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摘要：ERP 项目的实施很难，而负责一个跨地域的 ERP 项目就更难。这需要项目经理具有项目管理经验的同时，还应该采用一些先进的项目管理工具以及高效的项目沟通手段解决跨地域带来的项目沟通问题。本文介绍了Project 2003以及远程控制软件Radmin在项目管理上的应用实例，对同类项目的管理控制有一定的启发和帮助。 talent.mypm.net
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关键词：项目管理，ERP，远程，项目管理工具，项目沟通 项目经理圈子
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1 项目背景 service.mypm.net
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2003年10月，湖北X啤酒公司与湖北Y软件公司签订ERP系统开发项目合同，合同内容包括销 售管理、分销管理、促销品管理、成品仓库管理、包装仓库管理、包装物管理以及运输调度等模块，合同要求系统从2004年1月1日开始上线试运行，2004年2月1日开始正式运行，时间相当紧迫。 talent.mypm.net
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合同签订后，湖北Y软件公司开始组建项目团队，安排当时在湖南Z啤酒厂任项目经理的笔者兼任湖北X啤酒公司 ERP项目的项目经理，在湖南 Z啤酒厂的项目人员全部参与湖北X啤酒公司 ERP项目的开发，并从湖北公司本部派遣多名程序员到湖北X啤酒有限公司现场开发实施。这样由分处在湖北和湖南的二个小组人员共同组成湖北X啤酒公司ERP项目开发组。 PgMp.mypm.net
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2 项目分析 blog.mypm.net
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项目开发组成立后，笔者发现面临一个自己以前从未遇到的问题：如何管理好一个跨地域的ERP项目？通过分析，发现该项目具有以下一些特点：项目组由分处在湖北和湖南的二个项目开发小组所组成，而这二个项目开发小组的人员在公司内部又分属二个部门，属多个组织参与；参与开发的两个小组在物理上是分散的，一个湖南，一个湖北；项目属于软件密集型项目；项目时间相当紧迫，甚至在开始时公司没有多少人认为能够按时上线，属于典型的死亡之旅项目；另外，该项目十分强调集成与重用，需要充分利用在多家啤酒企业中已成功使用的解决方案。 实际上，以上这些特点都属于虚拟合作项目的特征，因此，我们认为该项目属于典型的虚拟合作项目。所属虚拟合作项目是指：“建立一个跨多个物理工作地点、单一的整合团队，集成关键技术，以便快速应对新的、复杂的软件密集型项目的挑战。”在当今的虚拟合作项目中，最难处理也是研究与讨论得最多，当然也是最为关键的问题是如何解决虚拟团队之间的沟通问题。因此，湖北X项目当然也不例外，笔者重点是要协调好两地的开发团队，解决项目团队之间的沟通问题。 PgMp.mypm.net
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一般而言，当前虚拟合作项目中解决沟通问题大多采用电子邮件、远程电话会议系统等形式。但据我们了解，这些沟通方式普遍存在一些问题，最典型的一是没有明确的项目章程，成员职责不清晰；二是对沟通内容没有较明确的界定，沟通双方容易产生歧义；三是没有好的进度检查与代码审查方法，使远程进度检查与代码审查工作形同虚设。 项目管理者联盟
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针对虚拟项目中普通存在的问题，笔者认为在虚拟项目管理中除了应具有良好的项目管理以外，还应该对沟通相关内容形成共识，这样沟通双方才不会对沟通内容产生歧义。因此，最后笔者决定采用 Project 2003 来进行项目管理，并且在项目开始的初期，笔者将和整个项目组一起到客户现场工作一段时间，在完成需求分析阶段工作的同时，更为重要的是制定项目规则，明确定义职责；同时作好WBS分解工作，制定项目计划，为将来远程任务分配与进度控制沟通打好基础。另外，考虑到项目进度检查与软件代码审查需要，决定采用远程控制工具Radmin来进行项目进度检查与代码审查。 项目管理者联盟
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3 Project 2003 在项目管理上的应用 项目管理者联盟
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Project 2003是Project软件基于Windows 操作系统的第六个版本，代表了 Microsoft 公司在项目管理产品领域的一个新的里程碑，包括 server、professional、standard 等版本。通过 server 与professional等的协作，不但可以很好的解决一般项目管理问题，还可以在项目经理、项目组成员以及其它项目相关者之间进行有效的工作组协作，是相关成员之间的很好的沟通工具。 项目管理者联盟
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3.1 项目计划制定 pmp.mypm.net
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人员安排到位后，项目组一起来到客户所在地，与客户方一起成立项目领导小组，项目正式启动。这时，项目组在开始需求分析的同时，项目经理就开始进行以下工作： 项目管理者联盟
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首先，制定文档化的项目章程，明确定义各项目相关者职责，并经项目组讨论后开始执行； 项目管理者联盟
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其次，使用 Project 定义项目，建立工作分解WBS、估计任务工期与工时、创建任务之间的相关性、根据资源情况分配资源； 项目管理者联盟
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最后，将项目计划讨论稿交由项目组成员一起讨论修改，对WBS、任务工期以及资源分配等形成共识，最终形成完整的项目计划，如图1所示。 这样，一方面我们利用Project对项目进行了很好的规划，同时也对以后的工作进程与工作内容达成了共识，为以后的远程沟通打下了良好的基础。 项目管理者联盟
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3.2 项目任务分配 项目管理者联盟
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在Project中，有两种工作组方式供项目的参与者进行项目信息的沟通：电子邮件和Web方式，使用这两种方式都可以较好的实现工作任务分配，在金龙泉项目中我们主要采取电子邮件方式。 项目管理者联盟
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在基于电子邮件的工作组方式中，项目经理首先要将项目计划中的任务分配信息通过电子邮件通知工作组成员，项目经理只要执行“工具/工作组/工作组分配”命令，就能启动“工作组分配”对话框。在该对话框中，Project 2003会自动地将他为每个资源分配工作的信息整合到一起，并以电子邮件的方式发送给他们。 bbs.mypm.net
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工作组成员使用电子邮件系统接收邮件，并打开、阅读邮件后，可以直接在原邮件上答复，是否接受分配的任务，并可说明原因。项目经理收到后可以自动在项目上更新。 项目管理者联盟
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最后需要注意的是，由于 Email 并非一种同步的沟通方式，为了防止 Email 没有及时发送到传递对象，有必要在 Email 发出后通过电话等即时沟通方式予以确认。为降低项目成本，在该项目中我们还采用Skype来进行远程直接沟通，包括任务确认、技术讨论以及远程会议等作为电子邮件方式沟通的补充。 项目管理者联盟
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3.3 项目进度管理 项目管理者联盟
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