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项目实战笔记之一：高效会议的组织方法项目管理者联盟
关于开会大家应该都不陌生，而且应该有不少人被过度频繁的会议“伤过”，甚至”谈会色变“ 。当一个组织的人员较多，结构复杂时这个问题会更加突出。如果开发人员/测试人员参加会议过多，会导致工作打断严重，直接影响到团队工作效率。如果管理人员参加会议过多，就会导致管理人员离开所负责的管辖范围时间较长，不能及时响应事情，从而导致团队整体管理效率变低，典型表现是很多事情没有及时处理、开始积压。项目管理者联盟
当然会议是需要的，主要是我们要总结出一套高效的方法。下面分享一些总结，有兴趣的同事可以一起探讨。项目管理者联盟
第一，确认会议类型及目的。我认为在我们公司的研发体系里以会议目的划分，会议大体可以分为以下6种：项目管理者联盟
1. 团队建设：激励团队，培养员工的团队意识，让每个参与人员了解共同的目标，树立全局观念，无形中能够帮助团队减少协调成本。 例如：版本项目周会项目管理者联盟
2. 报告绩效：向上级管理层汇告版本当前绩效情况，并且根据需要可以获得适当的资源支持，例如：RDM的项目分析会议项目管理者联盟
3. 平级沟通：针对问题通过会议讨论形成解决方法或是达成处理协议. 例如：开发和测试周会，跨部门合作会议项目管理者联盟
4. 信息传达：将信息传达出来，让相关人得到信息并理解信息，以方便进行下一阶段的工作。例如：新流程培训会议，经验分享会议项目经理博客
5. 创意开发：针对某一个问题的解决方案或是某个方向的创新主题进行讨项目管理者联盟
6. 评审会议：技术方案/需求文档评审，疑难问题讨论等项目管理者联盟
确定好会议类型及目标之后才能选定出需要讨论哪些内容，汇报哪些信息，以何种方式组织。这里举个示例：talent.mypm.net
示例：一个项目组对RDM做绩效汇报(项目分析会)。我们首先确定会议目标为：项目管理培训
a. 向RDM提供版本总体计划情况，当前进展，当前存在风险及计划应对措施，趋势预测等项目管理者联盟
b. 申请关键资源支持，因为RDM听过完整汇报时，对版本有了比较系统的判断，此时如果确实需要资源协助，比较容易得到批准项目管理论坛
确定目标后，我们就可以发现开发和测试在这里是被作为一个团队看待的，因此在这个会议过程中开发和测试的意见应该是一致的，并且汇报的内容不能重复，但可以各有侧重。因此会议前开发和测试应该进行明确的汇报分工，各自总结完后，内部讨论得出一致结论。基于这样定位而组织的项目分析会，就会非常高效，并且能够在短时间内将版本整体情况展现出来，同时也促进了开发和测试内部一次完整性总结。而如果没有这些前期工作，项目分析会过程中，开发和测试意见就可能非常不符，甚至进行争吵，更严重的是发生互相责怪，推卸责任的情况。service.mypm.net
第二，开有准备的会议。有准备的会议需具备以下三个特点:项目管理者联盟
1. 有清晰的会议历程及会议预期pmp.mypm.net
例如：大多数开发和测试的例行沟通会议，是以明确问题及达成协议为主，而不是解决具体的某个问题，如果过于深入会导致时间浪费，更严重的是随意决策。项目管理者联盟
2. 选择合适的人参与service.mypm.net
会议召开前需确定好哪些人要必须要出席，哪些人得到讨论结果告知即可。将会议控制在必要范围里的好处在于，避免会议浪费其他人员时间，同时保证会议的发言质量。项目管理者联盟
3. 选择合适的时机项目管理者联盟
合适的时机是指要评估与会人员的时间繁忙程度、解决问题的条件是否成熟，这个时间开会的效果如何?例如：项目进度非常紧张的情况下，项目组每周举行耗时很长的个人知识及读书经验分享是不合事宜的。项目管理者联盟
第三，议而有决，决而有行，行而有果。项目管理者联盟
从结果导向来看，会议都是基于某种目标而召开的，因此达成预定目标是非常重要的，会议过程中，组织者要进行有效的时间控制，出现跑题情况时要及时引导纠正，防止参会人员天马星空或过于深入细节，浪费大量时间。这个过程可以简称为议而有决。决而有行是指，会议讨论出的决策要形成任务分解，并落实责任人。行而有果是指，已经分解的任务要进行跟踪，产出效果。第三点总结起来比较简单，但是往往是我们最难以落实的地方，所以经常会出现诸如“这个问题，我们好像上次讨论过”的这类情况。项目管理者联盟
其他一些小技巧罗列如下：项目管理者联盟
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