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工程建设应重视项目文档管理

作者:佚名   提交人:项目管理者联盟[佚名]   属性:提交人转载   发布时间:2011-9-30   点击:2318   【收藏本文

  目前,在工程建设项目管理上,由于受传统管理模式的影响和思维习惯的局限,普遍存在重现场指挥协调推进进度、忽视准确周密快捷的文件管理作用的现象。不重视项目文档管理,会制约工程建设项目管理水平和效益的提升,甚至会遗留安全、质量、技术、财务方面的风险。如何提高项目文档的管理水平和效率,是工程建设管理中的一个重要课题。service.mypm.net

  文档管理是项目管理的关键工具pmp.mypm.net

  文档管理是项目管理的关键工具。在工程建设项目实施过程中,无论是会议、检查、谈判,还是研究、设计、审批,或者施工和交易,这些项目管理行为最终必须通过文件的形式确定下来,进行信息传递,得到确认和执行,从而实现对工程费用、质量、安全和进度等节点在时间、空间、数量、质量方面的多向量控制。项目实施各方的相互关系和合作内容也必须通过文件才能得到确定。因此,文件形成的质量、传递的速度、执行的效率,在一定程度上决定了项目管理的质量和效率,文档管理是项目管理的核心和驱动器。blog.mypm.net

  提高项目管理文件形成的质量,提高文档传递、归档处理等文档管理的效率,是项目管理的重要工作。如会议形成的决定、决议、协商内容要迅速准确地形成文件,通过文档管理部门以最快的速度分派传达到有关单位,以使其得到贯彻执行。如果文档传递信息出现梗阻,造成决而不行,会影响工作效率和进度。在这方面,应用网络和计算机通讯技术,形成能够电子签名的电子文档,将会极大地提高管理效率。talent.mypm.net

  项目文档跟踪、总结和沉淀了从项目启动、计划、执行、控制到收尾全过程的管理信息。从内容上区分,项目文档可分为成果文档(即通常所说的竣工资料)和过程文档两大类。过程文档主要记录项目管理进程中的各种信息,为项目管理人员进行工作提供决策依据,保障项目目标的实现,因此是企业宝贵的资产。对过程文档进行归纳和分析,项目管理者可以从中清晰看出该项目实施中的经验和教训,不断总结经验,避免失误,提高项目运作水平。成果文档如项目前期的可行性研究报告、中期的基础设计、后期的施工图设计及施工过程文件等阶段性成果,经过工程实施和实践检验,作为思维和设计的成果,文件中与现场客观实践不符合的部分得到充分暴露和修正,比如设计变更、预算调整、合同调整,对原文件进行了补充、改正和完善。这些文件的管理能促进技术进步和管理提升。pmp.mypm.net

  文档是落实项目经营管理主体责任的重要依据。文件档案记录和沉淀了工程项目全过程,是项目质量、安全、商务、费用等项目经营管理的根据,与工程建设效益和工程责任息息相关。如有关HSE管理的文件不仅是现场安全管理控制的有效工具,而且是事故认定和事故处理追究责任的铁证。所以,保证项目文档的严密性、完整性和有效性非常重要。bbs.mypm.net

  五措施提升项目文档管理水平service.mypm.net

  一是推进文档管理规范化。项目文档作为项目沟通交流的载体,要真正做到系统化、全面化、清晰化,达到整个项目受控并有序进行。项目成立后,首要的工作就是要对项目文档管理作出明确的规定,以保证项目文档准确、完整、有效,从而确保项目顺利实施并满足合同要求。根据这些规定,搞好项目文档分类的管理。根据项目文档的不同属性,对种类繁杂的项目文档进行科学、规范和统一的分类。在文档管理中需要建立一套文档的模板,对一些格式进行规定,将一些基本的要素固化到文档模板中,确保文档需要的内容能够在文档中体现。项目管理者联盟

  二是做好文档的建册、验收与收存。设计成品文件的出版、分发及项目结束后整个文档的归档等方面的要求,确保有效项目文档完整保存和归档,科学、合理存放,以方便项目成员查阅。确保项目文档按时顺利出版,及时分发,保证文件流的畅通以及分发流转记录的可追溯性。确保项目文档完整、长期妥善保存,以形成和积累企业组织过程资产,方便查阅和再利用。转自项目管理者联盟

  三是建立文档控制体系和工作流程,实现文档管理电子化。根据统一的分类代码规则,制定项目文档分类代码,进行电子管理,运用项目文档信息系统对文档进行分类和查询。转自项目管理者联盟

  四是加强文档管理人员的管理。提高文档管理人员素质,增强项目管理人员的管理意识,树立以项目为核心的系统思维和规范意识,确保项目文档管理人员尽职尽责,及时有效完成每个文档的管理过程。对总包方、业主、施工分包方、监理公司、质检站、各级政府等相互来往的大量繁杂的文档,能及时传递、处理,完成文档的内容和形式上的闭合。项目管理者联盟

  五是重视和开发项目文档价值,提高工程项目的效益。项目文档不仅直接关系着项目的商务效益,而且凝结着工程管理经验、在施工中完善的技术,是工程建设项目及其管理的宝贵财富。如施工中的设计变更凝结着技术工程化成果,应该反馈到设计部门以修正原设计,使技术更加完善。施工程序的变更更直接地反映现场施工技术的进步,吸取这些经验会不断推动施工技术不断进步。因此,工程建设及其项目管理应该重视查阅、分析和研究项目文档,从中挖掘和总结技术工程化、管理便捷化和经验技术化的成果,这样才能不断提高工程建设项目的管理效益。项目管理者联盟

转自项目管理者联盟


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