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如何提高周例会的效率

作者：佚名提交人：项目管理者联盟[佚名] 属性：提交人转载发布时间：2009/3/20 点击：17478 【收藏本文】

　　周例会是项目参与各方在项目实施过程中进行例行沟通的重要手段，只有充分认识到周例会的作用与形式，明确流程并严格执行，才能提高周例会的效率与质量。 bbs.mypm.net
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　　周例会上，我们可能会或多或少的遇到以下描述的场景：项目管理者联盟
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　　1、原定1个小时的周例会，结果开到4个小时还没有结束； www.mypm.net
项目管理者联盟
　　2、例会上只有领导在发言，其他人都在听。会议结束后，发现本子上记满了领导的讲话内容，根本没有涉及项目中的问题； bbs.mypm.net
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　　3、周例会上甲方的一个小组长与乙方的一个小组长开始了口若悬河的辩论赛，其他的参加人员，不是观众就是评委，一片热火朝天、欣欣向荣的景象；

　　4、周例会上有人在练三心二意功法：耳朵在听别人发言、眼睛看着笔记本的屏幕、心里想着今天的晚餐，其间还要收发一两条短消息，与临座位的与会者交头接耳。项目管理者联盟
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　　5、开了两个小时的周例会，大家都已经说得口干舌燥，却仍然不能得到一个结果。
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　　6、定在9点钟开始的例会，到了9点半时，人员还没有到齐，实际开会时间总会比预定时间晚上半个小时；项目管理者联盟
项目管理者联盟
　　7、周例会开完了，没有参加的人需要四处去询问开会人，“我说哥们，这周例会都讲了些什么？”，结果是问一个人回答一个版本。项目管理者联盟
项目管理者联盟
　　8、周例会上，针对技术架构是采用实时接口还是非实时接口，进行SWOT讨论，懂技术的人听得津津有味，不懂技术的人如听天书。项目管理者联盟
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　　9、周例会开始后，无人发言，最后只好草草收场，看起来项目进展很顺利，最后却是难逃项目延期的命运。 training.mypm.net

　　这些场景往往或促成我们对周例会机制的抱怨，或使参与者对周例会的内容漠不关心，甚至怀疑周例会本身就是一个错误。究其原因，还是周例会自身的定位与实现方式存在着认识上的不足，下面将从周例会的作用、形式、流程上进行说明，从而使更多的人了解周例会，尽可能的提高周例会的效率与质量。项目管理者联盟
项目管理者联盟
　　周例会的作用与形式项目经理圈子
bbs.mypm.net
　　周例会是项目管理与项目沟通的重要手段之一。假设项目建设过程中，全体人员都有把握在即定的范围、时间、成本之内完成项目，而项目涉及的资源情况、外部相关环境、内部环境都不发生变化，项目成员之间信息沟通顺畅、理解一致的情况下，项目的周例会或许是没有存在的必要性了。现实却是需要我们尊重这些假设，需要我们随时的应对当这些假设不成立时引起的变更，IT项目的特点之一就是在变化中建设，在变化中更成熟。多数情况下，一期项目的结束，往往伴随着下一期项目的开始。这与最近十几年，信息产业日新月异的高速发展密不可分。项目管理者联盟

