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在项目团队地理位置越来越分散的状态下，项目团队之间随建即连式(Ad-hoc)协同提出了不同于传统工作领域的新需求。本文从一个独特的角度集中分析了在处理以项目为导向的任务时，如施工建造项目，需要满足的一些技术需求。在论及以项目为导向的协同解决方案的基础上，本文详细介绍和探讨了当今一种基于互联网的先进的项目管理解决方案。该解决方案不仅具有多种针对随建即连式协同工作的功能特点，而且还为协同工作的知识管理提供了很大的潜在发展空间。项目管理者联盟
关键词：协同工作，互联网，随建即连, 项目管理, 技术需求, 业务需求
A Web-Based Collaboration Management System for www.mypm.net
Ad-Hoc Project-Oriented Tasks
T.S. Wong项目管理者联盟
ProjectAIMS Ltd. CEO项目管理者联盟
tswong@projectaims.com项目管理者联盟
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Abstract项目管理者联盟
Ad-hoc collaboration between geographically dispersed project teams implies certain requirements that do not exist in traditional working communities. This paper presents a special view focusing especially on the technical requirements that have to be met when dealing with project-oriented tasks like construction projects. In the context of available project-oriented collaboration solutions, advanced internet-based project management is presented and discussed. It not only possesses various features for ad-hoc collaboration but also offers a big potential for collaborative knowledge management.项目管理者联盟
Keywords: collaboration, internet, ad-hoc, project management, technical requirements, business needs项目管理者联盟
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1. 简介
越来越分散的项目组织和相关信息获取,使项目参与方之间的沟通方式发生了很大的改变。为了应付这种项目复杂性的新形势，企业不得不部署并完善自身的各种基础设施以方便员工处理各种可能出现的问题。现在越来越多的工作任务开始通过模块化和网络化来安排,要求以精确的先后顺序执行，在这种情况下，协同解决方案有助于项目团队成功地完成他们共同目标，同时也使得企业能在一个竞争激烈的环境中保持自身的适应性。项目管理者联盟
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从项目管理的操作层来看，必须尽快地处理各种紧急问题以避免它们危及到整个项目，因为这些麻烦会扰乱正常的工作并严重影响随后的工作流程。这些问题要求他们进行随建即连（Ad-hoc）的协同工作，而充分实现协同工作的一个首要条件是要管理好各种各样信息的交换。由于这种协作从启动起就是随时建立,即时连结的方式，因此必须建立多媒体连接以解决紧急问题。talent.mypm.net
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项目初期制定的决策通常具有很高的风险性，因为它们都是根据无法核实的估算进行制定的。所以需要提供尽可能多的相关信息以便于项目经理能够评估那些与项目相关的问题，同时对这些问题按照优先级进行排序。另一方面, 随着复杂程度的日益增加，企业迫切需要专业的咨询服务。而通常情况下，企业并不能按需要随时得到专家面对面的帮助。但仅仅通过电话和传真进行交流又不足以实现全面有效的项目管理。要想在有限的时间内快速解决问题还需要及时传递视频、电子数据库、高分辨率的图片和结果分析等信息。在这种情况下，我们显然需要一个多媒体系统,用来确保和帮助身处不同位置的项目团队进行随建即连式协同工作。
2. 随建即连式协同工作service.mypm.net
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在理解“随建即连”的意思前，有必要先理解术语“协同工作”。根据The National Assembly of Health and Human Service Organizations (1997)上的定义, “协同工作是指几个机构或组织通过正式承诺来共同工作完成一项任务或事情的过程。”它“需要彼此承诺以参与共享决策并根据共同认可的需要进行相关作业的资源分配。”如图1所示，协同工作这种交互方式具有最高的复杂度和最少的结构化流程。
为了便于区分不同的互动沟通方式，现将它们简要描述如下：项目管理者联盟
·交流（Communication）：纯粹的信息交换项目管理者联盟
