第二个挑战,沟通如果仅仅是一个信息的传达,互相的了解还是不够的。如果说我们希望这个沟通需要实现协同,我们需要这个沟通是面向管理的,就是光有E—mail的收发是绝对不够的。就跟我在局域网的时候只满足于互相传文件,这哪儿叫管理,它不是管理。我们要让这个沟通转向一个面向管理的沟通,变成一个真正有目标的沟通,有组织的沟通,这是什么概念?这个概念就像E—mail,E—mail是一个非管理的沟通、无目标的沟通、无组织的沟通,为什么?所有的信都会进入经理一个人的信箱,摆了一摞,信的内容写的什么必须人去看,这个是给的名片,这个是安排的会议表,必须靠人自己去重新组织。项目管理者联盟
比如有人讲,我出门可以收发邮件,光收发邮件是一个无组织的沟通,但也是远远不够的,有帮助但还是不够。我们要以沟通为基础,去做一种有目标、有组织、面向管理的沟通,这是沟通的第二个重要的一步。项目管理者联盟
我们让沟通有管理目标,让沟通有更强的可管理性,让沟通变成更好的一种组织,其实沟通已经往深度上发展了,这个发展就是我们后面提到的由基础的沟通可能最后转化为一个团队的协作,一个团队协作的过程,从技术手段上说是个沟通的模式,但是这个沟通是有目标的、有组织的和面向管理的。但更高级一点的沟通就是流程的管理。大家都知道工作族,公文的分发就是个沟通,但是这个沟通是按照很严格的流程来进行的,其它的沟通是有高级的流程跨度,固定的高度管理的一种沟通过程。项目管理者联盟
按照我们的经验来说,要想做好协同,沟通是起步、沟通是基础,但是由沟通出发,我们会延伸到这次团队的协作,延伸到这次流程的管理,但是沟通其实是构架了怎么协同的一个基础的部分,这是协同的基础。我们要想实现人和人的管理,要想实现一种实时管理,要想实现“快鱼”吃“慢鱼”,这种有效的可管理的沟通,这也是混合了一种精华的沟通,其实这是非常重要的手段或者基础。这是第一个招数,解决沟通问题,这只是旗舰形成的第一步。项目管理者联盟
我们刚才提到了一个有组织的沟通,怎么组织?我们提到了一个面向管理的沟通,怎么面向?我们刚才也都提到了,如果想变成一个“快鱼”吃“慢鱼”,不仅仅信息传达要快,更重要的一点就是我要随时反应,用户、市场、产品、技术等等,有任何变化的时候,我都能够随时进行变化,就是以不变应万变。项目管理者联盟
要实现一种通用的管理平台,有一种通用的管理方法能够解决至少部分的问题。这就是在协同软件里面我们要解决的第一个大问题,就是如何去实现一种通用的管理平台。在实现通用管理平台,只有通用管理平台我们才能做到那种随机应变,或者说一种动态适应,或者柔性管理等等,这都是要求实现的通用性,通用管理。通用管理平台怎么去做?项目管理者联盟
很烦,大家了解的人都知道,每个企业管理的风格、管理的要求都不一样,管理软件很难通用,不管是SAP还是微软,他们都很深刻的理解。包括我们国内所有的做这个的人都知道,管理是很难走向通用的,但是很难不等于不行。最重要的一点就是我们感觉要实现这个随机应变,不仅仅是要在技术上进行创新,我们还需要进行管理上的创新。管理创新我们研究的结果,我们认为我们发现了一个很重要的管理模型,这个管理模型就是团队管理。大家注意到了,咱们说管人,人怎么管?项目管理者联盟
一个小企业内可能十几个人、二十个人,大企业几百人、上千人还有几万人。昨天有一个消息索尼裁员要裁一万人,一次就裁一万人,你想想这个企业那么多人怎么管,其实学过管理的人都很清楚,一定要化整为零,一个人管一万个人怎么管,不可能。但是我可以把一万个人分解成一千个团队,每一个团队平均十个人,能不能管呢?一千个团队怎么管呢?我再分几个组,其实很基本的道理,在一个企业的管理里面最基本的一个概念就是分组,层层往下分,所以就出现了所谓的组织机构,组织结构就是企业里面最最基本的自然的团队。如果我们起动项目,我们会专门起动一个项目团队。bbs.mypm.net
