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其中人是整个系统的核心,构成整个架构的基石。这是因为项目不是软件和项目管理工具的累积,而是靠人运用这些工具做出来的,而项目并不会因为所采用的工具而失败,而常常会因为人为应用的不当或错误而失败。www.mypm.net
文化和组织是指项目所处的地理环境、社会认同及人们的世界观价值观,这是实施项目所要特别注意的重要外部环境;工具则是指用来管理项目的方法,如工作分解结构、网络进度图和挣得值法等;控制是指对此项目所处的情况和应该所处的情况在偏离目标时提供建议采取措施;而计划和信息正是实施控制的基础,没有计划就没有控制的依据和参考目标,而没有信息也将无法判断项目当前所处的情况。项目管理者联盟
(二)重视项目干系人对计划制定的直接参与training.mypm.net
一个人制订的计划,对另外一个人来说,可能就是一场噩梦。因此在制订项目计划时,不但管理者而且执行者以及其它主要的项目干系人都要参与进来。www.mypm.net
Chris Argyris提出拥护的理论和使用的理论,指出项目管理中人们所相信的项目管理和实际采用的项目管理往往并不一致。系统是灵活多变的,就像Wheatley的混沌理论表明的那样,可能某些因素的微小变化会导致整个系统的巨大动荡。但是我们不能因为系统的变化就认为计划是无用的,事实上恰恰相反,制定高效合理可行的项目计划是一个项目成功的关键。面对项目系统的变化,我们所要做的就是去预测、分析、控制和适应系统的多变性,如果仅仅因为项目是发展变化的就放弃制定计划,我们就无法实施控制,而没有控制,就无法知道项目应该进展到什么地步,下一步又会出现什么需要解决或协调的问题,使项目陷入干一天是一天,漫无目的的困境。项目管理者联盟
在制定计划时,其首要的原则就是由做具体工作的人参与来做计划,这样做是因为:首先,做具体工作的人通常不赞同其他人的计划,这不是因为自我主义,而是由于别人的计划在估计、顺序或者周密性上通常是不正确的;其次,作为一个集体,团队总是能考虑到一些个人没有考虑到的事情,中国有句谚语“三个臭皮匠比得上一个诸葛亮”,讲的就是这个道理;最后,让人们计划自己的工作可以更加起到激励的作用。bbs.mypm.net
(三)调动项目干系人参与计划制定的积极主动性pmp.mypm.net
关于管理一个习惯的认识就是:管理就是通过其他人来完成某一项工作。但是这个理解是不完整的,因为他只强调了管理的权利性而忽视了其中人的积极性和能动性。现代管理思想之父Peter Drucker认为管理就是自主地为组织作贡献。意思就是说管理是积极主动的、前瞻性的,应该在需要做出反应的情况出现之前就提前采取行动。最好的管理就是让组织中的每个成员都清楚地知道自己要做什么、怎样去做,使每个人都有自己的责任感和积极性,达到最终自我控制和约束。
Abilence矛盾住在得克萨斯的一家人,在家闲得乏味,有人说“今天你们打算做什么?”“去Abilence吃自助午餐怎么样?”另外一个人附和。于是他们驱车90英里忍受着室外高温去了Abilence,吃了一顿并不怎么样的午餐,之后还是发现无事可做。于是,他们又驱车回家。进家门时有人说“喂,这不是在浪费时间吗?”另一人抗议“这不是你想去的吗?”“不是啊,我去只是因为你们都想去呢。”最先说话的人回答。的本质就是陷入了“沉默即是同意”的陷阱。这种现象也常发生在项目组中,因为谁也没有说什么,项目经理就认为大家都同意并理解了要完成的任务,致使项目在实际执行中延期或超支的现象时常发生。
