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(5)比较好的做法是，早点到会并检查一下是否一切就绪。如果有幻灯片，在会议开始时就应该已开始放映或做好了放映准备。项目管理者联盟
(6)会议应按时开始。有时，为了等待重要客人而不得不推迟一段时间，即使如此，出于礼貌，也应征得已经到会人员的同意。在会议过程中，要做好以下工作：①确保参会者有机会相互认识和了解各自的身份;②介绍会议主题和预期成果;③提出会议议程建议并征求意见——可能有人希望增加会议内容;项目管理者联盟
④选择一个人做会议记录(或者自己做);⑤积极地对会议进行管理，要使会议按照计划的范围和时间框架(包括会间休息)进行，并要保持参会者的活跃程度。在会议结尾环节，要做好以下工作：①感谢参会者抽出时间参加会议;training.mypm.net
②总结会议情况及会议成果;③告知接下来的工作。这些规则适用于某些特定类型的会议，而由高层管理人员参加的启动会可能会更加正式，或者可以分成正式与非正式两部分。项目管理者联盟
2.电话、电子邮件、电话会议和视频会议电话、电子邮件、电话会议和视频会议也是常用的项目沟通方式。这些方式同样存在最佳实践，不过这些内容不在本文讨论范围之内。项目管理者联盟
3.其他工具和技术转自项目管理者联盟
项目管理IT系统能够通过时间表记录、任务进度报告、问题记录、风险报告等功能为结构化沟通提供最佳支持，对此，本文不再进行讨论。需要强调的是，尽管项目经理通常并不能只为了一个项目而订购一套新的IT系统，但却应该对现有基础设施能实现的功能做出调查。项目管理者联盟
使用专用项目管理IT系统进行沟通时，也存在一些问题：①项目参与者需要学会使用该系统;②项目参与者可能更愿意使用传统的沟通手段，而不愿意使用这一系统，例如，他们可能更愿意查看邮箱，而不习惯查看系统消息;③关键的利益相关方可能还没有使用该系统。项目管理者联盟
对这些问题的解决可能已在项目经理的能力范围之外，因而应被置于整个管理框架内。另外，在实际中还有一些沟通工具比较常用：service.mypm.net
(1)谈话是电话和电话会议的一种很好的替代方式。谈话的侵扰性更低，并且仍然具有同步性。谈话记录可以被保存起来，以用于以后的项目文档。缺点是谈话一般进行得比较缓慢，而且录音方式不能记录下表情。service.mypm.net
(2)文档共享是一种可以让参与者在自己的计算机上查看会议主持人屏幕内容的沟通方式。在一些文档共享方案中，主持人还可以让参与者进行操作，对演示的文档进行更改。这是一种非常有用的方法，可与电话会议或视频会议一起使用，进行协同工作。项目管理论坛
总结项目管理者联盟
本文介绍了沟通对于项目尤其是项目管理的重要意义。沟通管理是一个至关重要的项目管理过程，这一思想可能已被重申过多次，然而却仍然被一些项目经理所忽视——他们总是将注意力集中在范围管理、时间管理及成本管理等所谓的“核心”项目管理技术上。club.mypm.net
尽管在一些简单的项目中沟通可以自然而然地完成，但在一些比较复杂的项目中，沟通却是应该经过精心计划的。幸运的是，沟通计划的制订是一项简单工作，对于大多数项目，都不需要专门的诀窍，只要具备一般的计划技能，并理解一些基本规则就可以了。项目管理者联盟
计划充分的沟通不仅会使项目更易于管理，并且会给所有的参与方带来回报。blog.mypm.net 项目管理者联盟
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