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范围管理——项目管理的关键

作者：《普华通讯》商威　胡海英提交人：puhua[《普华通讯》商威　胡海英] 属性：提交人原创发布时间：2008/10/9 点击：8032 【收藏本文】

摘要：在我们项目管理的实践中，通常更加偏重于进度管理和成本管理，而忽略了范围管理，从而导致在项目实施过程中进度落后，或者项目结束后发现成本超出预算，更有甚者导致项目的失败。本文针对这种情况，论述了范围管理在项目管理中的重要性，并介绍了有效的范围管理方法。 pmp.mypm.net
training.mypm.net
关键词：范围管理项目管理项目管理者联盟
club.mypm.net
　　一、引言： training.mypm.net
www.mypm.net
　　项目管理作为一门新兴的管理科学，正日益引起项目建设者的广泛重视，它是一种运用系统科学的原理对项目进行规划、组织和控制的系统管理方法。项目管理是一个多目标的复杂系统工程，进度、资金、质量与资源管理很难协调，只有采用现代项目管理的基本理论及方法，才能使项目获得最大的综合效益，随着中国加入WTO，中国逐渐成为世界上最大的项目市场，每年的项目资金高达5000 亿美元，可以说谁掌握了项目管理，谁就掌握了项目市场的未来。而做过项目的人可能都会有这样的经历：一个项目做了很久，用户总是有新的需求要项目开发方来做，就像一个“无底洞”，最终导致项目进度和项目成本失去控制。究其根本原因在于没有很好地控制项目的范围。这是因为所有的项目发起方都希望用一个项目来解决所有的企业问题。而项目管理者的一个重要责任就是控制客户的期望，即确定项目目标，定义项目范围。项目中哪些该做，哪些不该做，做到什么程度？都是由“范围管理”来决定的。那么，到底什么是“范围管理”？ pmp.mypm.net
项目管理者联盟
　　二、范围的概念：项目经理圈子
项目经理圈子
　　孙子兵法中提到“知己知彼，百战不殆”。在一个项目中我们应该知道对方需要什么，自己要做什么，这是项目成功的基础所在。那么，首先要明确的是项目范围管理中的范围是如何定义的？项目管理者联盟
项目管理者联盟
　　项目是为完成产品或服务所做的一次性努力。因此，范围的概念包含两方面，一个是产品范围，即产品、服务或成果的特征或功能，另一个是项目范围，即为交付具有规定特征和功能的产品、服务或成果所必须完成的工作。项目范围是否完成是以项目管理规划、项目范围说明书、相应的工作分解结构以及工作分解结构词汇表作为衡量标准。而产品范围是否完成则以产品要求作为衡量标准。在确定范围时首先要确定最终产生的是什么，它具有哪些可清晰界定的特性。要注意的是特性必须要清晰，以认可的形式表达出来，比如文字、图表或某种标准，能被项目参与人理解，绝不能含含糊糊、模棱两可，在此基础之上才能进一步明确需要做什么工作，才能产生所需要的产品。也就是说产品范围决定项目范围。项目管理培训
项目管理者联盟
　　三、范围管理的过程与方法项目管理者联盟
项目管理论坛
　　明确了范围的概念之后，该如何在项目的实施过程中进行范围管理呢？什嬷样的管理才能确保项目的成功呢？我们下面将深入研究范围管理的过程与方法。项目管理者联盟
bbs.mypm.net
　　范围管理确保项目包含了而且只包含成功完成项目必须要做的工作，定义并控制哪些是项目范畴内的工作，哪些不是。范围管理的基本过程包括：范围管理规划编制、范围定义、工作分解、范围核实、范围变更控制等等。各个过程之间交叉重叠，相互作用，并与项目管理的其他过程融会贯通，共同构成项目管理体系。项目管理者联盟
项目管理者联盟
　　3．1 范围管理规划 club.mypm.net
项目管理培训
　　“工欲善其事，必先利其器”。一个项目经理要想真正管理好项目范围，没有必要的技术和方法是肯定不行的。国外曾经有人对项目失败原因进行调查，其中规划被放到了首位，可见它在项目管理中的重要性。项目范围管理规划是项目规划中的一个重要组成部分，因此也直接影响着项目管理的成败。项目管理论坛
www.mypm.net
　　项目范围管理规划是一种规划工具，说明项目团队如何确定项目范围，制定详细的项目范围说明书，制作工作分解结构，以及控制项目范围。范围管理规划是项目团队确定、记载、核实、管理和控制项目范围的指导方针性的文件。做好范围规划编制工作需要参考很多信息的，其中项目章程、项目初步范围说明书与项目管理规划是编制范围管理规划最重要的依据。通常他们对项目范围和管理已经有了粗线条的约定，范围管理规划在此基础上进一步深入和细化。同时相关组织的过程资产的历史信息（如组织的与项目范围规划、管理有关的组织方针、程序和指导原则，以及从以往项目中吸取的经验教训）和企业环境因素（如企业文化、基础设施、工具、人力资源、人事方针，以及市场状况）对范围管理规划的编制也具有深刻的影响。范围管理规划是项目团队如何进行项目范围管理的行动指南，它的详尽程度需要根据具体的项目的规模、组织的要求等因素来决定。项目管理者联盟
pmp.mypm.net
