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另外，有经验的CIO会由一些不寻常的信息或内外部环境变化判断出可能出现的风险，对此风险进行辨识与评估，与项目经理共同安排应对的策略，在负面威胁尚未实现之前先降低其可能发生的几率，或减少对项目施行的冲击。项目管理者联盟
记者：如果潜在的风险变成了项目群实施中真正的威胁，最直接的后果就是造成项目预算或者进度与计划的出入，如果这种情况真的发生了，又该如何处理?项目管理者联盟
高爱琴：无论是预算或时间的出入，都要了解背后真正造成出入的原因，才能有效克服这些难题。项目群之间彼此相关，预算或时间的出入未必是项目本身造成的，也可能是受到其他项目的影响，项目经理应先找到导致偏离的根本原因，迅速寻求CIO的协助。预算与时间都是CIO掌握的项目核心，越早发现实际与规划的出入对异常的矫正越有效力。若是忽略了偏差分析的重要性可能会形成巨大的预算或时间出入，使项目陷入恶性循环，只得借助更多资源的投入进行弥补。时间的延迟最常用的克服方法是赶工，由CIO调动其他项目的设备或成员来齐力追赶进度，或是寻求外部厂商的资源来协助解决，虽然成本增加了但风险较低。另一种常见方法是并行法，拉近项目间的时间差来调整资源分配赶上进 管度，这个方法增加的费用较少，但资源理风险会增高，使用时要有所斟酌。预算的超支是IT项目实施中常见的问题，要正确评估项目成本，需要丰富的经验以及需求单位(使用部门)的配合。例如ERP项目，使用者若无法克服以往的旧习惯就容易变成需要大量的定制化开发，项目费用自然高涨。所以预算要能与实际贴切，就要先清楚哪些是影响成本的关键点，保留合理的弹性空间，并严加管控。项目管理者联盟文章
记者：对于项目群主管来讲，除了要特别关注前面探讨的风险、进度、预算和资源等方面以外，质量也是他们必须关注的，因为质量才是决定项目成败最核心的生命线。那么IT项目群的质量该怎么去控制呢?项目管理者联盟
刘海滨：对项目群的控制，以前大多是从进度、经费预算和资源等方面进行控制，因为这些比较容易量化，控制起来也相对容易。现在，越来越强调对质量进行控制。talent.mypm.net
从我的经验来看，对质量进行控制首先要对质量目标进行层层分解，在分解过程中，尽量把潜在的质量问题消化掉，逐渐减少到最少。在这个过程中，质量计划就显得很重要，要明确按照什么样的方法、措施和手段来保证质量目标。比如，到什么时间点要对项目进行评审、测试，评审或者测试该怎么操作，哪些人参与等，都要有相应的计划。详细的质量计划可以使质量在过程中就能得到保证，而不是发生质量问题之后再去追溯。pmp.mypm.net
高爱琴：明确的质量目标、周详的质量测试与实时的质量控制，是项目获得完整质量保证的不二法则。首先在项目规划过程中要注意质量目标是否明确，一般常用质量政策、范畴声明书(SOW)、系统分析书、产出规格书等工具，将IT需求逐步展现为量化目标(例如程序错误率需低于5%等)。在系统开发期间要了解系统稳定性、正确性、完整性、安全性、兼容性等IT特性的发展方向是否正确。项目施行过程中采用检查表(Checklists)检核对质量功能的绩效与达标率，同时避免因为分析不精确、程序重复、用户投诉等因素造成时间与预算的偏差，以维持项目产出质量与项目施行过程的质量。系统开发结束之后，紧接着就是上线前的测试阶段，IT测试方法有很多，但此阶段要注意的是测试程序以及改版过程都需要被完整地记录，因为这些经验对于往后的项目质量规划有相当大的帮助。项目管理者联盟
记者：在项目进行过程中，除了资源、进度、经费预算和质量等方面随时会有影响项目进展的风险发生之外，人员变动也是非常棘手的问题。如果项目核心成员甚至项目经理发生变动，作为项目群主管的CIO该如何应对呢?项目管理者联盟
高爱琴：项目群主管需面对多种挑战，项目主管的更换便是其中一项。无论更换的原因为何，领导者若能预先备妥方案便可减少对项目群的冲击。我服务的组织里，比较重要或规模较大的项目通常会直接设置副项目经理，他承担辅助项目经理推动项目的责任，同时也可作为项目经理的备选人，在需要更换项目经理时可直接衔接项目任务，以减少接任的摸索期。另一个利器是PMIS，该系统不仅是项目信息交流平台，还兼有记录项目发展轨迹、分析项目施行现况、预测项目发展走向的功能，在更换项目经理或项目成员时，只要调整系统权限，即可修正信息传递的管道，确保项目信息能够正确地传递给新任者，并加速新任项目管理人对该项目的熟悉与掌握。当然，新任项目经理需要CIO赋予管理项目的权力，CIO若能在正式场合公布任命，对新任者的信心也会很有帮助。项目管理者联盟
刘海滨：项目进行过程中，各种项目文档、工作记录和报告材料等都要很好地制度化，并进行存档。如果项目经理发生变化，新的项目经理根据这些过去工作中积累下来的文档，很快就能进入到项目中，保证信息及时传达给新的项目经理。club.mypm.net
其次，作为项目群主管，一定要对各个项目有所总控，关键节点要把握，这样才能对新的项目经理提供必要的指导。如果项目群主管对关键信息不了解，会给新的项目经理在对项目信息的获取方面造成很大影响，甚至造成工作衔接过程艰难，项目无法继续进行。项目经理圈子
Leroy：如果CIO无法预知哪个项目经理会中途辞职，那最好的做法就是尽量保证项目中各种信息的完整性。在项目群设立之初，任何一个项目经理的主要职能，都是依据他所处的职位的项目管理信息系统而来。CIO需要保证项目过程中信息的完整性，并尽量用项目信息系统跟踪项目的每一项进展。项目管理信息系统包含所有与项目相关的信息，比如时间、成本范围、质量等，这些已经成为项目档案的一部分。此外，建议所有项目相关的所有文档都使用统一模板，并且有专门的人员或者系统负责整理和保存这些相关信息。项目管理者联盟 项目管理者联盟
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