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在与国际工程公司接轨的过程中，要引进在项目运作中信息化管理的工作理念，真正实现文件的模式化、模块化、程序化。例如文件管理数据库的使用，首先在项目运作过程中最大限度的保证了项目文件完整性，同时由于数据库由专职人员维护，可以保证公司设计文件这一宝贵财富的安全性;其次是任何电子文件都通过文件管理数据库来发布，保证了文件流程的通畅，最大限度的构建起专业之间的沟通平台，提高了项目的整体效率;最后是通过软件，根据电子文件的种类、来源、用途等方面将项目文件在文件管理数据库中模块化，按照项目特点搭建清晰、合理的项目文件目录树结构，最大限度的提高了文件查找的准确性，使专业设计人员可以及时、准确的查找到所需的文件，得到需要的设计数据，大大地降低了不必要的设计误差及设计修改的可能性，也便于实现项目文件的全过程追踪及查询。项目管理者联盟
动态控制、信息化运作的具体做法包括：项目管理者联盟
1. 项目初始阶段及早着手文控体系的策划talent.mypm.net
在项目合同谈判阶段及项目执行的初期阶段，文控专业人员就介入到合同相关条款的确定以及文控体系的策划工作中。这里有四项重点工作：项目管理者联盟
首先，将文件控制的具体内容、要求纳入合同，从而获得法律保障——文控人员在项目合同谈判阶段，参与文控部分的商讨以及合同中文控章节的拟定。通过合同的确立，有利于明确业主、合作方及承包商对文件的要求，既能在法律上寻求保障，也使文件控制工作的开展有章可循。项目管理者联盟
第二，采集项目相关信息，确保预估偏差最小化——文控人员认真阅读标准规范、业主及合作方提供的文件、文件清单等，了解项目总平面布置及区域划分，从而明确对文件的管理要求，预估项目文件的数量、种类、来源、规格等。同时根据项目的规模及业主的要求，凭借项目文件控制经验，尽可能准确估算出项目文件控制所需服务器的大小，有效使用资源。项目管理者联盟
第三，搭建“三个平台”，建立文控中心——是搭建人力平台。制定该项目文控的人力计划及详细的工作划分，确定人员配备;二是搭建软件平台。完成项目文件控制软件中权限及目录结构的设置，建立契合项目特点、有利于项目文件管理的软件平台。三是搭建标准体系平台。根据行业标准、合同要求、公司体系以及项目文件的特点，完善项目标准体系平台，为项目标准化运作提供支持。三个平台共同构建一个具有专业文控构架的文件控制中心。项目管理者联盟
第四，开展文件控制程序培训，保证文件控制体系正常运行——针对文件控制程序文件内容对项目全体人员进行培训，使项目人员熟悉了解项目文控流程及要求，以保证文件控制体系、文件流程正常、高效运行。
2.项目实施阶段贯串动态控制和信息化管理。项目管理者联盟
项目文件主要包括项目管理文件、外部文件、设计文件、采购文件、厂商文件、施工文件和开车文件，其中以外部文件、设计文件和厂商文件为主。对项目的诸多文件在接受、整理分发、存储的过程中进行动态控制。所有的外部文件均放于项目文控中心，相关人员需填写借阅单后方可借阅;设计文件管理方面，工程设计文件必须保存每个阶段的全部版次文件，以保证工程设计文件的完整性;厂商文件管理方面，在遵循文件管理过程化控制的原则下，记录并保存厂商文件管理的流通痕迹，确保文件状态与文件实际情况时刻保持一致，以实现文件动态信息化控制。项目管理者联盟
3.项目验收阶段严格审核把关service.mypm.net
首先是文控人员在归档前进行自查，使不合格的图纸、文件能得到及时的修正;二是派出档案管理同志深入到项目提前进行验收工作，对文控人员在文件管理中遇到的疑难问题进行指导，对每个项目提出反馈意见，尤其是对不符合要求的项目提出整改建议，要求其在短期内上报整改方案，及时整改;三是在归档时，进行逐张逐点的核对检查，做到各种文件材料齐全、图纸名称和编号与目录相符、数据准确、更改到位、版本可靠等，符合标准规范要求。bbs.mypm.net
总的来讲，国内的文控工作还是一个具有很大发展空间的领域，需要所有从事项目管理和文件管理工作的同仁在学习和实践中积累和推进。当工程项目中的文件都“活”起来，各就各位，发挥作用，指导未来时，大家会发现，文控工作对提高工程项目实施效率，实现利润等都有很大帮助，文档资源的作用并不亚于人力资源的作用。好的文控工作最终会使人们参与的项目得到更多的认可，成就更多的价值。项目管理者联盟 blog.mypm.net
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