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摘要:文章分析了项目导向型企业的特点与内涵,探讨了项目知识管理存在的主要障碍,并在分析项目导向型企业项目知识流的基础上,提出了项目导向型企业项目知识管理的机制,指出项目导向型企业要有效地管理项目知识,必须从理顺和完善项目管理办公室、企业专家库和项目团队之间的协作关系,加强其知识管理职能等方面入手。项目管理者联盟
关键词:项目导向型企业;项目管理;知识管理项目管理者联盟
一、项目导向型企业的特点与内涵项目管理者联盟
项目导向型企业(POC)可以简单地定义为通过项目来创造价值、实现其战略目标的企业。其主要特点包括:以“通过项目来管理”作为组织战略,应用临时性组织来执行中大型业务流程,管理不同类型的项目组合,有永久性组织单位,应用“新管理范式”,认识到公司是项目导向的。项目管理者联盟
从战略角度而言,POC认为项目不仅是完成复杂过程的工具,还是公司组织设计的一种战略选择,“项目导向管理”是在不断复杂的商业环境下生存的公司的组织战略。从组织结构来看,对于POC而言,基于项目管理的组织机构是最适应其需求的,其组织结构是围绕着项目管理来设计的,一般有临时结构和长期结构。为了成功实施单一项目以及确保不同项目的目标与公司战略意图一致,需要特定的一体化结构,比如战略中心、专家库、项目管理办公室和项目组合小组。从文化的角度来看,POC的特征是存在清晰的项目管理文化,有特定的标准和过程来处理项目和项目群管理流程,这些过程会产生对这些过程绩效、参与的角色和应用的管理方法的共同理解。项目管理者联盟
二、项目导向型企业项目知识流项目管理者联盟
典型的项目导向型企业的知识流。POC项目知识流主要受三类组织的影响。分别是:项目管理办公室、项目团队和企业专家库。其中,项目团队负责知识的有效整合、创造与应用;项目管理办公室负责对项目管理过程中的支持与辅助,并将显性项目知识在整个企业范围内进行推广与扩散:企业的各个专家库则负责进一步挖掘项目知识的潜力,在专家库内进行知识的再创造,提升整个专家库中各个成员的知识水平与能力。项目管理者联盟
项目导向型企业独特的战略、组织架构和文化构成了项目知识管理的基本环境。在对项目进行管理过的过程中,项目导向型企业根据自身整体战略的安排,结合不同项目之间的相互关系和企业资源状况以及项目对知识的需求,为项目配备相应的管理人员,从企业的专家库中为项目分配相应的专家,并根据项目的需要从外部获取相应的专业人员,由他们共同构成项目团队。项目团队通过知识的整合和学习等创造性的工作来解决项目实现过程中的各种问题,从而最终实现项目的目标,同时进行知识的学习和经验的积累,从而提升项目知识团队成员自身的能力。然后再由项目知识团队的成员在其所在的专家库进行知识的筛选、归类、汇总、记忆、推广和应用等工作,从而实现整个企业的知识水平和项目管理能力的提升。项目管理者联盟
在整个项目的实现和知识获取与管理的过程中,项目管理办公室为整个项目的正常运转和项目目标的实现提供了必要的支持和辅助。项目管理办公室不仅负责整个企业项目的协调工作,负责对各个项目执行情况的监督和评审,为项目经理提供包括顾问和咨询在内的各项服务性工作,而且还负责收集和追踪项目的信息,并负责维护和整理项目的文档。因此,项目管理办公室是整个企业项目显性知识的重要中转机构。项目管理者联盟
三、项目知识管理存在的主要障碍项目管理者联盟
1 项目的目标导向的限制。项目是以满足或超越客户的期望为最终目标的,其核心是在一定的时间、成本和质量的约束范围内向客户交付其期望的产品或服务,这种强烈的目标导向将项目团队成员的注意力限制在了正在进行的项目的实现上,忽略了项目真正的目标——实现组织的战略目标,项目团队成员也就丧失了进行知识积累的动力。项目管理者联盟
2 时间和资源限制。项目管理的一个重要方面是集中企业或组织所能够获得的有限资源实现既定的目标,各类计划中也缺乏项目知识管理所需要的资源。同时,这种资源的限制导致对团队成员的绩效评价中也缺乏对知识积累效果的评价。bbs.mypm.net
3 缺乏开发放的、建设性的分享知识的文化氛围。项目团队是专业性技术和管理人员组成的团队,他们在项目中各自负责相对独立的工作,而且缺乏分享知识的动力,其结果往往造成团队成员仅能够通过自身的摸索缓慢地学习,降低了知识积累的效率。项目管理者联盟
4 组织的临时性。项目组织是一种临时性的组织,在项目完成后项目组织会解散,这一方面为知识的扩散提供了必要的条件,但另一方面却又限制了知识的有效整合,所形成的项目文件得不到应有的重视和进一步开发,导致其他项目重蹈了前人的覆辙或者作了重复性的工作。项目经理博客
