合理的项目预算是有效使用项目资源的基础,WBS不仅为控制项目范围提供了一种有效工具,也为项目预算的确定提供了一种可靠基础。项目经理博客
每一个项目都是独一无二的,项目越是特别,作出准确的项目预算越困难,项目预算只能是建立在某种基础上的猜测。以往的历史经验尽管会给现在的项目预算的制定提供有用的参考,但它们往往不可靠。更何况对有些全新的项目来说,几乎没有以前的经验可以借鉴。
除此以外,项目预算的难点还存在于以下几个方面。项目管理者联盟
(1)预算分析人员可以在历史或经验数据的基础上根据项目中的变化来进行预算预测,但是他们很难有办法预测项目究竟会发生哪些变化、这些变化的强度有多大以及变化会发生在项目的哪个过程中。虽然预测变化和将变化写入项目计划中的技巧是有很多科学方法的,但归根结底,还是需要预算分析人员的经验和直觉。项目经理圈子
(2)预算分析人员对项目组成员的了解度不够。项目组成员掌握的特殊技能和知识将影响成员自己的生产力,也将影响项目预算。但是,在预算分析人员和项目组成员之间存在一种“信息不对称”,即团队成员的生产力情况预算分析人员很难了解透彻,而项目组则会清楚应该怎么申报需要多少费用和其他资源才是对他们最有利的。
(3)新技术带来的预算问题。项目中经常需要应用新技术,新技术的可靠性及其效率都会影响项目预算的准确性。项目管理者联盟
(4)在项目的可行性研究中,项目预算也面临严峻的考验。项目经理博客
项目对企业来说是一种投资,不准确的预算会导致错误的投资决策。由于市场竞争的加剧,项目投标活动中竞相压价的情况愈演愈烈。很多企业在这种情况下面临两难选择:如果要想中标,必须压低报价,这表明项目还没做就注定要亏本;如果不压低价格,就不能中标,而失去了合同企业也难以生存。这就是所谓的“中标了是找死,不中标是等死”。其结果不仅对市场秩序带来了很大的冲击,也滋生了劣质项目和腐败现象的发生。转自项目管理者联盟
(5)预算的准确性受其他项目预测水准的影响。不正确的工期预测、对项目分包方和供应方可靠性等的预测都将对项目预算造成很大影响。项目管理者联盟
虽然项目中有许多不确定的因素将影响到预算的准确性,但是以下常犯的错误会使它雪上加霜。项目管理者联盟
(1)草率得出结论。项目管理者联盟
来自上司、市场、时间等方面的压力,或者来自项目经理和项目组成员过度的自信心或英雄主义心态都会促成我们草率得出预算答案。club.mypm.net
当上司或者客户在电梯或者走廊中遇见我们并问起预算情况时,我们可能会以一种乐观的、全凭借直觉的猜测作出答案。为了避免这种乐观的猜测,有下面的一些建议。项目管理者联盟
建议一:不要很快地说出答案,可以深思熟虑后回答说:“这个项目有很多不确定的因素将影响到项目的完成。我想我们应该找个地方详细地与你谈谈。”项目管理者联盟
建议二:拿出纸笔写下上司询问的事项;同时开始列出得到预算必须回答的问题。如果上司急于得到答复,就提出一些让上司有助于理解本项目预算的问题,帮助上司意识到项目的预算不是简单的一个答案而已。项目管理者联盟
建议三:如果真的需要马上给出一个预算结果,那么你可以比你乐观猜测更乐观2到4倍的情况作出回答。这是一个让上司都觉得无法实现的答案,或者婉言拒绝在没有任何准备下回答预算结果。项目管理者联盟
(2)在没有明确项目范围的时候就开始进行预算估计。项目管理者联盟
通常在建筑行业很少发生这样低级的错误,但是在软件开发项目中却经常发生这样的问题。某个人有了想法,得到了批准,那么就有了资源、时间和费用的预算。大家都在热火朝天地工作,但实际上没有人知道下一步该如何走。项目管理者联盟
(3)夸大预算。项目管理者联盟
在项目中增加金钱或其他资源,可以有很多理由:用来增加抗风险的能力、防止因为项目组成员生病或者休假导致项目完成时间的增加等。风险防范确实需要预留资金,但是以此为借口而增加资金的投入会使有价值的项目变得无利可图。而且这种行为还将造成与企业其他项目抢夺资金和其他资源的情况,使得其他有价值的项目最终失败。因此,提供客观的项目预算是最佳选择,这种诚实的态度也容易赢得项目利益相关方的信任。项目管理者联盟
借助于WBS,我们可以较方便地对项目进行预算估算,这种预算分解又可以成为CBS(Cost Breakdown
Structure)。估算的办法有两种。项目经理圈子
1.自上而下估算法项目管理者联盟
自上而下的估算方法是将项目的总体预算(通常由商务谈判、历史经验或企业总资金能力得出)按照一定的比例分配到项目WBS的各下层元素中去,直至项目工作包。项目管理者联盟
项目管理者联盟
图 基于项目WBS的自上而下的估算项目管理论坛
|