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时间通常是项目中的稀缺资源，也是验证项目成功与否的基本标准之一。项目中有很多会议，所以消耗最少资源的项目其潜力是显而易见的。然而，项目会议又很重要，其所形成的决定是项目往前推动的润滑剂。转自项目管理者联盟
在大多数情况下，尽量减少浪费在会议上时间的责任在于项目经理，因为大部分都是项目经理启动并完成的，精简会议过程中的两个关键因素就是项目经理首先考虑会议是否需要?如果是，项目经理应该举行有效的会议来实现想要达成的目标。项目经理圈子
真的需要开会吗?项目管理者联盟
首先，要非常仔细的考虑会议的目标，为什么要把大家召集在一起开这个会议。会议的目标应该像所有的项目目标一样去进行确定，那就是按照SMART原则(Specifie具体化、Measurable可量化、Achievable可达成、Realated相关性、Time-boned时间限制),通过SMART原则创造出会议的目标，而且这种目标是一种能够可衡量的结果并能够通过某种方式来验证是否达成的方式来进行表达。PgMp.mypm.net
一旦确定了SMART目标，项目经理必须要问自己是否真的需要会议。很多会议不应该发生，任何会议都需要从“我需要举行会议，那么我必须决定会议的目标”作为前提开始。想想之前发生的许多会议，大多数是无目的、无用的，浪费了项目中最珍贵的资源，但仍然在继续发生着。项目管理论坛
在开会前，项目经理应提出以下问题：
• 有没有一个替代的沟通机制可以做这个工作吗?例如，电子邮件，电话会议，视频会议，群件，公告板，一对一或互联网?training.mypm.net
• 我或其他人是否拥有足够的经验和知识来做出决定?项目管理者联盟
• 决策是否可以由子项目组自己决定?bbs.mypm.net
• 会议是否会创造新的知识，或者只是重新塑造一些旧的东西?blog.mypm.net
• 该类型的决定是否需要由团队通过会议集体进行?项目管理者联盟
• 会议议题复杂，要求所有项目团队进行解释，理解和接受?项目管理者联盟
• 头脑风暴是否必要?bbs.mypm.net
• 会产生冲突吗?项目管理者联盟
如果在考虑了这些问题后，仍然认为有必要召开会议，项目经理必须下一步决定谁需要参加?项目管理者联盟
哪些人来参加会议?项目经理博客
作为项目经理，你有义务以允许让每个人在场的方式举行会议，包括不必要的与会者都会有机会被听到会议内容，但实际上不必要的参加者可能是一个特别的挑战，因为他们可能知道他们不需要，导致他们宝贵的时间被浪费了，甚至他们可能决定给会议增加一点麻烦!pmp.mypm.net
因此，在完成与会者名单之前，项目经理应该问自己以下问题：项目管理者联盟
• 他们是否拥有实现会议目标之一所需的知识或专业知识?项目管理者联盟
• 在会议中中他们的是否会受到任何决定的影响?项目管理者联盟
• 他们是否有权力来决定某些事情?项目管理者联盟
• 他们会否负责执行某方面的决定?项目管理者联盟
• 他们需要重申他们的观点和态度?项目管理者联盟
• 他们有强烈的意见并且能够形成富有成效的讨论吗?项目管理者联盟
• 他们会通过参加会议来学习，成长或发展吗?项目管理者联盟
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