五、项目管理者联盟:项目集管理的核心管理理念或者说管理指导思想是什么?您如何看待项目集管理理念?
项目管理者联盟
张丽萍:我认为项目集管理最核心的理念是:战略一致。如果项目集管理所输出的成果,无法提供与组织目标和任务保持一致的收益,那就等于“吃白果”了。战略一致是核心前提,并且贯穿整个项目集的生命周期,它作为项目集管理的指导思想,在我日常管理工作中经常碰到的这4类问题,我都能从它身上找到答案:
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1-决策。如何做到有所为而有所不为,审时度势,正确取舍,总能选择到正确的鸡蛋。
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2-对齐。目标如何上下对齐,如何承上启下将战略落地,团队之间怎么达成共识。
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3-任务。怎么拆解任务和布置工作,下属怎样才能够清晰地去执行,做到什么程度才算达标。
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4-变更/变革。无论外界环境如何动荡、企业的产品、服务、业务流程不断改变,收益如何实现和可持续。
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每次我要开始着手解决这些问题时候,我都会去回顾公司现阶段的战略目标是什么,它就像一条射线,一把拉齐组织认知的利器,指引着我的工作。
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六、项目管理者联盟:请结合您自身的工作体会与PgMP项目集管理标准,介绍项目集管理的管理流程与管理要点?您如何理解与体会项目集管理在战略一致(strategy)、收益交付(benefit)与治理建设(governance)三方面的工作?
项目管理者联盟
张丽萍:对于这几个问题理解,我希望结合自身工作与PgMP的5大Domain来通俗易懂地和大家介绍与分享:
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1. 战略一致(Strategy Alignment):每年我需要搞多少海外业绩和现金流回来支持公司的战略目标。
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2. 收益管理(Benefits Management):接到的订单和项目,如何减低成本使其利润率最大化。
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3. 利益相关者争取(Stakeholder Engagement):向上拥护领导,向外巴结客户和各类机构,横向讨好各职能经理和研发兄弟,向下激励干活的团队和关怀供应商。
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4. 治理(Governance):常用12条治理工作招数过一遍,包括治理的目标和度量,治理原则,治理结构,治理控制活动,决策框架,风险升级矩阵,质量治理,变更授权范围,关卡评审,健康检查,组件启动与移交,项目集收尾。
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5. 生命周期管理(Life Cycle Management):无论历时N年的项目集,都要淡定,因为所有项目集遵循相似的轨迹,项目集活动都围绕这三个主要阶段来执行:定义阶段、交付阶段、收尾阶段。生命周期管理贯穿整个项目集始终。认清了事物发展规律,就不会焦虑。
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我认为这5大绩效领域的工作都很重要,它们保持一致,交互支持,环环相扣。在整个项目集过程期间,这些绩效领域的工作,是迭代进行并频繁重复的。我非常推荐林老师的那一张“蜗牛进行图”,它把整个映射关系和流程要点都生动地提炼表现出来,这“蜗牛图”是需要认真完成林老师的家庭作业后才能得到的纪念品,想要得到的同学第一步先去找林老师拜师学习。
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七、项目管理者联盟:贵单位项目与项目集的现状与项目集管理在管理体系建设、管理团队建设的现状是如何的?您如何看待项目集管理在中国企业的应用前景?在国内推行PMI的项目集管理体系会对我国企业有什么帮助,又会有哪些困难?
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张丽萍:我们公司作为科技型加制造型企业,对内部管理体系建设十分重视。我们公司已通过的体系认证有质量ISO9001:2015、环境管理ISO14001:2015、职业健康安全ISO45001:2018、汽车质量体系IATF16949:2016等。公司的各研发部门和职能部门,也分别采用了不同的管理工具,来提升工作效率和交付品质。但是在项目与项目集的管理体系上,我们公司依然存在很多不足,比如我们公司没有搭建PMIS,所以在做项目计划、预算、成本控制、利润分析、风险预警、项目财务分析的时候,是做不到项目全过程透明管理和实现项目精细化管理的。
作为三大国际主流项目管理体系之一,我认为PMI项目管理体系的推行以及在中国企业的应用场景会越来越多,因为目前在华的美资企业、与美国企业合作、或产生业务关联的中国企业数量不断增长,以及对美国PMI管理体系知识感兴趣的中国企业和个人也有很多,再加上有些在华的美企本身就是PMI的会员,整个企业内部各种流程也是按照PMI标准建立的,每年都会让内部员工参加培训并获得认证。可见PMI的粉丝呈持续增长的趋势。
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每个企业都充斥着从企业发展的前一阶段留下来的很多固有规则和影子习惯,大量的研发、生产、服务的工作靠人工来管理显然已经力不从心,同时物联网、工业4.0、人工智能、大数据、SaaS、云计算、产业互联网的快速发展,终端的定制化需求和业务流程也越来越多,给我们这种中小企也带来巨大的挑战。企业规范化,必须重视流程管理,并利用信息系统优化流程。我认为不同的企业可以选择很多不同的管理体系和工具,并没有固定一种最好的,只要适合企业现阶段发展的,才是最好的。
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八、项目管理者联盟:请谈谈项目集经理(Program Manager)的素质与能力要求。你认为PMI总结的项目集经理的能力胜任模型符合企业的需求与实际吗?
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张丽萍:PMI总结的项目集经理的能力胜任模型都很全面而务实,也是我们成为一名专业项目管理人的追求目标。作为项目集经理,需要充分利用自己的业务知识、技能和经验,来不断识别问题、寻找资源、拆解业务目标,规划项目、推动进程和控制项目风险。但在不同行业,不同产品,都会面临不同类型的项目集,而项目集经理所需的技能也会明显不同,比如,有些交付成果需要更多的技术技能支撑,有些商业环境则需要更多的业务技能。无论各行各业的项目集经理他们初始经验背景如何,我觉得有个核心竞争力必须大力展现,它在困局中往往能起到力挽狂澜、扭转局势的关键作用,那就是:运用强大的沟通能力,把重点干系人搞掂,促进组织理解和意见统一这事就自然水到渠成。
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要先做到“战略一致”,就要创造与组织目标一致的收益,创造收益就要变革,有变革就会有人抵制,有抵制就要去争取干系人,因为有些收益对于某些个人会认为是“负收益”。特别是在项目集变革中,这些变革将应用于组织、系统、流程、个人,而整个链条中最脆弱的一环就是人,想要改变人的行为总是会遇到阻力。如果干系人无法有效争取,项目集就很可能无法交付它预期的收益,即便所有的项目、子项目、组件都已经按时按预算全部完成了,但是没有人去使用它们,收益就无法持续产生,对于组织来说,原本项目集的价值就无法实现。在林老师上课的时候,其中让我印象最深的一句话是,“干系人无法管理,但是可以去争取”,意味深长。
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九、项目管理者联盟:作为国内为数不多的成功获得PgMP证书的高级项目管理人员,请谈谈您对计划参加PgMP学习的后来者的建议?
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张丽萍:我对想要参加PgMP学习和考证的同学有以下几点建议:
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第一,准备好英语基础,不然英文原教材内容无法自己去深度琢磨,全英试卷也会做得很慢,而且在前期的Panel Review写项目经验总结就像小论文一样,如果美国PMI审批不通过的话就无法参加后面的笔试了。
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