　　周例会是项目参与各方在项目实施过程中进行例行沟通的重要手段。甲方、乙方、监理方、相关利益方等通过周例会来交换彼此的问题、意见、可能承担的风险等，共同讨论项目范围、时间、成本的变化情况。周例会需要对每周的项目实施状态进行总结与分析，调整下一周的项目任务计划，分析当前的项目实施情况与项目的整体计划安排之间的支撑关系，周例会需要明确反映、记录项目各方对项目当前状态的意见与决策。项目管理者联盟
项目管理者联盟
　　一般在项目初始阶段，就需要在项目配置文件的沟通管理章节中对周例会进行说明，主要有以下几点内容：周例会的召开时间、地点、主持人员、参与人员、周例会的介绍模板、会议纪要模板、会议纪要的审核流程、会议纪要的发送人员列表、周例会过程简介、周例会基本要求、特殊情况处理等内容。这种事先的约定，一旦得到了各方的认可，就需要按规定严格执行，这是项目实施中的“法律”，是项目参与者的游戏规则。沟通管理是贯穿整个项目生命周期的，其中关于项目的周例会的相关规定，也会在项目的生命周期中进行调整。无论如何调整周例会的规定，周例会应该具有的元素都是必不可缺的。例如：会议纪要的审核流程可以增加或是简化环节，变更人员，调整审核的约定时间，审核的手段方式等，但审核本身是必要的，会议纪要一定需要各方的审核后，才是可以存档与发布的版本。通过对这些要素的理解，制定严格的流程，才能减少或避免上述的一些不合适的场景的出现。 talent.mypm.net
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　　周例会的流程项目管理者联盟
项目经理博客
　　周例会的流程包括准备工作、举行例会、会议纪要的编写与发布三个环节。 talent.mypm.net
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　　首先，准备工作。项目管理者联盟
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　　在周例会召开之前，需要做的准备工作包括：确定周例会的主题、完成周例会的汇报材料，并将周例会的主题成汇报内容与例会参与方进行事先沟通。项目管理者联盟
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　　1、实施方召开内部会议：实施方需要事先对前一周工作的工作状态进行总结，一般由项目经理来完成。项目经理与内部小组成员进行沟通，回顾各小组的工作状态、存在问题、面临的风险、能否有效保障小组整体计划的执行，存在哪此困难及期望的解决方案，以及下周的工作任务，特别标识出哪些地方需要其他方面配合。大型项目的项目经理需要事先召开内部会议来汇总这些信息，并在这些基础上编写每周的汇报材料，包括：项目的整体视图及WBS说明、项目当前的状态、当前存在的问题列表、面临的风险列表、上周的工作计划完成情况、下周的工作计划。项目管理者联盟
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　　2、明确例会主题：周例会参与方较多，大家时间都很宝贵，因此会前沟通以明确会议主题十分必要。对于项目可能面临的重要问题、风险及变更等，实施方的项目经理需要在周例会召开前事先与甲方、监理方等各方负责人进行沟通，讨论本周例可能会谈及的问题。需要强调的是这种沟通不仅仅是项目经理层面的，还需要小组长的水平沟通，例如实施方接口组的组长与甲方的接口组长也需要进行沟通，这是避免会上争论的最有效的保障。很多情况下的争论，都是由于会议召开之前没有充分的沟通好，最终将周例会会场变成了个人PK的战场。而PK的结果常常是两败俱伤，原因很简单，这个PK过程本来就不应该出现在周例会上。周例会是项目实施中沟通的主要手段之一，而日常的项目成员之间沟通更是不可或缺的，项目中需要不断的沟通、沟通、再沟通，所有的项目成员，无论是甲方还是乙方都是为了共同的目标而努力的一家人。 service.mypm.net
项目管理者联盟
　　3、例会通知：通知方式包括邮件、短信、电话等，一般由甲方的项目负责人发起通知。通知邮件一般不要采用暗中抄送的方式，以便收件人可以了解参加会议的人员情况；邮件内容包括以下要素：会议时间、地点、参加人员列表、会议主题，相关文件等；一般在会议召开前24小时发送通知，使用Outlook发送可选择“会议申请”模式，以便收件人在收看邮件时直接确认参会。项目管理者联盟
项目管理者联盟
　　第二，举行例会。项目经理博客
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　　周例会会议内容一般包括以下6个方面： training.mypm.net
项目管理培训

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[发表评论]

[相关评论]

[评论人] AX	[时间] 2009-03-30
有些周后开后没有任何效果,说是一回事,做是另外一回事.
[评论人] CATO	[时间] 2009-03-29
很好。我们确实需要提高会议的质量和效率。特别是质量，更应该注意！

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