|
(3)确定工作汇报方式。明确项目干系人对项目经理、项目经理对上级和相关方的工作汇报方式，包括汇报时间、汇报形式。比如项目组成员每天通过 EMAIL向项目经理汇报，项目经理每周通过EMAIL向直接客户和上级汇报，紧急汇报可通过电话及时沟通，每两周项目组进行一次项目工作沟通会议等等。因为半导体测试项目的外部干系人很多，有客户、供应商、和客户合作方，他们之间也存在互相汇报的方式问题。所以项目经理在与这些外部干系人之间的沟通应该尽量采用先电话沟通，然后再EMAIL通知的方式，这样即做到了对外沟通的高效，又可以使沟通信息文字化，已备留档查阅[11]。
第三、采取多种有效的方式进行沟通：项目管理者联盟
半导体测试项目的项目经理必须知道如何计划沟通工作，了解每一个团队成员需要什么类型的信息，并在项目工作中根据不同的目的采用不同的沟通方式。项目管理者联盟
(1)书面材料。对于一些重要的、需双方确认的信息可以采取这种正式的方式进行沟通。比如：与工程师之间沟通需要的软硬件设计规格书、设计图纸等设计信息，供应链部门之间沟通需要的成本分析文档、物料单，与客户之间沟通需要的需求规格书、合同等。项目经理博客
(2)面对面交谈。如是单方沟通，面对面的沟通是最好的方式，沟通信息准确性高、利于意见反馈、沟通双方有平等感。比如：在半导体测试项目中需要和工程师在公司内需要进行沟通时经常采用面对面的交谈方式，即直接，又高效。项目管理者联盟
(3)电子邮件。因为半导体测试项目的各个干系人一般都具有较高学历，供应商和客户等公司外部干系人也都是较有规模的公司组织，所以，EMAIL方式是平时交流最常用的沟通方式。通过这种方式可以方便地传递与客户、供应商、项目团队成员、及上层管理者之间的文件，比如项目计划、备忘录、会议纪要、工作报告、设计信息、项目文档等。项目管理者联盟
(4)即时消息。半导体测试项目大都在时间上有较高要求，对项目干系人之间的沟通要求能够快速响应，因此，经常需要通过电话、短信平台等传递即时消息方式使项目各方可以实时地沟通。而且，对于客户、供应商和客户合作方这些外部干系人，因为不在公司内部，发邮件也不一定能够确保信息的即时传达，因此在紧急情况时，在EMAIL沟通方式的基础上，通常需要通过拨打电话进一步对信息的传递进行确认，也能有效地保障沟通双方对文字表述的技术内容等信息的理解能够保持一致，没有歧义。
(5)项目会议。在半导体测试项目中，因为技术方面需要各个内部干系人(电子、软件、机构等)一起合作、一起参与沟通，比如硬件工程师和软件工程师就需要互相分享信息、电子工程师和机构工程师也需要互相分享信息。所以在这种情况下，项目经理组织会议讨论是很好的互相传递信息、互相分享信息的沟通方式。这样的方式可以面对面交流，沟通的信息比较准确，容易达成沟通目标，沟通完毕形成文档发给参与方参阅。比如每周的项目例会就是比较重要的项目管理沟通的方式，通过项目会议沟通项目状况、存在的问题，以及解决的方式等。项目经理圈子
(6)电视电话网络会议。在半导体测试项目中，经常通过多方电话网络会议的方式和客户、供应商之中的那些身处异地的团队成员之间提供一个参与沟通的渠道。尤其是在项目实施中，有些技术信息需要客户、客户合作方等多方同时确认时，电视电话网络会议就是一个高效直观的沟通方式。项目管理者联盟
(7)非正式沟通活动。一般来说，半导体测试项目都是时间比较紧迫、任务比较繁杂的项目。项目成员的工作强度也较大，需要经常加班。所以适时的在项目间隔中举办一些如联谊、聚会等活动，都能使项目组成员之间的关系更加融洽，更加和谐。项目管理者联盟
(9)使用先进的项目管理软件工具。因为半导体测试项目多是几个项目同时进行的，因此为了提高沟通的效率和有效性，采用ERP等管理软件对项目进度进行管理，为成员互相沟通等提供高效的平台。项目管理者联盟
第四、保证信息的正确传递：PgMp.mypm.net
项目经理在半导体测试项目中与各个项目干系人信息的传递一定是双向的，有传递方和接收方。为了保证信息的正确传递，必须注意以下三个方面：项目管理者联盟
(1)必须保证传递方所传递的信息是正确的信息，而不是给他们提供过量的不相关的或是重复性的信息，也就是说传递的信息质量要高。比如在传递技术更新信息时可以通过更新技术文档的内容并更新其文档版本、在更新总目录中简要表明更新情况。项目管理者联盟文章