·咨询（Consultation）：有注解的信息交换（如：添加了评估分析）www.mypm.net
·协调（Coordination）：对任务和过程的控制及同步性管理项目管理者联盟
·合作（Cooperation）：不同组织或者人员之间通过进行互动沟通而共同工作（可以按照分任务进行划界）项目管理者联盟
·协同工作（Collaboration）：不同的组织或人员为了相同的目标共同执行任务(不存在分任务的划界)项目管理者联盟
协同工作有着很多不同的特点。它既可以是非常正式的，也可以是非正式的，可以同步，也可以不同步。它可能只局限在组织内的特定部门，也可能会涉及到不同组织的不同部门。此外，协同工作可以是一个持续的过程或者是随建即连式。项目管理者联盟
随建即连式协同工作主要是用于那些不可预见或紧急的情况，需要尽快处理以便进行一致的行动和必要的协调。术语“随建即连”意味着“紧急的”，“只在某时间为了某目的”。在本文中，随建即连式协同工作被理解为,不同组织为了寻求某个任务的统一解決方案而进行的一种非常自然的互联互通行为。
3. 建造业中的随建即连式协同项目管理者联盟
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许多有关建造业项目管理的分析表明，建筑企业想要提高其颇低的投资回报,必须改善组织结构。公司除了要对其核心流程有一个清晰的描述并严格履行其重要功能外，拥有一个完整的信息流设计对于企业的成功也是至关重要的。这样一个信息流需要同时考虑项目团队的内部和外部成员，从而确保项目的顺利完成。图2显示了项目协同管理作为一个统一平台对所有项目参与方的意义所在。项目管理者联盟
图 2: 项目干系人和项目协同管理 ( 来源: Aberdeen Group 2002)项目管理者联盟文章
建造业的项目总是涉及到地理位置分散的多个项目参与方。由于项目的临时性、时间的紧迫性,以及沟通环境的多异性，有效的项目管理也就变得困难重重。通常施工现场是由临时搭建的项目部组成，在这里不同的项目参与方必须协调一致为着相同的目的而共同努力，从而也就有了协同工作的需要。因此，分散项目团队需要有一个适合进行随建即连式协同工作的环境，以便对多种资源和各种应用系统的相关信息进行基于互联网的访问或者无线访问、传递、交换以及同步处理。比方说，一个正在国外出差的项目经理急需从办公室获得相关的信息资料（比如，尺寸，费用清单，联系人信息），这种情况最能生动地说明基于互联网的协同工作的必要性。service.mypm.net
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4. 技术需求项目管理者联盟
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大部分情况下，项目中需要随建即连式协同工作的任务总比其他的任务显得更为重要。因此，在分散的项目环境下，作业和工作流程就需要得到无缝的支持，这样才能确保本地和在外工作的团队能更有效地进行工作。特别对于那些出差在外的团队成员，要想能够“随时随地”地解决协同工作问题，他们的工具必须满足一些具体的技术要求。因此，快捷的随建即连式协同工作需求自然也就产生了。项目管理者联盟
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从网络的角度来看，许多不同的沟通方式（同步或不同步的）都应该得到支持。对于那些身处外地的项目团队而言，要保证他们常用的工具（如掌上电脑，笔记本电脑）能支持不同的空中界面，这一方面取决于个人工具的配置情况，另一方面也取决于当地的网络设施状况。虽然这些技术要求在不远的将来可能会得到满足，但仍然存在很大的改进空间。pmp.mypm.net
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另外非常重要的一点是，软件和用户界面也要尽可能的友好。根据不同用户群的情况，需要对系统的处理功能、使用以及互动沟通方式进行调整和优化。因此，系统开发和设计过程中必须要面对的一个挑战就是如何使用户界面和协同工作应用系统更具人性化。项目管理者联盟
当然，除了技术需求以外，我们同样应该重视对人和组织的要求。
5. 针对项目为导向的网络解决方案项目管理者联盟
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5.1 建造业进行互联网协同工作的必要性项目管理者联盟
在过去的几年里，建造业的发展历程并不平坦。所有的行业参与者都感受到了重组和优化当前业务流程的巨大压力。但迄今，在流程重组方面的所有尝试大多以失败告终，这主要是由于建造业的高度分散性以及业务的项目主导性质所造成的。更多障碍总结如下：项目管理者联盟
§ 通常情况下，建筑施工项目总会涉及很多的参与方。项目团队的组成以及任务的范围也因项目而不同。在项目的规划和实施阶段因不同项目参与方存在的大量摩擦导致的损耗。项目管理培训
§ 个别公司规模太小，无法进行必要的流程重组。项目管理者联盟
§ 为一个项目建立基础架构的成本非常高。talent.mypm.net
§ 项目干系人的重要信息很容易丢失。转自项目管理者联盟
§ 需要用来确定(过失的)责任的信息很难获得。项目管理者联盟
§ 沟通与信息流往往不畅通。www.mypm.net
解决上述问题并获取重大改进的唯一方法就是通过一个便于连接所有项目干系人以及集成相关文档的沟通工具来进行有效的项目协同。
5.2 项目协同管理系统的技术需求项目经理博客
一个项目协同解决方案如何才能确保施工项目按时高质并在预算控制范围内完成呢？笔者认为A+项目管理系统的技术可做借鉴：www.mypm.net
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