刚才说的那个例子,我要做这个单子,我会马上把跟这个单子有关的人组织一个团队,其他人不需要介入,我管的就是这个团队的人。我们做开发、做市场活动,做任何事情都是一样。把团队的概念再进一步延伸,我们会发现企业里面都是团队。比如说要走一个流程,在这个流程从头走到尾,走到结束,所有相关的人,其实相当于一个临时的团队,我们现在在座的人合起来也是一个团队。在企业里面团队是管理的最基本的单元,我们叫管理细胞。只要把团队管好,企业的管理至少百分之七八十的事情就管好了,这是最基本的概念。我们把管理转化成一个团队的管理,就跟我们分析动植物,由器官最后转化为细胞的分析要简单的多,分析细胞的时候有细胞壁、细胞质、细胞核等等,有基本的元素,基本的元素都有基本的规律。同样,团队也有它的规律,它的基本的规律是什么呢?项目管理者联盟
我们列了四大元素,任何一个团队都有一个项目、人员。第二,这些人员互相之间要传递和处理各自的信息,这些信息都是围绕着一个管理的目标、一个团队的目标,按照某个确认的流程去进行的。目标、人员、信息和过程,这就是团队的四大元素,我们按照模型去对企业里面各组人员,企业里面很多个管理的问题,都把它们隐身成一个团队的管理,然后我们再用这个模型去分析团队,我们发现都是有效的。所以基于团队的管理和团队的四大要素,应该说我们在管理上面研究的很重要的结论,我们有了这个结论,有了这个逻辑之后,我们看其实这个问题就简单化的,我们只要创造一种工具,这种工具能够对四大要素,就是四大要素组成的这样一个团队的运作,能够给你足够的支持,提高团队运作效率,就会成为一种标准化的通用的管理平台。这一点是协同里面的第二个重要要素。项目管理者联盟
第一招是沟通,第二招就是团队协作,其实一开始我们叫群件,群件就是我一群人通过网络联系起来,在这之间进行管理的软件,就叫“群件”。我们自从team团队,基于团队协作这个管理,我们要实现管理上的创新,也是从这个结论引发出我们可以制造出一个以不变应万变的管理理念,这样一个通用管理平台,它不可能满足企业百分之百的要求,但是它很可能能够满足企业80%的要求,这样以不变应万变具体我们做到了,这个是在协同里面的第二招管理创新。项目管理者联盟
协作平台里面的第三招是构造一个知识平台,这是协同里面非常重要的。因为我们刚才提到了几点,我们是基于人的管理,人的管理,以人为本的管理,就是说一定要以人为中心去重新组织各种应用,组织各种数据,各种信息以我为准。其实我们做了这个门户,那个门户,其实我们如果利用门户的概念来理解的话,协同软件必须起到一个作用,起到一个以人为中心的桌面应用门户,这个协同软件装到我的机器里面,就跟我随身的小秘书一样。我要出去办的事情都可以在这上面去做,我打开电脑,我所有的事情都可以在这上面工作。这也成为我随身的办公室,我在办公室里面,我也是打开这个机器,我回到家也是打开这个机器,我到了客户那儿也是打开这个机器。只要我机器一打开,整个办公室里面要做的所有的事情,我都能够随身带过来,随身做。项目管理者联盟文章
第一, 要以人为中心建立一个桌面门户。第二,怎么能够做这样一个桌面的门户呢?有三个重要的手段,第一个手段就是刚才提到了我们有一个沟通的平台,以团队的协作为核心的一些通用管理平台,这是我们的第一方面。第二我们要实现一种因果,就是我们如何把一些已经在用的,比如说人事管理系统、ERP系统等等,都能够结合进来,我在公司里用的ERP,我离开公司了我也可以用ERP,这就是我们说的应用网关、应用整合。第三我们要在我们自己建立的桌面门户之上,要是要有能力开发各种应用,我在这上面就可以不断去追加和完善我的ERP系统,这个时候协同就会真正体现,否则的话,假如我离开了办公室,我的工作模式、工作方法、工作的体验跟在办公室里不一样的话,那我的协同就不能够真正做到位的。协同软件的构成,它的关键或者它的招数,其实基本是由三个方面组成。第一个方面是要以沟通为主,要有足够的沟通平台,第二需要构造一个团队协作的平台,第三个要一种应用知识的平台,这三大平台就是协同软件的三个最主要的部分,这是它的招数。我们有这个招数,但是怎么样才能保证这三招招招到位,这三点真正能够帮助我们由慢鱼变成快鱼呢?项目管理者联盟