(2)必须保证信息被接收者收到了，即所有的沟通方式，必须有回馈机制，以确认接收者已收到;比如传递方在通过Outlook发送邮件时加入邮件接收反馈功能，确保接收方及时收到邮件。又比如收发邮件后进行主动的电话沟通，确保信息正确无误地传递到了接受一方。项目管理者联盟
(3)必须保证对收到信息的理解是正确的，以免给项目带来或大或小的损失。传递方在向接收方发送信息之后需要进一步进行电话沟通或面谈，对于一些重要的信息，在可行的情况下只有采用双方的会谈才可能会更快更准确地让接收方准确无误地接收。项目管理者联盟
半导体测试项目中涉及到众多的项目相关方，而项目经理与项目各个相关方之间建立良好的沟通是非常必要的，同时为保证项目沟通的有效性，项目经理应采取适当的沟通方式、规范的沟通行为，保证信息传递的准确、及时、理解无误，只有这样，才能为项目的成功提供保证。项目管理者联盟
1.4 半导体测试项目的沟通技巧项目管理者联盟
有了好的沟通机制和有效的沟通途径，也不能完全算是好的沟通管理。在半导体测试项目实施过程中，项目经理主导的项目沟通过程，还需要注意以下几点沟通管理的技巧：项目管理者联盟
第一、沟通是项目干系人的沟通。不管客户还是项目成员，他们在项目中都会有自己的利益关注点。比如：客户比较关注交期、交付物质量、价格，而内部干系人则关心技术上的方案可行性、设计难易度，而供应商比较关注签发的PO(Purchase Order)、付款条件等。有效的沟通机制，能够帮助项目经理与利益各方建立良好的关系，为项目的顺利实施，以及后期项目的开发奠定好的基础。同时，有效的沟通机制也会对项目团队的建设起到积极的作用。每个成员参与项目都会有自己的目的：有的人为了挣钱，有的人是为了学更多的知识，有的人是为了积攒成功案例和工作经历。作为项目经理要了解每个成员的想法，并对他们的想法进行分析。在项目实施中，项目经理要对人员进行合理搭配，在满足项目需求的同时，还要尽可能的满足每个项目成员的个人需求。项目管理者联盟
第二、情感的沟通是有效的手段。在项目中，项目经理要与自己的成员保持经常性沟通，交流工作中的体会，偶尔展开团队娱乐活动对提高团队的工作效率是非常有益的，每个人都需要赞美，有时赞美是一种继续努力的动力，比如项目组成员有特别良好的表现或者在研发过程中有飞跃性的进度，可以发封表扬EMAIL給项目组并抄送給直线职能主管。正所谓有表现就要有绩效，对于很多的半导体测试公司来讲，项目经理的绩效考核的分数是可以作为职能主管考核员工参考的。blog.mypm.net
第三、聊天与谈心也是很好的情感交流方式。项目经理需通过和项目内部干系人聊天或谈心，了解他们在工作中的问题和难处，积极为他们想办法，同时这样也可以培养他们坦诚和开放的心态。项目经理在与客户打交道的时候，和客户保持良好的私人关系，也是可以间接有助于解决问题的方式，尤其是对半导体测试项目的客户来说，他们有比较多的选择，半导体测试公司面临市场上较多的竞争对手，这里项目经理或销售人员和客户之间的关系就比较重要。比如通过聊天可以了解到客户新的需求，甚至可以了解到客户对项目组有哪些看法和建议，哪些继续改进的地方，这样有助于改进项目实施。项目管理者联盟
第四、项目经理要善于聆听。项目经理的日常工作中很大一部分是在听取各种意见。在各种会议和交流活动中，善于听取并从中提炼所需的信息和知识是项目经理必需的能力。项目经理对所有员工的抱怨要全部接受并加以化解，这也是项目经理的能力之一。比如搞软件开发的工程师，很可能因为项开发工作很难进行而稍许抱怨，项目经理虽然不能帮上忙，但要耐心聆听程序员的抱怨，使他们工作中的不快得以很快发泄出来，随后善于开导，这也是对项目进程的一种推动[12]。项目管理者联盟
1.5 本章小结项目管理者联盟
本章结合半导体测试项目的特点，阐述了半导体测试项目管理模式中的沟通管理的部分。首先建立了半导体测试项目中的干系人库;其次针对半导体测试项目中沟通管理的应用，通过以下三个方面分别详细分析。www.mypm.net
本文为项目管理者联盟联盟会员原创文章，授权发布，非经同意不得转载！
|
