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责任矩阵向“踢皮球”说“不”

作者:高屹   提交人:高屹[项目管理者联盟]   属性:提交人原创   发布时间:2015-8-10   点击:1044   【收藏本文


项目管理者联盟

  下面这个小故事可能很多人都看着眼熟:公司里有4个人,名字分别叫“所有人”、“某个人”、“任何人”和“没有人”。每当公司有重要的工作需要完成时,“所有人”被要求去做。“所有人”很确定“某个人”会去做,而且“任何人”也可以做,但结果往往是“没有人”去完成。于是“某个人”很生气,因为这是“所有人”的工作。“所有人”认为“任何人”也可以做,但是“没有人”了解,“所有人”是不会去做的。最后的结果往往是,“所有人”指责“某个人”,“没有人”去做“任何人”可以做的事!这个故事给我们描绘了一副生动的项目活动画面:职责不清导致相互之间的推诿。项目管理者联盟

  活动中职责、分工明确的重要性无需多言,生活中也有生动的例子:比如在高水平的羽毛球双打比赛中,队友之间的默契配合就非常重要。不论对手的球从哪个方向来,都要有人及时、准确的接起。要想赢得比赛,最关键的是不能有两人争抢同一个球,或来球落地却无人接的情况发生。项目管理者联盟

  在项目活动中,为了使相关工作的职责得到明确落实,经常会使用一种非常便捷的工具----责任分配矩阵,有时也称责任矩阵。责任分配矩阵的样式很简单,左列是待执行的工作活动,通常表现为被分解出的工作包。最上边一行是参与活动的团队成员,通常以个人为好,也可以被表达为相关小组、部门。但是为了能让待执行的工作职责得到切实分配、落地,在小组、部门获得了相应职责后,也需要在内部继续将责任分解到个人。矩阵表格中使用特定的标记方式,将相关职责分配给对应的人力资源。

  比较常见的是RACI责任分配矩阵,它将工作活动中的4种职责以不同的字母来表示,分别是R(Responsible):负责执行任务的人员;A(Accountable):管理、领导、对任务负全责的人员;C(Consult):辅助执行任务的人员;I(Inform ):拥有知情权,应及时得到通知的人员。下图是RACI责任分配矩阵的示例:项目管理者联盟

  通过RACI责任分配矩阵,团队成员在具体项目活动中的职责能够得到清晰划分,这对工作的顺利执行非常重要。责任分配矩阵这种工具虽然看起来不复杂,但是在使用过程中,有一些关键的原则需要掌握,否则它的效果可能会打折扣。项目管理者联盟

  在现实工作中,有些项目经理习惯采取“派工”的方式,即根据自己对工作任务和团队成员的理解,亲自为每个人分配任务职责。而实践中,采取这种办法的项目经理会发现,这些工作职责往往很难被“派”下去!造成这种结果的原因很简单:项目经理缺乏权力。虽然在项目章程中,作为项目工作的负责人,项目经理会被赋予一定的权力,用以在项目期间调用资源、管理团队,并最终实现目标。但是项目经理只是一项具体任务的负责人,通常都不具有更高的行政职务,只是经验丰富、能力突出的普通员工或基层负责人,所以在实际工作中,他们主要依靠出色的沟通、协调能力来达到目的,而不是通过运用权力发号施令。项目管理者联盟

  为了能让每个人的责任落地,编制责任分配矩阵的活动应该集体完成,即在项目经理的带领下,团队成员共同参与,最理想的情况是每个人主动认领工作职责。结合工作特点和自身的能力、条件,自己主动承担的责任,这相当于一种承诺,会得到更认真的对待和执行。当然,通常也会有一些工作活动,由于复杂性高,难度大,未必会有人愿意主动承担,这时项目经理可以适当使用硬性分派的方式,辅以必要的解释和鼓励:“XX活动确实比较有难度,但是也需要有人牵头负责。小张,要不你就把这个任务承担一下,你来牵头,具体实施中遇到了问题我们再一起商量,及时解决。”通过这种公开、民主的方式,让具体活动的职责划分得到团队成员的认可,执行时才能做到各司其职,各尽其责。blog.mypm.net

  上面给出的RACI责任分配矩阵实例中,有一个很关键的失误,细心的读者可能已经发现了:没错,测试任务和验收任务的职责分配中,出现了两个A!实践中,如果某项活动中有两个人都声称对工作负责,当需要做出决策或承担相应责任时,最终的结果呢?往往是谁都不负责!由于工作的复杂性,执行过程中需要多人执行,即承担R责任的人允许不唯一;参与配合、协调的人,即承担C责任的人当然也可以不唯一;不参与具体任务,但是应该对工作进展情况有所了解的人,即承担I责任的人通常更多。但是为了避免出现管理责任的推诿、模糊,那些承担领导、管理职责的人,即A责任的人,在每项活动中都应该是唯一的,这是编制RACI责任分配矩阵过程中需要特别注意的第二个重要原则。项目管理者联盟

  编制RACI责任分配矩阵的第三个重要原则是,合理分配职责。设想一种情况,项目经理和某领域的专家参与责任分配时会出现什么情况呢?恐怕他们名下会出现一连串的A和R!由于项目经理和技术专家在地位、权力、能力等方面不同于普通团队成员的特殊身份,他们往往被赋予比一般人更大的职责,承担更多的任务。俗话说,能力越大,责任越大,多承担一份职责是应该的,但是要注意度的把握。如果忽略了个人的实际能力、精力,一味的把职责、任务推给他们,表面上看做到了人尽其才,责任落地,其实是一种不负责的行为,既对人不负责,也对工作不负责。因为一个人如果被赋予了超出他们个人能力、精力的职责,其实等同于相应的工作没有人去承担相应的责任,这样的责任分配自然也是无效的。所以,根据每个人的特点、能力,合理分配职责,才能确保责任真正落地,得到切实的执行。项目管理者联盟

  责任分配矩阵这个工具在项目管理过程中不可或缺,虽然使用简单,但是在具体使用时,应该特别注意遵循上述重要原则,做到分工明确,避免出现失误。项目管理者联盟

  文章来源:项目管理评论(pmreview)training.mypm.net

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