第二, 这里面就要有要诀,这个要诀其实就是说保证我们的协同真正有效的协作,其实这个要诀也就是成为我们鉴别真协同和假协同的标志,我们就根据这几点,我们就可以来分析,这个协同是不是真正的有效率,要讲要诀我们也是从故事开始,我们会讲起利用……,可能有点像我们的测试程序,这几个测试程序任何的协同软件……,如果都跑过了,那你就是真的协同软件;如果解决不了,我给你提供的这几个方法在这种情况下解决不了它的问题,那这个协同软件不能说是假的,至少要打个折扣,打个问号。我先讲第一个故事,关于如何管理项目团队。training.mypm.net
简单跟大家讲一下场景,这个就像一把尺子一样,是不是协同软件能解决这个场景所提出来的挑战和问题,我觉得是评价一个协同软件是否不真,是假的,是非常重要的一把尺子,其中之一就是怎么来管理销售团队,我们一谈到销售团队就有很多问题,这个销售团队都是遍布全国各地,甚至是全世界各地,至少占90%的时间甚至更多都在外地,与客户、与经销商、与供货商等等在一起。我们经常提出来的问题就是,你怎么知道销售人员是在做你想要他做的事情,可能他在睡觉,是不是都已经在精确的完成,如果有些销售人员走了,会不会就把他所提供给我们的客户关系都带走了,这些问题怎么办,具体有三个问题,第一个首先是公司内部怎么获得公司最新的市场动态,公司政策,公司的战略成本,你怎么知道销售人员都在做什么,而且他说不是在做某件事情的时候,的确是在做这件事情。第三,对他提出来的各种问题我们怎么来应对,或者提出解决方案,对这种情况提出好的反馈,具体的实例也是我们的一个客户就是海信,时间就是从开始成立一直在使用我们的产品,从去年中开始上马我们的产品。地点因为海信是一个全国性的跨地区、跨组织的客户,他们的总部在青岛,海信数码的总部在北京,现在在全国各地都有网点的销售,人物就是销售 的管理人员。经常发生销售人员离职的时候,就会影响到已有的客户关系,甚至把已有的客户都带走,莫名其妙的就人间蒸发了,就不知道去哪儿了等等。这个就是一些触发的事件,大家都做什么呢,管理者可以做得精确,在路上可以进行联系,解决的方法也是利用这种延展性的特点。真正的海信在各地的办公室,办公室再延伸出去就是各地的销售人员,销售人员再延伸出去,就是我们的经销商,我们的经销商再延伸出去,就是经销商的他们的销售人员,一层一层的可以管理,这些不同的层面、不同的级别经常发生信息的损失等等,然后我们怎么可以精确的管理,一层一层销售的网络,无论他们在什么地方,或者在什么样的组织机构里,或者在什么样的网络环境下,我们的产品都可以很好的解决这些问题。talent.mypm.net
一个企业里面销售团队的管理是一个非常典型的例子,因为销售人员一般不坐在办公室,他们就跟特种兵一样,跟你的经销商、跟你的客户在一起,所以我们公司很典型的就是当一般两三个月回来一趟,其他时间都在外面,第一作为一个公司来讲,或者说作为一个销售经理来讲,经理人管人可能,面对面的时候管得不多,如果他们两三个月不在眼前,他们每天到底在做什么,突然想起来打个电话,他会说我在谈个什么项目,这个项目还不错,是真不错还是假不错,过了一个月、两个月这个项目跑了、丢了,怎么丢的,为什么当时没有发现等等,再有一个他跑了两个多月,最后人走了,人走了之后,项目根本就没有了。项目管理者联盟
