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如何有效管理项目会议

作者：马振华提交人：项目管理者联盟[马振华] 属性：提交人转载发布时间：2009/2/18 点击：12954 【收藏本文】

　　项目计划会议的主要内容包括：项目管理者联盟
　　•根据WBS确定里程碑，进一步定义项目活动和任务；项目管理者联盟
　　•预测完成活动和任务的历时，将活动和任务分派给团队成员； talent.mypm.net
　　•讨论完成活动和任务的方法；项目管理者联盟
　　•确定活动和任务的相互关系和顺序，并根据项目时间表制定项目进度计划；项目管理者联盟
　　•制定项目成本计划、项目质量计划、项目沟通计划、风险控制计划和项目采购计划等。项目管理者联盟
项目管理者联盟
　　3．项目状态／评审会议
项目管理者联盟
　　项目状态／评审会议通常由项目经理召集和主持。参加会议的成员一般包括全部或部分项目团队成员、客户和来自高层的项目负责人。项目状态／评审会议应定期召开。例如，内部项目状态／评审会议可每周召开一次。与客户进行的项目状态／评审会议可长一些，如每月或每季度召开一次。这应根据项目的持续时间和合同要求而定。项目管理者联盟
service.mypm.net
　　项目状态／评审会议的主要目的是：项目管理论坛
　　•介绍项目进展情况；项目管理者联盟
　　•项目是否偏离进度计划，若偏离，应采取什么样的措施； blog.mypm.net
　　•说明造成进度偏离计划的原因和如何在今后的工作中防止偏差； PgMp.mypm.net
　　•汇报在项目执行中发现的问题及潜在的问题，如何解决所发现的问题及如何防止潜在的问题发生；项目管理者联盟
　　•应引起客户或项目负责人注意的事项，如客户可能尚未签署某一文件等。转自项目管理者联盟
项目管理者联盟
　　在项目状态／评审会议上，需要讨论的主题有： pmp.mypm.net
　　•自上次会议以来所完成的工作，明确已实现的关键项目里程碑； service.mypm.net
　　•项目成本、进度和范围情况：项目管理者联盟
　　▲进展情况：将工作完成情况与基准计划加以比较，工作完成情况必须是最新的；项目管理者联盟
　　▲预测：根据目前的进展情况和需要完成的项目任务，预测项目完工日期和项目完工成本，并将它们与项目目标和基准计划进行比较；项目管理者联盟
　　▲差异：明确项目成本和进度的实际情况与基准计划的差异，差异可能是正的——如提前完成计划，也可能是负的——如没能按时完成计划或超过预算，要找出造成负面差异的问题。纠正措施：有些情况下，可以在项目状态／评审会上提出纠正措施以获得客户或管理层的批准，如获得加班的授权，以便使项目赶上进度。在另外一些情况下，项目经理要求单独召开解决问题的会议，专门探讨纠正措施。项目管理者联盟
项目管理者联盟
　　4．解决问题会议项目管理者联盟
training.mypm.net
　　当项目团队成员在项目中发现问题或潜在问题时，项目经理应根据项目之初设立的准则(根据问题的大小、可能对项目造成的影响等)来决定是否召集相关人员开一个问题解决会议。如需召开，项目经理要决定会议应由哪些人参加。这些问题不应等到下一次项目状态／评审会议解决。尽早地发现和解决问题对于项目的成功非常关键。项目管理者联盟
bbs.mypm.net
　　解决问题会议的内容主要涉及采用一个好的解决问题的方法。转自项目管理者联盟
项目经理圈子
　　解决问题的方法包括以下几个步骤： service.mypm.net
　　•描述问题；项目管理者联盟
　　•找出并确定产生问题的原因；项目管理者联盟
　　•找出可能解决的方案；项目管理论坛
　　•评价各个可行方案；项目经理圈子
　　•确定最佳解决方案；项目管理者联盟
　　•修订项目计划，要注意解决项目管理者联盟
　　•方案对项目其他领域的影响；项目管理者联盟
　　•实施解决方案；项目管理者联盟
　　•确定问题是否得以解决。 pmp.mypm.net
项目管理者联盟
　　除了每一种会议可以达到其特定目的外，通过这些会议，项目经理还可以达到以下目的：项目经理博客
　　•提供机会改正、更新和增加项目团队的知识，从而制定出更为准确的成本和进度计划及绩效状态报告。 club.mypm.net
　　•帮助团队成员识别他／她们的个人努力方向，如何使他／她们的个人努力成为实现项目目标的一部分，并了解他／她们的个人成功将如何增加团队的成功。 pmp.mypm.net
　　•增加团队成员对项目的承诺。当团队成员在会议中参与决策时，他／她们更有可能接受这些决定，并为之而努力。通常，人们反对某一决定，并非是因为决定内容本身，而是因为他／她们没有被征询有关决定的意见。此外，比起个人所做的决定，团队决定更不容易被质疑。木增加团队的凝聚力，使人们感受到项目团队的存在，并确实作为团队一起工作。 bbs.mypm.net
　　•使项目团队意识到，在管理当前项目中，项目领导作用的存在。项目管理者联盟
　　•在特定环境下，为团队成员提供一个展示他／她们在解决项目问题时的创造性。项目管理者联盟
项目管理者联盟
　　在召开会议之前，项目经理必须要定义会议目标。这些目标要具体、可测量、可实现和以结果为导向。项目经理要明确所有项目团队成员在会议中的角色，甚至轮换这些角色，以便每个成员都有机会得到锻炼和获得主持会议的经验。项目管理者联盟

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