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国际采购中货物交货期风险的防范和应对措施

作者:《项目管理》吴春生   提交人:hspm[《项目管理》吴春生]   属性:提交人原创   发布时间:2010-7-19   点击:10495   【收藏本文

  摘 要:国际采购中货物交货期的风险,可以在签约前、签约时、执行中以及发生问题后的处理这四个阶段,得以有效防范与应对。项目管理者联盟

  在货物买卖中,无论是国内贸易还是国际贸易,按合同约定日期交货都是卖方的最基本义务和买方的最基本权利之一。而在近几年的实践中,由于各种原因,卖方延迟交货时有发生,在国际贸易中也是经常发生的问题之一。尤其是从2004年以来,中国、中东海湾国、印度等经济新兴国经济的快速增长和全球经济的复苏,使得国际能源和钢材市场的供应紧缺,供货商的生产任务十分饱满,以至很多国外信誉较好的供货商也不能按期交货,给买方的生产和工程建设造成了严重损失。延迟交货,往往是由于发生不可抗力、市场环境变化、美国次贷危机引发的全球大范围金融危机、卖方工作不力或恶意行为等外部原因造成的,但有时也与买方自身因素有关,比如买方盲目乐观,防范风险意识不高,订立合同时相关条款不够严谨,对合同的跟踪和执行不力,工期出现问题时缺少应对措施或处理不当等等。本文从国际贸易实务角度,结合本人多年的采购从业经验,来分析国际采购中有关交货期风险和防范、应对措施,以期提供一些参考和借鉴。项目管理者联盟

  一、签约前做好充分的准备以防范风险项目管理者联盟

  在订立进口买卖合同时,大多数买方代表都非常注重合同的谈判阶段,在6大主要交易条件即货物的品质、数量、包装、价格、交货和支付当中,当事人尤其关注货物的质量和成交价格,而对合同谈判前的信息收集、调研和风险防范意识重视不够。俗话说,防范于未然,的确,有防范的预案远胜于事后的补救,如果在签约前做好充分的准备,力争从源头上预防违约,就能够有效地规避合同风险。项目管理者联盟

  1 安排好采购计划,在时间上要预留空间项目管理者联盟

  国有企业或国有控股企业在固定资产投资立项和审批上,往往需要花费很长时间,在项目未得到批复前,由于计划、资金得不到落实,采购无法启动。而一旦获得批准,工程建设完成的后门被关死,从设计到采购直至安装、开工,进度安排往往都十分紧张,留给进口采购的周期常常得不到保证。因此,在合同谈判阶段,总是想方设法要压缩交货期,甚至达到了每日必争的程度。这不但将导致采购成本的上升,而且难以保证合理的生产周期,进而增加了采购风险。如果自项目启动后,预先选择好合理的时机,制定科学的采购计划,在具备一定条件时,先做预询价工作和正式签约前的一些准备工作,一旦项目获准,就可以节省时间,同时也使自己具有较多的谈判空间和回旋余地,使买方处于主动地位。项目管理者联盟

  2 市场信息调研和行情分析项目管理者联盟

  市场经济环境下,供求矛盾和价格行情直接受市场供求关系作用影响,所以在采购前对市场形势和行业变化需进行深入研究,了解市场供应的需求状况,调查可供选择的供货商的竞争程度,对于他们正常交货时间和交货风险的潜在因素进行分析,做到心中有数,才能够防范于未然,降低交货期的风险。以钢材采购为例,自2004年初开始,由于中国经济的快速增长和投资过热,能源市场的高价走势,导致世界范围内连续的原材料价格上涨和旺盛需求,全球主要钢材供货商生产任务十分饱和,报价提供的交货期与往常相比一再延长。此时,只要能预先掌握市场行情,突破常规,提前1至2个月采购,其结果可能就会满足供货周期需求,甚至会提前交付。项目经理博客

