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软件项目经理经验谈——怎样写文档

作者:佚名   提交人:项目管理者联盟[项目管理者联盟]   属性:提交人转载   发布时间:2014-7-8   点击:7695   【收藏本文

  在软件项目中,文档既是一项的重要成果,也是项目管 理的有力工具。通过文档,可以稳定、明确的传达信息,实现项目内的有效沟通。所以写文档对项目经理来说,是一项必备的技能。项目管理者联盟

  然而很多项目经理害怕写文档,似乎这是一个很麻烦、 很困难的工作。其实会不会写文档,只是一种外在的表现,通过一个人写文档的情况,可以看出他对工作的理解程度,发现潜在的问题和风险。一个合格的项目经理,不但不会怕写文档, 而且会觉得这是一件简单、很自然的情,就像一个人吃饭、喝水一样,何难之有?项目管理者联盟

  1.编写文档的常见问题项目管理者联盟

  每个项目都要写不少文档,比如项目实施计划、系统需 求说明书、系统概要设计设计、系统详细设计、测试计划……在不少软件项目中,大部分文档写出来只是为了应付检查或验收,如果要对这些文档较真的话,就会发现它们存在着各种各样的问题。项目管理者联盟

  该有的文档没有项目管理者联盟

  什么叫该有的文档?我想有两点含义:一是合同、招标 文件规定必须提交的文档;二是项目本身确实需要的文档。如果仅仅是前者没有,我一般不会怪项目经理,因为事后可以补上。但如果是第二种情况,那就不只是文档本身的问题了。试想 ,如果项目执行了一半,还没有项目计划,显然就无法就事论事只谈论计划了,这反映了项目经理对整个项目的管理具有随意性,盲目性;如果没有设计文档就完成了大部分编码工作,那 么代码的质量就得打上一个大大的问号了。项目管理者联盟

  项目需要的文档没有,要么是项目经理的疏忽,要么是 写不出来,这本身也是很危险的信号。如果项目经理连必需的文档都可以疏忽,说明他的工作完全没有系统性,那他对项目的管理工作怎么值得信任呢?如果是写不出来,这说明项目经理 没有想好怎么做,同样也是一件很危险的事情。项目管理者联盟

  丢三落四,内容不完整bbs.mypm.net

  打开文档一看,总是有一些你想看的内容找不到,或者 对关键的内容轻描淡写,这多少会让人觉得有点生气。项目计划没有工作分解,设计文档没有系统逻辑结构,项目周报没有当前进度情况,试运行报告没有系统运行的统计数据 ……出现这样的状态,说 明项目经理缺乏经验,对项目没有总体的认识,更加把握不了工作的重点。项目管理者联盟

  照搬模板,徒具形式,内容空洞项目管理者联盟

  这种文档还真让人有点无可奈何。乍一看,文档格式规 范、内容完整,似乎没什么问题,但心里总觉得少了一些东西,看完了什么也没记住,仿佛没看过一样。简单的说,就是没有实质性内容,缺乏对问题的具体分析,同样的内容,改一下名 字,可以给其它项目用。项目管理者联盟

  这样说项目经理可能会不服气:我文档有几百页,怎么 会没内容呢?好吧,我们来清理一下,把模板自带的内容去掉、把合同和招标文件中Copy的内容去掉、把网上抄的内容去掉、把不相关的内容去掉、再把不重要内容去掉,再来看看究竟还剩下几页?这剩下的内容才是真 正有价值的东西。如果这一部分内容很少,你文档越长,就会越像懒婆娘的裹脚布,让人生厌。项目管理者联盟文章

  看这样的文档,让人觉得就像吃了苍蝇一样难受。有人 将这种文档称之为“模板僵尸”,真是既准确、又解恨。这种文档徒具形式,没有灵魂、没有精神,就像一具只有骨架、没有血肉的僵尸。项目管理者联盟

  写出或者接受这种文档的项目经理也很可怕。 他有经验,但是没想法;他知道流程,但不知道变化;他能把握形式,但把握不了内在;他明白要做什么,却永远也理不清楚工作的内容;他写的内 容很多,脑中却几乎一片空白。他们写出来的文档像僵尸,做项目也像被僵尸附身一样,只能沿着固定的路径一蹦一跳的前进,哪怕前面有深渊,他也会直接跳下去,因 为他压根就看不到!training.mypm.net

  2.怎样写好文档talent.mypm.net

  我见过不少工作十年以上、管过项目五年以上的同事, 对于写项目文档仍然是愁眉苦脸、痛苦不堪。难道写文档真的有这么难吗?怎样才能写出合格的项目文档呢?项目管理者联盟

  最核心的一点,写你所想的service.mypm.net

  俗话说:“言为心声”,写作也是一种 “言”,同样体现了作者的内心想法。写项目文档,最重要的就是要写自己的真实想法,展示自己的思路。如果说写文档有什么诀窍的话,这就是最重要的诀窍。从哲学上来说 ,这是知行合一的重要一环;从写文档本身来说,只有这样才写得好、写得快。所以如果有谁说自己不会写文档,我们首先应该想到的不是什么技巧问题,而是他真的想好了吗?项目管理者联盟

  体现了知行合一项目管理者联盟

  “知行合一”也就是“想”和 “做”应当保持一致。知行合一最简单的方法,就是想了就去做,由想直接到做。在软件行业个人英雄主义年代,程序员有好的想法,然后实现它,就有可能成就一段传奇,例 如UCDOS、WPS、RichWin、江民杀毒等都是那个时代的产物。由想直接到做,这对于一个人完成的 简单工作是可以的,但并不适合于由多人协作完成的复杂任务,因为团队作战还有一个关键环节——沟通。项目管理者联盟

  沟通有口头和书面两种方式,也就是说和写。想、说、 写、做四者统一,才完整体现了项目中的知行合一。说你所想的,写你所想的,否则就是言不由衷、表里不一;然后做你所说的,做你所写的,这叫说到做到、一诺千金。www.mypm.net

项目管理者联盟

  图 想说写做的统一项目管理者联盟

  由此可见,写你所想的,是知行合一的重要体现。项目管理者联盟

  写所想的才能写得好、 写得快


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