这是一方面,你跟他在外面的想法,你要放心,反过来,你在前进,我加入公司全都跑了,我自己在外面应付这些项目,你公司多给我点支持,你多派点人过来跟我走,我在外面公司的市场有新的政策、新的销售资料、竞争对手的情况,这些你能不能给我一个足够的支持,这个很典型的一个例子是我们要做到协同有很重要的一个标志就是走出办公室,你这个协同能不能真正走出办公室,走出办公室有很多的概念,第一是说我走出办公室我离开我的办公室,在办公室和不在办公室,我能达到同样的工作效率的效果,这句话说得容易,实践起来很难。service.mypm.net
比如说我们现在碰到有些客户说走出办公室就是移动办公,英特尔公司一直在谈移动办公,但是什么才能真正做到好的移动办公呢,比如说我也实现移动办公了,怎么实现的,只要有宽带一连上可以了,到哪儿都可以上网,可以工作的,所以就实现了移动办公,但是有一点,任何人知道你的网址,知道你的用户名,知道你的密码就可以偷窃你的资料,安全性就暴露了,还有一个问题就是说做不到真正走出办公室,BS结构让浏览器更像是一个临时的解决方案,应急的解决方案,如果是这样的话,我不可能离开我的办公室,只要有可能我还得回到我的办公室,走出办公室就不完整。项目管理者联盟
另外一个就是利用CS结构,CS结构是特别依赖于网络,就是说假如我们上网,现在和客户联系的效果就非常好,但是如果网络连不上,或者网络太慢,都不行,办不成事,不能办公,这也不叫协同软件了。所以又说我们的协同软件真正要实现走出办公室,真正做到随时随地的有很多实际的问题,这些问题并不是说你用一个VPN就能解决的,也不是说你用手机就能收发短信,能收发E—mail,走出办公室很重要的一个概念是要做到在办公室和不在办公室,能实现基本一样的效果,还能做到像我一样,每天上班,我愿意回办公室,坐在办公室上班,我也可以在家里上班,我也可以在楼下咖啡厅上班,我也可以出去到国贸到那儿去上班,到客户那儿上班,我也可以出差到青岛、到海南上班。除非我在办公室里面有一些面对面的工作,面对面的采访,请客、吃饭、被请客等等,除非有这个,否则的话,我在办公室能处理的事情在别的地方同样能处理,我能够做到我们公司的同事只要不去我办公室敲门,他根本不知道我在不在办公室,所有的工作、所有的管理、所有的活动都是照常进行。这就是能否真正走出办公室,能够实现一个全面的移动办公,这是协同软件的第一个重要的环节。项目管理者联盟
而这个要做到的话,要解决随时随地的管理,要解决各个不同的网络状态下的一个项目的安全性的问题,要解决我离开办公室之后,我所有的应用,我的整个工作环境能不能够全面复制出来的问题。这样的一个标准是走出办公室的协同软件第一个要诀,也是要评判这个协同软件是不是真正的有效的第一个标准,走出办公室,或者我们讲全面的移动应用,其实全面的移动应用,一方面是提高了我们的工作效率,另一方面还能够达到意想不到的效果,感觉上都是很辛苦的,我们在家办公,意味着我到哪儿老板都能找得到我,或者什么时候客户都能找到我,其实是很痛苦的事情,其实不是,按照我们的体验,真正能走出办公室的其实能够让你的工作和生活变得更加的和谐,这是我自己的一个切身体会,这个体会是我给大家讲几个故事。项目管理者联盟
以前的我是一个半工作狂的状态,加班就在办公室里面,做通宵是常有的事,更长的是9、10点钟才回家,回到家的时候孩子睡了,孩子8、9点钟就睡觉,结果我每天晚上看不到孩子,为了工作牺牲了家庭。现在有了协同软件,我就可以走出办公室,我在办公室和不在办公室有同样的工作效率。只要没有事,我就基本上在家里。回到家之后,和小孩一起吃个饭,玩几个小时,9点钟小孩上床睡觉了,一看今天不错,我就打开电脑,连上互联网,这时候我在办公室能做的事情,在家里全都能做,在办公室没做完的事情,我就可以利用晚上小孩睡觉以后的时间我把它处理了,11点、12点差不多了,困了,就睡觉了。因为我能做到在家办公,所以我的工作和家庭能够同时兼顾了。www.mypm.net