　　同时，在此阶段的另一个重要工作是要对一个对项目范围预期的稳定性而进行的评估，如：范围可能会怎样变化、变化的频率和变化的程度。从而确定变化范围的标准，变化分类和等级，项目怎样变化才能与项目目标要求相一致，并用清晰的文字描述写入规划。在规划阶段要做到这一点确实很难，但是这是十分必要的，多少项目的失败是由于没有预先估计到项目范围的变化趋势和程度所导致的。相信大家对中国ERP实施的经典失败案例（联想与北京三露集团的美好姻缘的破裂）还能沥沥在目。做过项目管理的人也都有这样的经历，客户不断提出新的需求，有些需求是在能够不增加成本或更少成本的情况下能够使项目做得更好更加成功，与项目的目标一致。是我们能够并愿意接受的，但是有些需求是超出项目范围，需要增加预算的，我们又该如何处理呢？拒绝一定会影响客户关系，为项目的成功埋下阴影。如果我们在此阶段已经作了对范围稳定性的评估，并制定了相应的积极应对策略。我们就可以主动的去应对变化，引导变化，使项目实施朝着成功的方向前进。项目管理者联盟
项目经理圈子
　　3．2．范围定义项目管理者联盟
项目管理者联盟
　　范围定义，即详细范围说明书，它是所有项目利害关系者对项目范围的共识，说明了项目的主要目标，详细地说明了项目的可交付成果和为提交这些可交付成果而必须开展的工作。它是在项目章程，项目初步范围说明书，项目范围管理计划的基础上，进一步细化项目范围的结果，同时，由于在此期间所有项目利害关系者对项目有了更加深入地了解，因此可能提出新的需求，这些批准的变更请求，也需要写入范围定义。而且组织的过程资产也会影响范围的定义。项目管理者联盟
项目管理者联盟
　　那末如何才能准确的定义项目范围呢？我们需要做以下工作：
转自项目管理者联盟
　　1．产品分析：将项目目标变成有形的可交付成果和要求说明书，不同的应用领域有各自普遍公认的方法。产品分析包括诸如产品分解、系统分析、系统工程、价值工程、价值分析和功能分析等技术。项目管理者联盟
项目管理者联盟
　　2．替换方案识别：用来提出执行与实施项目工作的不同办法的一种技术，最常使用的是头脑风暴法和横向思维法。项目管理者联盟
项目经理博客
　　3．专家判断：每个领域都有可以提供详细项目范围说明书部分内容的专家，可以请教不同领域的专家获取项目范围的详细内容。
项目管理者联盟
　　4．利害关系者分析：识别各种各样利害关系者的影响和利益，因为利害关系者的利益可能受到项目执行或完成的有利或者不利影响，所以他们会对项目及其可交付成果施加影响。项目管理团队要对他们的需要、愿望与期望形成文件。分析之后，对这些需要、愿望与期望进行选择，确定重要性大小顺序，加以量化，并编写出要求说明书。不能量化的期望，如顾客的满意程度，能够被成功满足的风险很大。项目管理者联盟
项目管理培训
　　项目范围说明书还使项目团队能够更加详细地规划需要完成的工作，在执行过程中指导项目团队的工作，并构成了评价变更请求或增加的工作是否超出项目边界的基准。项目范围说明书对于哪些工作做和不要做的明确程度和水平，决定了项目管理团队控制整个项目范围的好坏。管理项目范围又进一步决定了项目管理团队规划、管理和控制项目执行的好坏。详细的项目范围说明书可能直接或以引用其他文件的形式间接包括如下事项：项目目标、产品范围说明书、项目可交付成果、项目要求说明书、项目边界、产品验收准则、项目制约因素、项目假设、项目初步组织、初步确定的风险、进度里程碑、资金限制、费用估算、项目配置管理要求、项目技术规定说明书、批准的需求等。项目目标包括可测量的项目成功的标准，要为估算未来的得失提供基础，至少要包括成本、进度和质量检测标准。项目目标应该有标志（如：成本、单位）和绝对的或相对的价值（如：少于150 万美元等）。产品范围说明书说明了项目应创造的产品、服务或成果的特征，这些特征会随着项目的深入而逐步明确。项目可交付成果既包括项目产品、服务或成果组成的结果，也包括附带的结果，如项目管理报告和文件。项目要求说明书说明了项目可交付成果为满足合同、标准、技术规定说明书或者其他正式强制性文件的要求，而必须满足的条件或必须具备的能力。对利害关系者所有需求、愿望和期望所作的分析结果，要按照轻重缓急和重要性大小反映在项目要求说明书中。项目边界通常明确哪些事项属于项目的内容。产品验收准则确定了验收已经完成产品的过程和原则。项目制约因素列出并说明同项目范围有关并限制项目团队执行项目的制约因素，如项目预算和任何强制日期。项目假设列出并说明了同项目范围有关的具体项目假设，以及其在不成立时可能造成的潜在后果。项目团队经常识别、记载并验证假设，这项工作属于项目团队规划过程的一部分。详细的项目说明书列出的假设都比项目章程列出的多而详细。初步确定的风险即识别了的已知风险。项目管理者联盟
项目管理者联盟
　　3．3 范围分解项目管理者联盟
项目管理者联盟
　　规划明确了，范围定义了，然而该做哪些事情似乎还是不够清晰明了，因为完成项目本身是一个复杂的过程，必须采取分解的手段把主要的可交付成果分成更容易管理的单元才能一目了然，最终得出项目的工作分解结构（WBS）。工作分解结构确定了项目的整个范围，并将其有条理地组织在一起。恰当的范围定义对项目成功十分关键，当范围定义不明确时，变更就不可避免地出现，很可能造成返工、延长工期、降低团队士气等一系列不利的后果。转自项目管理者联盟
club.mypm.net
　　工作分解结构的创建比较常用的方式有两种：项目管理者联盟
service.mypm.net

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