  3 供货商资信调查项目管理者联盟

  在启动商务程序之前,选择诚信、合格的供应商,是保障合同顺利履行的前提条件,在某种意义上说,这比采用严格的合同条款更为重要。供应商的诚信一般表现在货真价实、信守合同承诺、按期交货方面。正常情况下,国外一些有实力的大公司一般报价比较真实,签约后能够保证供货质量和交货时间。同比,小型供应商或代理商的履约能力相对较弱,缺乏对市场风险的承受能力,出现迟交货或发生质量问题的几率相对较大。所以,在与这些公司开展业务前,一定要进行资信调查。资信调查的方式,可以通过专业信用管理公司或行业协会、商会等机构实施,也可以通过一些与供应商有过合作的第三方(如保险公司或外运公司)进行了解,必要时还可以安排人员到供货商工厂所在地或对其产品实际用户进行考察调研。通过这些程序,买方可以客观了解被调查供货商的银行资信、经营状况、加工规模和装备水平、同类产品的业绩、履约能力等情况,从而合理地评估合同风险,做出正确的商务决策。项目管理者联盟

  二、签约时争取合适的条款以控制风险talent.mypm.net

  一个精明的买主,不但要保障所采购货物的品质、数量,而且应该把握货物运抵目的地前的每一个环节,诸如装运日期、装载、运输等风险都应尽量取得控制权。所以,在合同谈判和签约时,买方应该采用严谨而合理的合同条款,以对供货商产生制约力,控制迟交货风险的发生。下面就有关交货期的合同条款的主要内容作一些探讨。项目管理培训

  1 科学测定合理真实的交货期项目管理者联盟

  了解东西方在文化和法律执行上的差异,对于科学测定交货期至关重要。国外工厂实行的是人性化管理,员工的作息时间真正受法律保护,老板无权强行要求员工加班加点。在比如,欧美发达国家每年夏季的休假期对商务活动和工厂生产的影响等。我们有些不了解这种差异的采购人员,在谈判时常常凭自己主观认定的时间作为谈判的底线,强硬地要求供货商接受,而不认真考虑该期限是否科学、合理。事实上,合理的生产周期对于保证货物的质量非常重要,任意压缩交货期可能会出现两种恶果,一是卖方虽然当初极不愿意地答应了,但后来经过最大努力仍难以按时交货;二是即使卖方按期交货,所交货物的质量也难以得到保证。而对于买方而言,这两种后果都是非常不利的,质量的重要性自不必说,一旦发生延期交货,往往又措手不及,与其这样,不如在谈判时通过平等协商,科学排出生产网络,要求供货商真实、客观地报出合理情况下的最短交货期,并通过调节自身因素争取到更多的时间。项目经理圈子

  2 争取以FOB价成交service.mypm.net

  根据《2000年国际贸易术语解释通则》,在FOB价条件下,卖方在合同规定的装运港和期限内将备妥的货物装上船并通知买方,货物在装船时越过船舷,一切风险和费用就转移至买方。FOB价条件下买方负责租船或订舱,并将船名和装船期通知卖方,而卖方必须在合同规定的装运港和装运期内将货物备妥装船。国内不少企业或外贸公司认为,出口以FOB价成交,进口以CIF价成交,这样比较省事,可以省却耗费在订船租舱、买保险等环节上的诸多精力及费用。 但是,就货物在运输途中遭受的风险而言,CIF价的货物与FOB价一样,在运输途中的灭失或损坏的风险也是自货物于装运港越过船舷起就从卖方转由买方承担。相比而言,在进行国际采购时,争取以FOB价成交显然对买方控制风险更为有利。这是因为,买方派船可以核实货物真伪性,防范合同欺诈,在船货衔接、装船、运输及其途中可能出现的不测等方面,买方均能掌握主动权。订立合同时了解对方货物装运港非常必要,如果装运港偏僻,停靠国际商船较少,为掌握交货的主动权,由买方自主选择承运单位和装运港,更有利于船货及时衔接,港口停靠和装运有保障,保证按预定的船期装运。项目管理者联盟

