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沟通工具与技术项目管理者联盟
这一部分，我们将深入了解当前比较常用的项目沟通方式以及一些易于实施的成功实践。项目管理者联盟
1.会议项目管理者联盟
会议是迄今为止项目中最为常见的沟通方式，但人们对它却褒贬不一。项目管理者联盟
通常，会议的目的包括：项目管理者联盟
①项目启动与计划活动，这些活动旨在理解和定义项目;项目管理者联盟
②共享与解释有关项目状况、未解决的问题与风险的信息;项目管理者联盟
③制定项目决策;项目管理者联盟
④讨论和解决与项目主题相关的问题;项目管理者联盟
⑤建立团队;项目管理者联盟
⑥解决冲突。club.mypm.net
显然，在一次会议中，可能会有多个目的交织在一起。但是通常来讲，如果会议有明确、唯一的目的，而且不需要参会者在思维方式上做出重大转变，则会更加富有成效。基于这一观察结果，产生了一些技术，其中包括Edwardde Bono的“六顶思考帽”(SixThinking Hats)方法。项目管理论坛
使用这种方法时，每个参会者都要“戴上相同颜色的帽子”，而每一种颜色的“帽子”代表了一种特定的思维方式：白帽子表示实事求是，红帽子表示从感觉出发，黑帽子表示危机感或风险导向，黄帽子表示积极或成功导向，绿帽子表示创新，蓝帽子表示过程控制。项目管理者联盟
更通俗地讲，这意味着以找到项目解决方案为目的的创造性的头脑风暴会议不应与分析性的风险分析会议合并在一起进行，因为对于参会者来说，在角色之间进行转换可能会比较困难。blog.mypm.net
因此，认识到这一情况后，经验丰富的项目经理通常会根据项目的特点安排不同类型的会议，PgMp.mypm.net
例如：①项目(或项目阶段)启动会;②计划会;③决策会(如指导委员会会议);④定期的团队会议;⑤项目评审会，如状态评审会、里程碑或阶段评审会以及最终评审会等;⑥经验教训总结会;⑦冲突解决会;⑧正式的项目收尾会议。项目管理者联盟
对于这些会议，其安排方式、所用技术和做法等可能会因目的及参会者的不同而有所差异。不过，遵守以下第5条基本规则可能会有所裨益：仅组织必要的会议，因为只有这样的会议才会有成果。要安排高效的会议，转自项目管理者联盟
逐一考虑下列问题可能会有所帮助(理想情况下，对每个问题的回答都应为“是”)：①所安排的会议是否有明确的目的?②相对于其他方式来说，会议是否是达到这一目的的最佳方式?③会议是否有主题和议程?项目管理者联盟
④如果以前召开过相同主题的会议，这次的会议是否会参考那些会议?⑤需要参会的人员名单是否明确?⑥会议议程中是否考虑了届时将参会的人员?⑦会议主持人是否明确?⑧会议的时间和地点是否明确?pmp.mypm.net
⑨在确定会议时间和地点的时候是否考虑了参会者的到会情况?⑩是否会提供适当的技术手段?组织良好、主持人明确的会议很容易被参会者欣然接受。下面是一些简单的一般规则：service.mypm.net
(1)应提前向所有参会者(应区分必须参加者和选择参加者)发出会议邀请，并注明主题、议程和预期成果。如果需要参会者事先准备材料，也应告知参会者。由于很难在会议召开之前确保所有人都能够到会，因此，项目经理常常将会议安排在一个固定时间(例如每个周二下午两点)。项目管理者联盟
(2)伴有可视展示的会议通常更受欢迎。简单的可以是一张议程幻灯片，而详细的则可以采用多张幻灯片来阐述会议各个方面的内容。理想情况下，每张幻灯片都应对会议目的和议程做出提醒。项目管理者联盟
(3)应做好会议记录，以便参会者能在日后回顾一下自己的发言、意见和会议成果，以及了解自己做出的承诺。会议记录可以零散，但要详细，即便这样做是“多余”的，也仍可用来对以后的会议进行优化。由于会议的信息量可能会非常大，项目管理者联盟
因此最安全的做法是在会议进行过程中做好记录，以避免产生误解。实践中，可以在会议结束时将会议记录展示给大家，这样，参会者就可以审核一下自己的发言，并做一些必要的修正。项目管理者联盟
(4)会议记录文件应便于搜索、结构清晰。内容通常包括会议摘要(主题、议程等)及以下部分：会议期间提供的信息、制定的决策、行动计划(责任人、行动内容以及时间)、未解决的问题以及对交换文件的引用(如果有)等。项目管理者联盟
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