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摘要：项目管理办公室作为项目管理公司不可缺少的部门，在国外已经得到重视和研究，而国内的项目管理公司还没有认识到组建项目管理办公室的重要性，企业的发展由于没有认识到这个问题而停滞不前。[1]本文从PMO的背景、概念、功能和管理职能入手提出组建PMO的必要性。PgMp.mypm.net
关键字：项目管理办公室；背景；概念；功能；管理职能；转自项目管理者联盟
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引言：在过去的几年中，人们归于项目管理科学的兴趣经历了巨大的复苏，其理由：信息技术、信息服务和新产品开发组织已经“发现”了项目管理。作为过去的建筑工具包和大型政府项目的传统部分，如今只要上市周期压缩成为问题时，项目管理总能激发大家的兴趣，换句话说，它贯穿于现代市场。随着各个行业努力压缩产品生命周期、降低成本，并提高其可交付成果的质量，就越来越多地求助于项目管理。club.mypm.net
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1背景：项目经理博客
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1.1项目管理办公室的现实项目管理者联盟
我们在前言中简要提到了如今我们拥有的项目的统一管理问题的有力证据。大多数读者可能熟悉令人消沉的技术项目失败统计，自1994年以来，它一直被在马萨诸塞州丹尼斯市的一个名为斯坦迪士集团国际有限公司的调研公司保留着。他们最近的调查表明，46％的信息技术项目超出了预算并且已过期；28％的信息技术项目完全失败。另外一个调研引用了更为严酷的成功率：由财富500强公司承担的信息技术项目中，只有24％会被成功地完成。项目管理培训
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斯坦迪士公司不是可怕的项目统计数字的唯一来源。罗宾斯.吉奥尼亚有限公司在1999年所做的一次项目经理调查中发现，往往有90％的项目经理低估了项目的规模与复杂性：将近一半（44％）的项目经理超出经费的10％到40％；只有16％的项目经理始终如一地实现进度规模的预期时间。项目管理者联盟
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在建筑业（以项目管理来说，被普遍认为是最成熟的行业），波士顿的波士顿中心要道/第三海湾隧道（深挖）项目，在项目起初，其估计成本为2.6亿美元，但联邦政府在2002年2月所做的估算把实际价格标签定在了13.6亿美元上，此成本超出预算500％以上。项目管理培训
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在咨询领域，一些诸如德勤咨询、安达信咨询和SAP公司这些行业巨人在1999年变成了诉诸案的目标，理由是一些公司对ERP和人力资源系统的执行拖延这么多年感到愤怒，致使百万计的公司超出预算，并且产生了一种依附于咨询公司的文化。项目管理者联盟
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加特纳集团提出，作为公司的一个“战略计划假设”，到2004年，那些为项目管理建立了企业标准（包括适当管理之下的项目管理办公室）的信息系统组织，将比那些没有建立标准的组织少经历达一半之多的项目成本，通常存在着170％至180％的预算超支。项目管理者联盟
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这些为何如此重要？因为时间就是金钱：如果一个项目延误了相当于项目生命10％的时间，它就会损失大约30％的潜在利润。卖肯锡公司的一次调研表明，当高科技产品推迟上市的话，会损失税后利润的33％，但在准时上市的情况下，只损失4％，即便它们有50％的预算超支。项目管理者联盟
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在这些糟糕的统计数字中的好消息是，存在着改进的趋势。1999年斯坦迪士集团报道，项目失败率正在下降。基于对1994年以来，某些行业的各种规模公司的23000个软件项目的调查，研究表明项目成功率在上升，而成本与时间的超支则在下降。在1994年，只有16％的应用开发项目达到了成功的标准，即准时、符合预算，并且具备最初规定的所有特征。到1998％年，26％的项目获得了成功。大型公司做出了最引人注目的改进。在1994年，财富500强公司的项目达到准时且符合预算的概率是9％，其平均成本是230万美元；在1998年，相同项目的成功概率已升至24％，而平均项目成本则下降至120万美元。club.mypm.net
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在2000年对美国项目管理办公室的建设和使用概况调查为：在234个随机变量中，113个已经有了项目管理办公室或是和项目管理办公室类似的实体了。在这些抽样中，绝大多数的项目管理办公室建立于90年代中期到2000年这个阶段（如图1）。[1]
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1.2 项目管理办公室的理论背景www.mypm.net
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目前很多组织在关注项目管理，把项目管理作为企业竞争力的基础。很多国内企业已经不仅仅是将重点放在提高项目经理的个人技能上，而是将组织整体的项目管理能力建设作为今后的发展目标。项目管理体系的建立，项目管理方法论、流程、制度的形成，都是其发展组织项目管理能力的具体体现。另外还成立了项目的管理部门，如：项目管理部、项目管理中心、项目管理办公室等，对项目进行整体管理、监控、支持等，这些部门就是我们所说的项目管理办公室。[2]PgMp.mypm.net
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近十年来，国外对项目管理进行了广泛的理论研究并在多个行业进行了大量实践，项目管理已经成为一种管理的新时代思想潮流。国外的经验证明，在项目管理公司的实际操作中，如果项目仅通过一种集权式的领导就不可能得到坚持和执行，同时该项目管理公司的效率难以提高。鉴于PMO的理论和实践在国外已经发展得相当成熟，而在国内仍是一个新鲜事物。[3] 项目管理培训
