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摘要:文章讨论了项目协调的作用,构筑了项目协调系统的基本框架,分析了影响协调工作的因素,项目协调系统由协调的主体、项目协调技术、被协调对象等组成,并通过一定的组织形式和项目指挥方式实现。赋予项目协调工作新的内涵,提出协调技术主要包括通报技术、沟通技术、协商技术、谈判技术和冲突处理技术五个方面,www.mypm.net
关键词:协调技术;通报技术;沟通技术;协商技术;谈判技术;冲突处理技术项目管理者联盟
项目实施过程中,仅仅对项目参与者行为进行控制是不够的。还应协调项目中各个层面、各个成员之间的关系。化解项目实施过程中的冲突和矛盾。项目协调是指项目管理者为实现项目的特定目标,对项目内外各有关部门和活动进行调节,调动相关组织的力量。使之密切配合、步调一致。形成最大的合力。以提高其组织效率的综合管理过程。项目组织协调是指以一定的组织形式、手段和方法,对项目实施过程中的各种关系进行疏通,对产生的干扰和障碍予以排除的过程。项目管理者联盟
项目协调不仅涉及到要处理好人与人之间的关系,而且还要处理人与事、人与组织及组织之间等多方面的关系。作为项目的管理者。一个非常重要的任务就是使项目组织内的人际关系处于平衡状态。否则。就会产生不和谐的气氛。影响成员之间的协调,最终导致项目组织效率的下降。bbs.mypm.net
一、项目协调的过程、范围和内容项目管理者联盟
项目协调贯穿项目的整个过程。包括项目开始、实施、控制、收尾过程。项目协调的范围和内容有项目内部关系协调、项目外部的协调和实施过程中各阶段的协调等多个方面。项目管理者联盟
1 项目内部关系协调。内部关系协调包括人际关系的协调、组织关系的协调、供求关系的协调、相关配合关系的协调等四个方面。项目管理者联盟
人际关系是一种最复杂的关系,管理者要协调好人际关系。主要解决人员之间在工作中的矛盾,就应该做到:平等待人。这是协调人际关系的前提。管理者没有平等观念,就不可能协调好人际关系;诚实守信,是指讲信用。守信用。这是协调人际关系的关键;利益平衡,利益不仅包括物质利益。而且包括精神利益,这是协调人际关系的基础;注意形象。形象是一种威信。一种吸引力、号召力,可以产生集体向心力。一个领导者的自我形象,会直接影响他对人际关系的处理。项目经理人际关系协调最重要的五种沟通技能是:人际关系沟通、陈述和公开演讲、冲突管理、协调和写作。training.mypm.net
组织关系主要解决项目组织内部的分工与配合问题,有纵向关系和横向关系。纵向关系,又分为对上级组织的关系和对下级组织的关系。横向关系。是指同级组织之间的关系。组织关系的协调应主要从以下几个方面进行:设置组织机构要以职能划分为基础:要明确每个机构的职责;通过制度明确各机构在工作中的相互关系;要建立信息沟通制度:制定工作流程图;要根据矛盾冲突的具体情况及时灵活地加以解决。避免冲突扩大化。项目管理者联盟
供求关系的协调,包括项目实施过程中所需人力、技术、资金、设备、材料、信息等的供应。通过协调解决供求平衡问题。相关配合关系的协调。包括取得建设单位、设计单位、分包单位、供应单位、监理单位等在项目实施中的配合。达到同心协力的目的。项目管理者联盟
2 项目外部的协调。外部的协调包括两个方面:一是项目与近外层关系的协调,主要包括业主与施工单位、设计单位、供应单位、公共事业单位等参与单位的关系的协调。这些关系都是合同关系或买卖关系。应在平等的基础上进行协调。二是项目与远外层关系的协调,包括与政府部门、金融组织、现场周边单位的关系。这些关系的处理没有定式、协调更加困难。应按有关法规、公共关系准则和经济联系处理。项目管理者联盟
3 项目实施过程中的协调。实施阶段有着各式各样的协调工作,如:项目目标因素之间的协调;项目各子系统内部、子系统之间、子系统与环境之间的协调:各专业技术方面的协调;各种职能管理方法和管理过程。如成本、工期、质量、合同等之间的协调;项目参与者之间。以及项目经理部内部的组织协调;技术协调,提高设计图纸的质量。减少技术错误带来的不协调问题;与环境的协调:管理协调。实施过程中的协调须要建立一整套健全的管理制度,通过管理以增强施工中各专业的配合问题等。项目管理者联盟
二、项目协调的理论分析项目管理者联盟
1 协调的作用。项目实施过程中的各种冲突、项目组织及参与者个体非理性的行为需要协调。冲突是项目不和谐、不协调的根本原因,要解决冲突,处理好这些关系。就需要协调。协调是管理的重要职能。其目的就是通过协商和沟通,取得一致,齐心协力,保证项目目标的实现。无论内部或外部的协调。都是非常重要的。有学者称协调为管理的本质。协调可使矛盾着的各个方面居于统一体中。解决它们的界面问题,解决它们之间的不一致和矛盾,使系统结构均衡,使项目实施和运行过程顺利。pmp.mypm.net