  3 强调延迟交货的违约责任,体现按期交货的重要性pmp.mypm.net

  在国际采购中,为了引起供货商对延迟交货问题的足够重视,体现按期交货的重要性,并保留己方的控制权利,买方可以在合同中适当提高延迟交货罚款比例。也许谈判中供货商会提出按国际惯例处理,但国际惯例没有强制性,并不是不能更改的,除非双方在合同中另有约定。事实上,在合同谈判中所有的贸易惯例都可以用来讨论,只要双方协商一致并认可,贸易惯例就可以改变,也就是说双方都愿意按合同约定执行。但是,提高上述比例往往并不容易被卖方接受,买方需要对卖方进行耐心的沟通,同时,它往往还会导致合同价格的升高。因此买方要将其控制在适当的比例,以期达到既可以对供货商产生约束而控制合同风险,又能够较好地控制采购成本的上升。另外,在合同中保留本条款,至少在合同评审和执行中能引起厂商的高度重视并采取必要措施。工期延误罚金一般应根据延误的时间段执行不同比例,并且设有累计限额。如“在第一个6周,每周的罚金为合同价格的0.75%,从第七周开始为合同价格的1%,总数不超过合同价格的7.5%”。项目管理者联盟

  4 适当提高预付款比例和设立提前交货奖励service.mypm.net

  如果货物的交货期十分重要,买方在资金允许的情况下,可以在合同谈判时考虑适当提高预付款比例或者鼓励卖方提前交货而给予一定的奖励。提高预付款比例可以使供货商减轻资金压力,加速资金周转,能尽早安排原材料和外购件的采购,有利于保证交货期。在一定程度上,这不失为一个双赢策略。给予提前交货的奖励能够引发供货商的兴趣,并加强其重视程度,尤其是在生产后期,当进度与计划同步或略超前时,此措施对于激励生产组织者尽力朝提前交货的目标而努力非常有效。对大多数供货商来说,因延迟交货被罚款的损失不单是金钱上的,更重要的是声誉上也受到影响。同样,由于提前交货而得到奖励的重要性也不在于奖励的金额多或少,而是客户给予的一种荣誉,所以往往会对供货商产生足够的吸引力。当然,根据谈判的具体情形和从谈判的艺术角度看,有时本条款与第3条共同提出,可以作为供货商接受第3条的筹码,使得第3条比较容易被接受。需要注意的是,从预防合同风险的角度出发,订立该条款时,首先一定要调查卖方的资信和诚信,一般对合格的供货商才能这样做。talent.mypm.net

  5 规定卖方提供网络计划和进度报告等节点控制资料项目管理者联盟

  要求供货商制订详细的生产网络计划、落实项目经理制、定期向买方报告生产进度,这些都是买方跟踪和控制合同进度的有效手段。据此,可以从几个大的控制节点上掌控总体进度,还可以核实供货商落实订单、安排生产的真实性与合理性。所以,应该在合同中明确规定,对于原材料订货、生产组织、关键加工工序等环节,供货商应及时提交原始的书面证明,以供买方核实;同时,为便于对照进度,了解制造厂的生产情况,及时发现和解决问题,建议在合同条款中要求供货商定期提供进度报告,买方在收到进度报告和相关材料后及时组织有关部门进行研究、核实。一般情况下,由于上述要求与付款、提货不发生直接关系,所以常常被人们忽略,买方不一定会在合同谈判中加以要求,条款中也未予体现。但这些条款会对供货商产生一种约束力,买方的跟踪迫使供货商不得不认真履行合同,努力保证生产与计划相同步,即使有延误的势头,也会被及时发现,从而降低了合同的风险。项目管理者联盟

  6 保留派员监造的权利项目管理者联盟

  为加强对质量和工期的控制,应在合同中明确,买方有权随时安排自己人员或者由买方委托的第三方监造人员到卖方制造工厂对进度和质量进行监督和检验,卖方有义务为此提供支持、配合和便利。有关监造的作用和意义将在后面的合同执行策略中详细描述。项目管理者联盟

  三、合同执行中进行严格的控制以消除风险项目管理者联盟


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