5 工具的限制。虽然在项目管理知识体系指南中提出了从以往项目的经验教训中学习的重要性,但却没有给出明确的方法与模型,一般仅有一些简略的原则性描述,企业和项目团队由于缺乏必要的工具大大降低了企业所获知识的质和量以及知识再开发的潜力。pmp.mypm.net
四、项目导向型企业项目知识管理框架项目管理者联盟
通过POC项目知识流,以及项目知识管理的所存在的主要障碍分析,我们可以看出,项目导向型企业要有效地管理好项目知识,必须理顺和完善项目管理办公室、企业专家库和项目团队之间的关系,加强其各自的知识管理职责,提高他们之间的协作能力。training.mypm.net
在POC项目知识管理框架中,项目团队居于核心地位,它是项目的实施者,项目所需的各种知识在项目团队的作用下得以整合,新的知识得以创造并向企业进行传播与扩散。项目管理办公室协同企业各个专家库进行各种信息的收集、筛选与归类工作以及显性知识在企业范围内的推广与应用工作,负责监督企业项目知识管理相关规定的执行情况,保障整个企业项目知识管理系统的正常运行。企业的各个专家库则负责为项目团队提供咨询与培训,负责对项目产生的新的知识进行再研究与推广扩散工作,同时辅助项目管理办公室进行显性知识的筛选、分类等工作。同时,三者将所获得知识输入企业知识库。项目管理者联盟
项目团队在项目管理过程中,主要通过对项目关键阶段的评审工作来获得新的知识,在评审的过程中识别相应的经验、教训,并向相应的专家库进行报告,专家库与项目团队的专家共同对所发现和识别的知识进行分析,对有价值的知识进行进一步研究并输入企业知识库。项目团队进行知识管理的另一个主要过程就是定期的报告,项目团队根据企业报告制度的规定,定期向项目管理办公室和企业相关部门报送项目的实施情况,项目管理办公室则根据报告,会同企业专家库的专家共同分析项目的进展情况,从中进一步识别和发现有价值的知识,并输入企业的知识库。项目管理者联盟文章
据此,我们提出如图2所示的POC项目知识管理框架模型。项目管理者联盟
POC通过这套框架,可以有效地解决项目知识管理问题,提高企业的项目管理能力与水平,从而不断提升其竞争力。POC要有效地管理项目知识,发挥项目知识管理框 架的作用,还必须逐步完善如下几方面的工作。项目管理者联盟
1 正确认识项目知识。由于项目是一次性的独特性的,因此往往会使人认为项目知识也是独特的,一个项目的知识对其他项目的价值是有限的,这就造成项目团队成员缺乏主动存储项目知识以及主动从以往项目获取知识的动力。企业必须使项目团队成员认识到项目知识之间有共同点,某个项目的技术知识有其独特性,但知识产生的过程、解决项目所遇到的问题的方法、以及项目管理的过程知识都是相通的,具有很强移植性的。因此企业必须在丰富自身知识库的过程中,注重所搜集知识的类型,不仅要搜集技术知识,更要搜集解决问题的方法与过程类知识,注意搜寻企业项目管理过程知识,这样才能解决企业项目管理过程中的知识供给与需求之间的矛盾,从而提高项目团队成员参与知识管理的主动性与积极性。项目管理者联盟
2 要建立科学规范的总结与报告制度。企业必须明确知识报告的格式与报告的频度,不仅要报告项目的状态,还必须报告项目实现过程中所遇到的各种问题以及相应的解决方案,处理的效果,相应的经验教训,以及类似情况再次发生的环境以及相关知识的可能的应用领域等。企业知识管理机构对此负有监督和督促职责。对于管理过程知识,只有形成具有强制力的项目管理内部规范才能真正发挥其作用,因此企业项目管理规范必须具有根据所获得的项目知识进行及时更新的灵活性以及相关规定,只有这样才能确保知识能够尽快发挥作用,提高企业项目管理效率。项目管理者联盟
3 建立科学规范的绩效考评体系,并为项目知识管理配备必要的资源。POC要发挥项目团队成员的积极性与创造性,促使其进行企业知识的创造、转移与积累,就必须对其进行有效的激励,因此就必须建立科学规范的绩效考评体系。将员工对企业知识增长的贡献纳入考评体系中。同时还必须为项目团队以及企业相关机构配备相应的知识管理资源,同时加强对这些资源使用情况的监控,确保其为项目知识管理服务。talent.mypm.net
4 加强和规范项目管理办公室的知识搜集与整理职能。项目管理办公室在企业项目知识的管理中扮演者重要角色,只有有效地发挥其应有的作用,企业的项目知识才能够有效得以收集、编码、整合、扩散和应用。项目管理办公室制定严格知识管理规范,必须要确保项目所形成的各种知识能够被及时的编码并存储于企业知识库中,使各个不同专家库的专家都有机会获得相关知识,必须对组织中的各个专家所从事的项目以及在项目实施过程中所发生的各种问题给与详细的记录和归档,是未来的项目在遇到类似的问题时能够及时获得以往的经验教训,提高效率和成功率。项目管理者联盟
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