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如何提高周例会的效率

作者：佚名提交人：项目管理者联盟[佚名] 属性：提交人转载发布时间：2009/3/20 点击：17479 【收藏本文】

　　1、项目整体状态介绍：由乙方项目经理来介绍项目当前的状态。包括资源、计划、工作范围是否存在变化，对于发生变化的地方，需要特别说明。项目管理者联盟
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　　2、上周工作总结：介绍上周工作总结。重点介绍工作任务的完成情况，需要特别说明没有完成的任务的原因及处理方案。项目管理者联盟
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　　3、下周工作计划：介绍下周的任务计划安排。对于每一项任务安排，需要确明记录任务名称、简要说明、完成时间、完成标志（交付物或签字确认等）、各方负责人、级别。项目管理者联盟
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　　4、问题讨论：介绍项目当前面临的问题。每个问题需要列出问题的简要说明、解决状态、提出时间、解决负责人、影响分析。
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　　5、风险讨论：介绍项目当前面临的风险。每个风险需要列出风险简要说明、发生机率、影响范围、规避负责人员、规避方案、提出日期等。风险与问题的区别在于，问题是已经发生的，而风险是可能要发生的。例如计划中硬件的到货时间是下周五，考虑到硬件的购货合同还没有签订，可以将硬件不能及时到货列为风险，如果到了下周五时，硬件没有到货，此时风险就转变为问题。项目管理者联盟
项目管理者联盟
　　6、总结例会内容：周例会结束之前，需要由会议负责人对本次会议的达成的内容进行汇总说明，一般是将记录的内容读给大家听，确认记录的内容和与会者的想法是一致的。项目管理者联盟
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　　此外，周例会的核心内容是项目各方在一起沟通项目的实施情况，是项目管理层面的会议，尽可能不涉及项目实施或技术细节。周例会的组织者切记不要将技术方案、接口方案、割接方案等内容的讨论放在周例会上讨论，这些内容的讨论需要专业的背景、充分的论据、必要的验证才能得出结论，应该做为项目的一项工作任务，组织专门的技术研讨会来完成。项目管理者联盟
项目管理者联盟文章
　　会议纪要的编写与发布：项目管理者联盟
项目管理者联盟
　　1、编写会议纪要：一般情况在做例会内容总结时就已经完成了大部分会议纪要的工作。对于会议上的遗留问题，需要由专人在会后进行特别沟通，并补充在会议纪要内。会议纪要一般包括：项目信息、周例会的基本信息、会议纪要编写人、审核人、发送人员列表、会议过程简述、会议达成的意见、项目的当前状态信息（整体情况、上周总结、下周任务、问题列表、风险列表）。项目管理者联盟
项目管理者联盟
　　2、会议纪要的审核与修正：会议纪要编写完成后，需要提交给甲方人员审核。为了减少流程，可以通过电话进行简要沟通、也可以由乙方的项目经理以邮件的形式发出，全体人员在规定的时间（一般为24小时）内反馈意见，乙方项目经理再根据反馈意见进行修正。对于可能存在争议的内容，在正式发布会议纪要之前一定要与各方进行沟通，一旦发布后，再通过邮件进行修改，涉及的人员范围会太很多，影响也不好。项目管理者联盟
项目管理者联盟
　　3、会议纪要的发布与存档：会议纪要得到各方确认后，需要以邮件的形式发送给相关人员，不要采用暗抄的方式。在发布会议纪要时，可以将会议的主要内容列在邮件正文中。blog.mypm.net

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[相关评论]

[评论人] AX	[时间] 2009-03-30
有些周后开后没有任何效果,说是一回事,做是另外一回事.
[评论人] CATO	[时间] 2009-03-29
很好。我们确实需要提高会议的质量和效率。特别是质量，更应该注意！

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