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为什么有些人写文档写得很慢 、觉得很痛苦呢?最根本的原因就是因为他没有想法，或者说没想好，肚子里没货自然拿不出来。比 如说，如果你不熟悉Java技术，让你 来写一个Java系统的设计文档，你自 然不知从哪里下手，纵使你有莫言一样的文采和想象力，也没有办法完成。training.mypm.net
写你所想的，其实只是把想法 誊到纸上而已，就像把杯子里的水倒出来一样。有思路的话，当然能写得快、写得好。如果没有想法 ，千万不要不懂装懂，到网上到处复制一些看上去相关的内容来填补，因为这会误导别人，虽然掩盖了自己的无知，但也掩盖项目隐藏的问题和风险。所以对于没有想清楚的地方，最好的 处理方法就是直接写上“没想好”三个大字，等想好了再补上。记住：说假话的人最辛苦，因为他总是要琢磨该怎样编故事，怎样自圆其说。讲真话的人最轻松，写文档就是要 写自己的真心话。项目管理论坛
不要拘泥于形式项目管理者联盟
有些人说：“我有想法，就是写不出来。” 这种情况多半是由于写作者拘泥于文档的形式，不知该如何下笔。这样的话，有一个简单的方法：先把你的想法说出来，用手机把声音给录下来，然后对照录音来整理文档。也就是说，我 们要像说话一样写文档，说话是很自然的事情，写文档也是很自然的事情。如果你没办法说清楚，那估计神仙也法办法了——除非有谁懂得读心术。pmp.mypm.net
文档最重要的是内容和思想，让读者能读懂你的思路， 而不是构思有多精巧，语言有多优美。如果总是在琢磨先写什么，再写什么，用什么词，怎么能快得了呢?bbs.mypm.net
不拘泥于形式的另一含义是不要有过多形式化的内容。 有时一篇30页的文档，项目背景、建 设目标、参考资料之类就占掉15页， 并且在每一篇中都千篇一律。这些东西不是完全没用，但过多就会影响对文档重点的把握，尽可砍掉或简化。项目管理者联盟
另外不要凑篇幅。项目文档是用来指导项目实施的，因 此把问题写清楚就可以了，多写无益。有些人写文档时，喜欢问要写多少页，其实这根本不应该成为一个问题，如果把想说的都说清楚了，你管它有多少页呢 ?training.mypm.net
文档结构要具逻辑性club.mypm.net
在第三章中，曾经提到PMBok项目管理理论遵循结构化的思想，即自顶向下、逐层分解。 这一规律同样可以用来指导文档的编写，项目文档在结构上同样应该是“结构化”的，自顶向下、逐层分解，形成金字塔形的结构。blog.mypm.net
还记得在学校里老师教我们怎样写作文了吗?要按 “总分”或“总分总”的结构来写，这其实也是结构化方法的体现。结构化方法之所以放之四海而皆准，是因为它符合人对事物的认识规律。blog.mypm.net
设想我们要研读一本书，一般我们首先会看书名、作者 ，再看目录、前言或简介，对全书全形成一个总体的印象，这是“总”的过程。然后我们会逐章逐节的阅读，一步一步消化全书的内容，这是一个“分”的过程。部 分读者在读完以后，可能还会对全书的内容进行再次总结回顾，以进一步加深理解，这又是一个“总”的过程。通过这样一个“总分总”的过程，我们形成了对事物 的深刻理解。项目管理者联盟
所以一本书按照金字塔结构来组织文档，其实就是为了 迎合读者，降低他们理解的难度，让他们只需要更少的时间就可以对整个文档的精要有一个完整准确的理解。作者写得轻松、读者读得开心，真是皆大欢喜。项目管理者联盟
结构化方法不但适用于文档的整体结构，同样适用于局 部结构，例如文档的某一节。只要事物具有一定的复杂度，我们都可以用这种方式将其讲得更加透彻。blog.mypm.net
采用结构化方法来编写文档还有一个好处，就是可以检 验思维的严谨性。结构化方法的一个重要工作就是对事物进行分解，而分解的过程其实是一个再次深入思考的过程，例如分解的标准是什么，上层结构是否完整的包含了下层结构等，从而 发现被遗漏的问题，并进行完善。项目管理者联盟
注意排版项目管理者联盟
文档排版是许多人容易忽视的问题。一份内容上乘的文 档，如果用工整悦目的排版来展现，那就是锦上添花了，反之就有损文档作者的形象。这就好比一个人心灵美固然重要，但如果穿着邋遢，面目可憎，也不大可能会受到别人的欢迎。www.mypm.net
排版并非难事，只需要投入很小工作量，就可以为文档 获得一定的加分，这就是排版的价值。事实上，排版还是对读者尊重的表现。作者多花一点点精力，就可以让读者拥有更好的阅读心情，更快的阅读速度，实在是一种设身处地为他人着想 的美德。项目管理者联盟 www.mypm.net
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