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翻译PMI《项目管理知识体系指南疑难解答(第5版)》，2015年5月出版，电子工业出版社出版。项目管理者联盟
点评：项目管理者联盟
这个案例反映出了项目启动过程中几个方面的问题，包括启动会议召开的时点、与客户沟通中应该注意的细节，以及如何做好会议召开前的准备工作。项目管理者联盟
首先，启动会应该在什么时候召开呢?一般来说，当项目经理接到任命，已经有了明确的目标和初步的核心团队成员后，就可以召开启动会了。这个时候召开的启动会，通常“形式大于内容”，只是作为一个项目的启动标志，同时让团队成员知晓项目的目标和意义，并获得相关领导和资源的支持。启动会的时间通常都比较短，会议议题也比较简单，一般包括宣读项目经理的任命文件(比如项目经理任命书，或项目章程等);项目经理简要介绍项目工作情况;介绍参与项目工作的相关部门及具体团队的成员;项目涉及部门的领导讲话;如果有可能，尽量邀请更高层的领导参加并作最后的总结发言。项目管理者联盟
内容看似简单，实际上启动会的作用却不可低估。通过这种正规、严肃的形式，让团队成员理解项目的重要性，进而体会到自己即将承担的工作的价值和意义，这将有助于调动大家的积极性和主动性，同时也有利于团队凝聚力的形成与加强。更重要的是吗，通过这种严肃的方式，将项目经理的职责和权力予以明确，并能在第一时间得到相关部门领导的认可和支持。这对日后项目工作全面展开时，项目经理获得这些部门的资源将起到很好的铺垫作用。特别是，如果能邀请到更高级别的领导出席，将非常有助于突出该项目的重要性，这对加强项目经理的权力，赢得相关部门的重视和支持将很有帮助。项目管理者联盟
该案例中，项目经理有意识要召开项目启动会，这一点上没有错，但是他的失误在于忽略的与客户的及时沟通。对于很多行业、领域的项目来说，大量的具体项目活动都是由项目团队及协作单位分别或配合完成的。但是，在项目实施过程中，客户的适度参与，将会对工作的执行与推进起到非常重要的促进作用。所以，很多情况下，除了要满足客户一方对工作进展信息的需要，在适当的情况下，还应该做好必要的客户参与活动，即将客户拉人我们的执行团队，让他们参与具体的项目工作活动，并承担一定的责任。这既有利于缓解团队资源紧张的矛盾，还能让客户体会到参与的成就感，进而更乐于促进项目工作的推进。联合召开项目启动会，就是一种很好的干系人参与的活动。邀请客户项目接口人、相关部门负责人参加启动会，不但让客户一方知晓我们对该项目的重视程度，同时也可以对方在第一时间清楚理解自己在项目执行过程中应该承担的配合责任。service.mypm.net
然而，上面涉及到客户一方在项目启动会上的所有安排、计划，都必须提前做好充分的沟通。毕竟甲乙双方分属不同的单位，都有各自不同的工作习惯和计划安排。特别是在参会人员的邀请问题上，除了具体的行程时间不要出现冲突外，在参会人员彼此之间的部门利益、甚至个人关系等方面，更要做到考虑周全，不能出现疏漏。类似这种细节问题，项目经理是很难做到准确、恰当的，这就需要与客户方的项目接口人做好充分的交流。在这个案例中，客户方的王经理就是最佳人选。他更熟悉自己单位的具体情况，可以更方便的把握分寸与尺度。项目管理者联盟
这个看似简单的问题，实际上有很多细节需要关注，包括领导发言的顺序、讲话内容的确定等等，所以往往需要经历多次的沟通和交流。如果如案例中的情形，事到临头了搞“突然袭击”，不但会招致对方的反感，期望的会议目标也往往很难实现。特别是，启动会是一个项目的正式开端，如果刚刚开始就让客户感到不满，很容易给客户产生偏见，甚至质疑项目经理的态度和能力，这将非常不利于未来工作的开展。项目管理者联盟
最后我们再来说一说会议召开前应该做哪些准备工作。会议，是一种最为严肃和正式的沟通形式，常用于讨论复杂问题，做出正式决策等活动中。开会就要有结果，为了保证实现既定的目标，会议组织者必须在会前做好充分的准备工作，包括确定具体的会议时间地点、确定参会人员、编制会议议程、做好会议时间规划等，并将上述信息提前至少一天，通知到具体参会人员(注意，这时候通知干系人仅仅是为了起到提醒的作用，具体内容的确定，一定是在与相关干系人协商并达成一致的基础上确定下来的)。在参会人员的确定上，一定要把握“相关”原则：与会议内容有直接关联的干系人才能参会，如果需要对方在会上发言，或者在会上做出任何决策、承诺，一般要在会议召开前通过单独沟通的方式对内容予以确认，以避免在会上出现议而不决或争执的情况。如果有某位关键干系人因故不能出席，并且没有其他远程参会的可能(比如通过电话、网络、多媒体设备等手段)，除非有得到充分授权的替代者，否则宁可会议改期，也不要在关键干系人缺席或无权应答的替代者参与的情况下举行会议，这样的会议一定不会有确切的结论，无法实现会议目标。项目管理者联盟
项目启动会看似简单，但如果不注意上述细节，反而可能弄巧成拙，造成不良的影响，甚至给整个项目过程埋下隐患，因此必须认真对待，不可掉以轻心。项目管理者联盟
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