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炼油化工建设项目文档管理模式探讨

作者:张凡 闫秀敏 锁海滨   提交人:hspm[项目管理]   属性:提交人原创   发布时间:2013-9-30   点击:4742   【收藏本文

  文控人员和档案人员集中管理是实行文档一体化管理模式的前提和保障。项目正式启动后,业主应及时成立文控部门,将文控人员和档案人员集中在一个部门统一领导、统筹管理。文控人员与档案人员的一体化管理,一方面,容易统一文件工作和档案工作的标准,从整体上规范文档工作行为;另一方面,可灵活调配人力资源,文控人员和档案人员既可分工又可合作,能提高人力资源使用效率;第三方面,通过文控人员和档案人员的协同工作,容易建立起文件工作和档案工作相互间的监督机制,使文件到档案的转换过程全程受控,从而确保文档工作质量。www.mypm.net

  2. 建立健全文档工作制度标准项目管理者联盟

  文档工作制度标准是文档工作的行动方向和作业依据。文控部门成立之初,即应着手建立健全项目文档管理规章制度及标准规范,及早明确文控人员、档案人员、各专业工程师以及项目各参建单位的文档管理职责、工作标准及程序,使项目文件从编制、流转、保管、利用到整理和归档等各项工作均有规范要求、程序约束和制度保障,为项目文档一体化管理工作稳步、有序、顺利推进奠定良好基础。文档工作制度标准一般包括:《项目文件控制管理规定》、《项目文件编码规定》、《供货商提交文件管理细则》、《承包商提交文件管理细则》、《项目文件归档管理细则》、《项目档案管理规定》、《项目档案分类编号规则》和《电子档案管理规定》等。项目管理者联盟

  3. 实施项目文档信息化管理bbs.mypm.net

  为提高项目管理效能,近年来炼化建设项目大多采用的是矩阵式项目管理模式。在该模式下,项目成员处在信息频繁交换和沟通的状态,其对各类项目文档信息的了解、掌握情况,直接影响着项目管理工作的效率。作为文档信息一体化管理的专业部门,文控部门应积极实施项目文档信息化管理,组织构建项目文档信息系统,利用先进的信息技术加快项目文档的登记分发与流转速度,畅通项目文档信息沟通渠道,并实现文档信息的集成、共享,为项目管理人员实时查询、掌握项目到图与分发情况,更好地与项目建设设计方、监理方及施工方等开展协同工作提供有力支持,从而促进项目建设各项管理工作的高效运转。项目管理者联盟

  4. 强化文档管理过程控制项目管理者联盟

  强化文档管理过程控制,主要应做好四方面的工作:首先,在项目筹备初期文控部门应积极了解掌握项目管理模式和组织机构情况,做好项目文档管理的策划,为文档工作稳步、有序和顺利开展奠定良好基础;其次,在项目开工前文控部门应及时组织承包商文控人员及其工程技术人员开展文档业务培训,使承包商在项目开工建设时即了解项目竣工文件的编制、整理和归档要求;第三,在检查工程进度与施工质量的同时,应检查项目竣工文件的编制、整理和收集情况;第四,在进行工程验收的同时应审核和验收项目竣工文件的归档情况。www.mypm.net

  此外,文控部门平时应及时收集工程信息,了解掌握施工进度,主动与承包商沟通、交流有关文档业务,定期深入现场检查、指导承包商的文档管理工作,将文档工作延伸到工程建设的各个方面,从源头上控制项目文件的形成与流向,把对档案完整性、准确性、系统性的控制要求提前到文件管理阶段,有效减少项目文件在形成和流转过程中的散失与混乱现象,强化文档管理的过程控制,实现文件和档案的“无缝”衔接。training.mypm.net

  5. 培养专业化的文档队伍项目管理者联盟

  要想做好文档一体化管理工作,离不开一支高水平、高素质的专业队伍。文控部门应高度重视文档专业队伍建设,完善专业培训体系,合理配置培训资源,多渠道、多形式开展各种文档业务培训,不断提高文档人员的基础理论、专业知识水平和解决实际问题的方法技能,同时还应建立健全专业人才评价制度、薪酬保障机制和表彰奖励制度,以激发广大文档专业人员的工作热情和创造潜能。培养造就一支基础知识扎实、实务能力过硬、工作勤奋努力的文件、档案管理专业队伍,是确保文档一体化管理工作顺利、高效实施的重要保障。项目管理者联盟

  在新的炼化建设项目管理模式下,充分发挥业主、项目总包商、专业分包商的各自优势,积极探索切实可行的炼化建设项目文档管理模式,解决影响炼化建设项目文档管理乃至工程建设的瓶颈问题,将文档管理与工程建设紧密结合,走出一条有炼化特色,优质、高效为工程建设服务的项目文档管理之路有着重要的现实意义。笔者认为在炼化项目建设期间实行文档一体化管理模式,把文件的形成、登记、收发、存储、利用等工作与档案的收集、整理、鉴定、检索等管理环节有机地结合在一起,统一工作标准,统筹工作安排,有利于最大限度地提高项目文档工作的服务质量和效率。项目管理者联盟

service.mypm.net


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