接收、整理和保管等工作。

  2. B石油化工项目(中外合资项目)文档管理模式项目管理者联盟

  B石油化工项目总投资43亿美元(中方外方各持有50%股份),主要包括80万吨乙烯等11套生产装置和蒸汽、发电等公用工程设施、储运设施以及环保设施,其建设管理模式采用了业主+PMC+EPC的组织形式。文档管理工作由项目管理承包商(PMC)负责统筹规划和组织实施,业主档案部门负责宏观指导和监督。项目管理者联盟

  PMC充分发挥国际工程公司文档管理的丰富经验,利用自身专业化文档队伍,成立了文控中心(36人),采取了文档管理一体化,文档规范一体化,文档信息利用一体化的管理模式开展项目文档工作。项目建设期间,PMC文档人员深入到各个项目组,从项目文件的产生、流转、保管、利用到归档全程进行控制,将相对分散独立的项目文件和档案统一成一个有机整体进行管理。项目完工时, PMC文控中心负责归档项目文件的整理、汇总工作,并将整理合格的项目文档全部移交业主档案部门存档。项目管理者联盟

  3. C石化1000万吨炼油100万吨乙烯工程文档管理模式项目经理博客

  C石化1000万吨炼油100万吨乙烯工程总投资300亿元人民币,主要包括炼油、化工、公用工程三个部分30多套装置、150多个主项,其建设管理模式采用了IPMT+EPC或E+PC(E+P+C)的组织形式。在文档管理上,业主吸收了国际项目管理公司在文档管理方面的先进理念,采用了文档一体化管理模式,成立了文档中心(分为三个文档室,共计31人),负责项目文件和档案的统筹管理。文档中心既是项目档案业务的指导、培训中心和档案收集、保管、利用中心,也是项目文件的接收、分发中心。项目管理者联盟

  文档管理采用矩阵式管理模式,文档中心将文控人员派驻到各个项目经理部(派驻文档人员由项目经理部与文档中心共同管理,奖金考核各占50%,办公地点仍集中在文档中心),负责各项目经理部所管辖项目的初步设计文件、施工图、设备文件的登记分发、完整性检查、版本替换、整理、保管及提供利用等工作。项目管理者联盟

  项目建设期间,文控人员定期深入施工现场,对各参建单位的文档管理工作进行指导、培训、检查和协调,确保参建单位的项目文件过程管理受控。项目中交后,文控人员负责协调、组织参建单位进行项目文件的整理和归档工作。归档的项目文件统一集中到文控部门进行档案的分类、编目、整理和统计等工作(见表1)。talent.mypm.net

  表1 炼化建设项目文档管理模式对比表training.mypm.net

  

项目管理者联盟

  二、炼油化工建设项目文档管理模式分析项目经理圈子

  对国内炼油化工项目各种文档管理模式进行对比分析后发现,国内项目文档的管理模式概括来说主要有分散式管理和集中式管理两种模式,其特点如下:club.mypm.net

  1. 分散式文档管理模式项目管理者联盟

  分散式文档管理模式即传统文档管理模式,其特点为项目建设期间项目文件分属在业主不同的业务部门自行管理,一般设计管理部门负责设计文件的接收、发送和保管工作;采购部门负责供货商文件的接收、发送和保管工作;施工管理部门负责竣工文件的接收、发送和保管工作;其他业务部门负责各自职责范围内相应项目文件的接收、发送和保管工作;项目参建单位负责其职责范围内项目文件的编制、收集和保管工作。项目中交后,业主相关业务部门和项目各参建单位在业主档案部门的指导下,完成各自职责范围内项目文件的整理和归档工作。PgMp.mypm.net

  在分散式文档管理模式中,档案人员不能全面、深入参与项目建设,对项目档案的源头——项目文件的控制力度弱,项目文件编制不规范,流转传递不顺畅,收集整理不及时等情况时有发生,最终常常导致项目档案的完整、准确和系统性没有保障,项目文件归档质量较差。例如上述的A项目,其项目文件在归档时存在问题多,大大增加了档案人员的业务指导难度和工作量,档案人员与归档人员间的协调工作多,矛盾冲突多,工作比较被动。就项目文档管理成本来说,传统模式下档案人员与文件管理人员分别隶属于不同的部门,人力资源难以整合使用,相对来说人力投入较多,总体成本较高。项目管理者联盟

  2. 集中式文档管理模式service.mypm.net

  集中式文档管理模式即文档一体化管理模式,其特点为项目文件和项目档案实行统一领导、集中管理,文档部门是项目文件流转和项目档案收集的唯一窗口。文档人员在项目文件的形成阶段即开始介入管理,对项目文件的编号、格式、签章等进行规范,项目文件的流转由文档部门一口进,一口出,项目文件从产生、流转到最后的归档,全过程受控。talent.mypm.net

  文档一体化管理模式将静态的档案管理工作前移,将档案管理的方法、理念融入到文件过程控制中,文档人员按照档案的要求进行文件图纸的验收、分类、组卷、编号、整理和借阅等,极大提高了项目文件管理工作的质量和效率,保证了项目建设各项管理工作的高效运转,同时实现了文件和档案的无缝对接,确保了归档项目文件的完整、准确和系统,提高了项目档案的质量。

  此外,在文档一体化管理模式中业主投入的项目文档管理人员相对传统管理模式较少,减少了业主在项目投产后人员安置的后顾之忧。业主对项目文档工作的控制力度大,管理费用相对传统模式也较低。例如上述的B、C项目,其文档管理工作就突破了传统档案管理模式,进行了文档一体化管理的大胆、有益尝试,及时组建了文控中心,人员配备齐全,强化培训到位,管理体系和程序健全,文档一体化管理效果良好,为项目建设起到了积极的保驾护航作用,给其它炼化建设项目文档管理工作以很好的示范。项目管理者联盟

  三、实行文档一体化管理的主要措施项目管理者联盟

  通过以上对比可以看出在新的建设项目管理模式下实施文档一体化管理的优势显著,更能充分满足项目建设的需要。总结近年来国内炼化项目文档一体化管理的经验,笔者认为实行文档一体化管理的主要措施包括以下几个方面:项目管理者联盟

  1. 文控人员与档案人员一体化管理项目管理者联盟


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