现实中还有一种现象就是随大流,和这里讲的Abilence矛盾很相似,但它们产生的原因却不相同。Abilence矛盾是因为在“沉默即同意”的认知假设下,成员接受了一个可能没有人真正赞成的方案,包括提出建议的人;而随大流现象则是指虽然在心里明确不赞成领导者的建议,但因为处于被领导的地位,出于敬畏而被动地表示接受。对随大流这种现象Janis和Mann做了深入研究,提出了一套避免它的方法,主要步骤概括如下:项目管理者联盟
1.领导者不要在集体讨论时过早地给出自己的观点,而是鼓励大家采用头脑风暴形式列举建议;talent.mypm.net
2.鼓励小组成员对每项建议进行客观地、全面地、公正地评价;项目管理者联盟
3.在分析讨论的基础上制定方案,确定每个成员都愿意支持这个方案;club.mypm.net
4.把方案放置起来,第二天让成员再次审视这个方案,以确定有没有新的补充和思考;项目管理者联盟
5.经过补充和修改后的方案将作为最终的实施方案。项目管理者联盟
前面提过任何项目都包括两个方面:what和how,what指的是要完成的任务,how讲的就是任务实现的过程。就像一个人做事的方式会决定他得到的结果一样,项目实施过程常常决定了项目的最终成败。避开Abilence矛盾的最好办法就是通过召开互动讨论会的形式,让小组成员积极地参与到项目计划的制定过程中来,包括工序划分、工序间关系界定、工序工期估计等等。项目管理者联盟
(四)重视项目计划制定中的反对者意见项目管理者联盟
在制定项目实施计划时,并不是所有的成员都认同实施方案,也许有人提出异议甚至是反对意见,可惜这一点常常被管理者所忽略。这也许是因为反对的力量与赞同的力量(特别是领导和上级在支持时)相比实在是太弱小,以至于被掩盖和遮住了。可危险的是,常常因为低估异议或者反对者意见的合理性,给项目后来的实施带来了无法挽回的巨大损失。项目管理者联盟
制定项目计划中,产生反对意见的一个很重要原因就是项目的实施方案不唯一,当选择其中一个方案时必然意味着放弃另外的方案,如果多个方案处于伯仲之间,那么在选择之中就必然会有不同意见者。因此,面对反对的声音要给予应有的重视,去认识并克服所反映的问题。首先我们要确定反对者是否真的清楚项目的实施过程,如果在明白的情况下反对者仍有疑问,可以通过讨论的方式澄清他的疑问,并尽可能对所提出的问题提供必要的解决措施。这样做也许会使制定计划的过程长些繁琐些,但这将是考虑到将来尽可能多不确定情况的最好实施方案。切忌为了维护个人的尊严或领导决定的权威性等原因,明知计划存在严重的风险或漏洞,而存侥幸心理仍然推行原来的计划。墨菲法则告诉我们:任何可能变坏的事情都会变坏。项目管理者联盟
四、正确制定项目计划的实施步骤training.mypm.net
项目计划的制定过程实际上是对项目一系列基本问题澄清的过程,也是一个对计划不断进行调整的过程。需澄清的问题包括:项目目标是什么、需要做什么、由谁做、什么时候做、怎么做、需要什么资源、费用多少等等;而调整则是对生成的初步计划,比照项目干系人的要求和项目本身的情况不断完善,从而使最终生成的项目计划在进度上、成本上、质量上合理可行的过程。项目管理者联盟
在制定项目计划过程中,确定项目目标和工作WBS后,剩下来最重要的工作就是估计各工序工期和确定工序间的相互关系。工序工期和工序间相互关系直接决定了项目中工序的执行次序和完成整个项目所需要的时间:工序工期估计太短,则会在执行中造成紧张被动的局面,使项目限于不能按期完工的危险境地;而工序工期估计太长,则又会使整个项目工期增加而失去提前获利的机会或丧失竞争优势;同理,工序间关系定义不当,则也会引起工作执行冲突,延长项目工期,甚至使制定的计划不可行。具体来说,制定项目计划的流程可用图2来说明。项目管理者联盟
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五、结束语项目管理培训
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