更进一步我可以给大家看一张照片,这张照片是我在2003年8月8号在海南三亚那边拍的照片,以前我很少休假,为什么?一休假总觉得耽误事,所以我的工作安排地满满的,我很难安排出完整的三四天的时间去休假,但是有协同软件我就可以休假了,为什么?我休假不影响工作,因为我在休假的时候,第一我随时可以打开我的电脑连上网,处理很多的事情,跟谁谈谈,跟谁谈几个项目的进展,批阅文件等等,这些工作都可以做。甚至说如果真正的有事情,开会可以随时开。当时2003年的时候,我们还没有视频会议,现在我们视频会议功能也都有了,我不管在沙滩上,还是在旅馆里面,如果有会议的话,我去休假,比如说我太太可以带着小孩到沙滩上玩,我可以在这儿开个短会,开一个小时之后,我可以把包收起来,我还可以继续去,我这样工作和生活还可以和谐,在做好我工作的同时,家庭也可以照顾好。项目管理者联盟
我还有一些更加具体的例子,时间碎片的管理,什么叫我的时间我做主。我再给大家举个例子,尤其是管理人员每天的时间有很多的约会,比如我10点钟在国贸有个什么会,下午两点钟在公司里面见个谁谁,然后晚上六点钟坐飞机走,好多都是固定的时间。所有固定的时间,事情和事情之间是有时间间隔的,我举个例子。我们公司在中关村,假如说我10点钟约了人在国贸中国大饭店去见面,我到底是什么时候出发呢?没准,因为从中关村到中国大饭店,如果交通好的话,时间足够,一般20分钟就可以到。但是交通如果不好,一个小时不一定能到得了,如果这个客户很重要,我失约了或者迟到了怎么办,我提前一个小时出门,一上路我发现,今天交通状况非常好。等我到了中国大饭店的时候一看早到了半个小时,这个情况大家怎么办。项目管理者联盟
包括上机场,一上机场你得提前一个小时去,然后留半个小时,这是状况好。如果搞不好,飞机晚点,一下子半个小时就出去了,这些时间叫时间碎片,这些时间一般情况下得把它浪费掉了。到了机场一看还有半小时最难受了,打两个电话磨,把时间耗掉,然后再去见客户,或者再去登机。但有协同软件就不一样了,一有协同软件,我到国贸一看还有半个小时,找个大厅,现在大家都不以貌取人了,都挺舒服的,你打开电脑不会有人赶你走,我把电脑打开,或者我要杯咖啡,我半个小时的时间可以做很多的事,我可以在这边发号施令,我跟谁谈谈工作,跟谁开个会,或者检查检查哪个项目的进展,我也可以批改几个文件等等,半个小时很快就做完了,做不少事。项目管理者联盟
这种时间碎片就被很好的利用起来,这个对我来说意味着什么?很简单,这些半个小时做了不少的事,你把所有时间攒起来,每天平均能够挤出来两三个小时出来。咱们都是工作狂,十小时工作时间,有两小时可以追回来,这两小时可以做很多的事,这些事你做是你的,不做也是你的,白天你不做,晚上你得加班去做,平时不做,假期还得去做。我见缝插针,把这些时间利用起来,其实我加班减少了,晚上很早睡了,或者我有很多时间去看书了,星期天我可以陪孩子。我的时间我做主,我自己的时间碎片能够很好的管理,其实我的工作时间变得比人们更加轻松。 其实按照这个思路可以看出来,走出办公室就跟大家用的手机一样,现在的手机电影、手机电视这种情况是有的,但是在座的所有人一般都喜欢用手机,大家喜欢这种随身而动、随身沟通的感觉,随时随地的工作环境,其实可以给大家一种更加美好的工作的感觉,能够让大家工作的时候更加和谐,对我们提出的和谐社会是非常有帮助的。要实现这样一种随时随地真正走出办公室,在技术上要解决的问题就很多很多了,咱们今天不去研究技术。
|