协调就是正确处理组织内外各种关系,为组织正常运转创造良好的条件和环境,促进组织目标的实现。其作用表现在:一是促使参与者个人目标与组织目标趋于一致,从而促进组织目标的实现。二是解决冲突,促进协作。人与人之间、人与组织之间、组织与组织之间的矛盾冲突是不可避免的,并且这种矛盾和冲突如果积累下去就会由缓和变到激烈、由一般形式发展到极端形式。通过协调。可以很好地处理和利用冲突。发挥冲突的积极的作用。使部门之间、人与人之间能够相互协作与配合:三是提高项目组织效率。协调使组织各部门、各成员都能对自己在完成组织总目标中所需承担的角色、职责以及应提供的配合有明确的认识,使组织内所有力量都集中到实现组织目标上来,各个环节紧密衔接,各项活动和谐地进行。从而极大地提高组织的效率。项目管理者联盟
2 项目协调的原则。进行协调一般应符合以下的原则:目标一致原则。协调的目的是使组织成员充分理解组织的目标和任务,并使个人目标与组织目标相一致,从而促进组织总目标的实现;效率原则,协调的目的不是掩盖、抹杀问题,也不是“和稀泥”,而是通过发现问题、解决问题,使部门之间、人与人之间更好地分工、合作。从而提高组织效率;责任明确原则,规定各部门、各岗位在完成组织总目标方面所应承担的工作和职责范围。同时,还要明确互相协作的责任,反对相互扯皮;加强沟通原则。沟通是协调的杠杆,信息沟通越有效。发生误会、扯皮的可能性就越小,组织的协调性就越强,反之。组织的协调性也将越低。项目管理者联盟
3 项目协调系统的基本模型。从理论上讲。协调工作并不十分复杂,只要我们在施工中能严格按照规章和规范要求做好每一项工作,就有可能不会出现上面所说的矛盾,至少会大大减少冲突发生的概率。但在实际工作中,由于上述人为的、技术上、管理上的因素。各专业之间存在的问题和矛盾是非常突出的。特别是施工过程中的协调工作,牵涉面广且又十分复杂。只有加强对各个层次、各任务组、各参与单位、全体参与者关系的协调。加强对各方面工作的协调。才有可能把各种冲突、隐患处理在萌芽状态。talent.mypm.net
本文强调,项目的协调系统是以项目组织为依托的一 个“无形”的系统,协调工作表面上看是管理者的“本职工作”,实际上应该是全面地、有目的地、系统化地进行。协调系统的目的在于建立起广泛的协作体系。本人构思出协调系统的基本模型。如图1所示。项目协调系统由协调的主体、项目协调技术、被协调对象、协调的内容等组成。并通过一定的组织形式和项目指挥方式实现。项目管理者联盟
本文认为协调技术主要应包括通报技术、沟通技术、协商技术、谈判技术和冲突处理技术五个方面。也包含激励等相关措施。项目管理者联盟
三、项目协调技术项目管理者联盟
1 项目通报技术。项目实施过程中各参与单位之间、参与单位与其组织之间、组织与项目相关组织之间都要不断地通知、汇报、请示并报告项目的进展情况。这些活动可以统称为通报。承包商与业主之间通常要形成定期报告制度,及时通报工程的进展状况。同时。对工程实施中的各种特殊情况及其处理,应提出报告,特别对一些重大的事件。特别的困难或自己无法解决的问题。应呈具报告。使各方面了解并使问题得到解决。bbs.mypm.net
项目实施中如何把工程情况通报给项目上层组织、相关组织及个人,是项目协调的重要内容。也是确保项目相关利益组织和个人满意的一项重要工作。每一个与项目相关的组织和个人需要得到有关工作进展的适当信息。缺乏信息,使得相关的组织和个人不能有效沟通。担心不能合理地使用有限的资源;信息过量,使相关的组织和个人淹没在大量不必要的资料之中,浪费时间。工程所需最低限度的通报,可以在合同或工作范围内确定。编制工程施工计划时就应当考虑到需要的各种通报及其性质、范围和频次。项目管理者联盟
2 项目沟通技术。对项目参与者的协调的关键在于不断的沟通。沟通是项目管理系统所进行的信息、意见、观点、思想、情感与愿望的传递和交换。并借以取得系统内部组织之间、上下级之间的相互了解和信任,从而形成良好的人际关系,产生强大的凝聚力,完成项目计划目标的活动。长期以来,由于人们认识上的问题。不重视项目的沟通问题,忽视了使各项目相关者满意。以及如何使他们满意的问题。人们仅将沟通看作一个信息过程,而忽视了它也是心理的和组织行为的过程。项目沟通中信息过程是表面的,而心理过程是内在的、实质性的。项目管理者联盟
3 项目协商技术。协商是为了解决某些事情而与他人商量、商议。协商的基础是项目计划和有关文件。项目经理为了解决工作范围、工作衡量标准、人员委派、三大目标协调实施等问题,必须经常与委托人、相关组织的负责人、职能经理、供货商和分包商以及内部人员等进行协商。在工程实施中,各方面的问题都需要协商。所以项目负责人必须懂得如何进行成功的协商。项目管理者联盟
4 项目谈判技术。随着项目实施的进展,项目组织经常需要同组织以外的个人或集体谈判。谈判是为了达到双方均可以接受的局面而采取的行动。旨在就彼此均认为很重要的问题。可能引发冲突的问题,需要合作才能得以解决的问题等达成协议。谈判通常是项目管理过程解决冲突的一种手段。这是因为工程项目需要的许多建设材料等产品要靠项目以外的人提供。谈判比协商的重要性或正式程度要高,或者说。谈判是更高一级的协商。blog.mypm.net
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