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同样在调查项目管理办公室建立的动机情况为：抽样中的大多数解释建立PMO的动机是为了实现多目标管理。最通常的回答列在表1中。
表1：项目管理办公室建立的动机
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动机 |
随机（113） |
特定（96） |
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改进项目管理的所有元素（实施结果、经验学习和项目经理的支持－减少“问题项目”的数量） |
31.86％ |
61.46％ |
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获得一个普通项目管理的方法（方法、标准和记录） |
22.12％ |
26.04％ |
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学习如何在多项目环境中更加有效率的使用人力资源和其他各种资源 |
14.16％ |
13.54％ |
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确保和项目相关的能力和实施的培训 |
0％ |
10.42％ |
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改进质量和客户满意度 |
11.5％ |
10.42％ |
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项目管理和策略目标的结合，发展竞争优势 |
8.85％ |
8.33％ |
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通过内部顾客、CEO和别的高级主管的领导，引导对项目管理积极的态度和经验 |
7.08％ |
0％ |
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改变矩阵组织和多项目环境的复杂度 |
3.54％ |
0％ |
2．项目管理办公室的概念项目管理者联盟
项目管理者联盟
项目是为了完成或创造一个特定的产品或服务而做出的暂时性（Temporary）努力。尽管项目本身暂时的或独一无二（Unique）的一个过程。但是项目管理过程在每个项目的全寿命期间却是重复发生的，并且每个过程均是为了得到一个结果（完成/结束项目）而重复发生的行为、变化和功能的组合。项目管理办公室就是为了项目的成功实施而创建或总结连续不断的实践经验。项目管理者联盟
国外不同的组织对PMO的概念有不同的定义和理解。
项目管理者联盟文章
美国项目管理协会（PMI）对PMO的定义：PMO就是为创造和监督整个管理系统而负责的组织元素，这个管理系统是为项目管理行为的有效实施和为最大程度的达到组织目标而存在的。项目管理者联盟
美国Gartner公司认为PMO是一个组织为了集成所有的项目经验而设计的一个共享资源。这种资源可以为组织各个部分服务。项目管理办公室是在项目的分析、设计、管理和总结评价阶段建立组织能力的一个关键来源。[3] 项目管理者联盟
项目管理者联盟
目前各界对于PMO的争议一直没有间断，对于PMO的定义也不完全相同，但目前普遍接受的一种定义是：PMO是在组织内部将实践、过程、运作形式和标准化的部门，这些标准化的程序应该能形成一致和可重复的结果，同时项目成功率是上升的。PMO是组织内部项目管理最优实践的中心，是组织提高项目分析、设计、管理、检查等方面能力的关键资源。[2]blog.mypm.net
项目管理办公室根据其功能和本身的要求可以分为三个级别：项目控制办公室、业务单元项目办公室、战略项目办公室。[4]项目管理者联盟
项目管理者联盟
PMO可以是临时机构，也可以是永久机构。临时机构往往用来管理一些特定项目，如企业购并项目。永久性PMO适用于管理具有固定时间周期的一组项目，或者支持组织项目的不断进行。[5] 项目管理培训
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3．项目管理办公室的功能和职能
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项目管理办公室的功能主要有以下6中：开发和维护项目管理标准和方法、项目历史文档管理、提供项目行政支持、提供人力资源协助、提供项目管理咨询和指导、提供或安排项目管理培训。[1]项目管理者联盟
表2是基于96个特定组织所做有关项目管理办公室功能和服务的调查转自项目管理者联盟
表2：项目管理办公室功能和服务的概要项目管理者联盟
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特定组织（96） |
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开发并且维护PM标准和方法 |
100％ |
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提供项目管理的咨询和指导 |
79.17% |
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提供和安排PM培训 |
70.83％ |
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项目行政支持 |
70.83％ |
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人力资源和全员协助 |
28.13% |
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项目历史文档 |
64.58% | 项目管理者联盟
3.1开发和维护项目管理标准和方法club.mypm.net
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