|
案例场景：service.mypm.net
金秋十月，本应是秋高气爽，让人令人心旷神怡的季节，ERP实施顾问小高也因为刚刚完成了一个为期8个月的ERP项目，还沉浸在项目成功的回味之中。但正如冷空气南下让人感到深深的寒意一般，使他从金秋十月提前进入到了寒冬腊月，原因是最近公司让他接手一个实施到一半的ERP项目，而这个项目只有片言片语的几份简单文档。pmp.mypm.net
这个ERP项目的实施已经完成了所有前期的项目准备工作，但就在这节骨眼上，原来的项目经理离职了，留了一大摊子的事情让他收拾。ERP项目实施中一大忌讳就是临阵换将，因为这个事情已经把项目的进度给延迟了，客户也是处于极度不满意当中，但这还不是最要命的，最让小高头疼的是：这个项目没有一份经的起推敲的文档，不但没有详细的实施计划，也没有清晰的业务调研报告，也没有前期的业务解决方案，更没提在项目实施过程中涉及到的项目风险登记册、项目会议纪要、项目需求列表等更详细的实施文档记录了。blog.mypm.net
当小高从公司前任ERP项目实施同事手中接过可怜的两个DOC文档，总计不超过5页的实施文档时，小高难以置信的看着他问"没有了吗?只有这些?"，同事点点头，然后他再说了一句让人吐血的话"项目实施所有的内容都在我心里记记清清楚楚呢，之前反正项目就我一个人做，要不要文档也无所谓"。结果，人去脑空，项目一切都要重新摸索，不但浪费了宝贵的时间去做重复的工作，而且与客户的关系也是一再紧张，而从公司层面来说，该项目也是亏了血本。项目管理者联盟
在接手了该项目以后，小高深深的感受到没有实施文档的痛苦，也明确感受到了项目实施文档的重要性。项目实施的规范性，从文档做起，从自己做起，小高一步一个脚印地按照规范完成项目实施工作，必备文档是一个不拉地完成了。经过几年的项目锻炼，从小高变成了老高了，也由实施顾问成长为一名项目经理了，作为项目经理自然是需要从项目的角度进行项目管理，而项目实施文档也是他管理项目的必看内容。pmp.mypm.net
但经历了几个项目之后，老高总觉的项目在哪里不对劲。怎么说呢?看项目文档，一个不少;但看文档内容，比如给客户的业务解决方案，好像所有项目一模一样，用的是之前的项目文档或者是公司的项目实施模板，有的项目文档甚至连客户名称都没有修改过来，直接Copy(Ctrl+C, Ctrl+V)，再用了查找-替换，一份业务解决方案就算完成了。这种方案给到客户看似很有份量，厚厚的几十上百页，装订起来也很可观;内容呢，和客户的业务十万八千里，甚至根本就是扯不上边的业务场景都写进来了;问一下客户：“这个方案经过你们的确认了吗?和你们业务相符吗?”客户直接说：“这么厚的东西你们自己都看不懂，我们更看不懂，而且方案里的内容和你们后续培训的内容也不太相关，我们就当是参考资料来看了，觉的有用的就看，没有用的就不看”。bbs.mypm.net
老高又郁闷了，没有文档的时候不行，有了文档的时候客户也不看，还是不行，问题应该怎么办?service.mypm.net
案例解析：项目管理者联盟
在过去的许多年里，ERP项目实施基本上就是“作坊式”的实施，基本上没有章法，实施顾问想怎么做就怎么做，所有的知识都在脑袋里，项目做完以后，除了长了点顾问的个人经验，对于公司和其它同事而言，什么也没有留下。转自项目管理者联盟
但这种“作坊式”实施经过几年的项目管理理论指导，ERP软件厂商都开始注重项目实施方法论的建设，也开始强调项目实施过程中的“关键成果与里程碑检查”，项目实施文档就成了“必需品”，也提出了“项目实施文档一个不能少”的口号，算是解决了项目实施文档从无到有的过程。老高目前就处于解决了有没有的问题，但他面临的是一个新问题，那就是项目实施文档的质量问题。转自项目管理者联盟
许多企业在构建了项目实施方法论之后，都会有一个实施模板，有模板这个东东呢，原本是想让实施顾问加快项目实施的效率，因为可以不用思考文档的结构了，还是拿业务解决方案来说，第一步先讲业务背景，第二步画个业务流程图，第三步做个流程说明，第四步做个当前流程问题解析，第五步做个建议方案(可能会有方案一、二、三)，第六步再做个方案对比和建议，一个方案基本就算出来了。但实施顾问有了这样的模板之后，就突然不会思考了，为什么这么说呢?“人都是有惰性的”，这句话你不得不承认吧。那好，因为所有文档的结构都一样的，再看看内容，好像大多数客户的业务场景也差不多?找三个历史项目的业务解决方案出来，参照着Copy，一个方案可以快速出炉，修整一下就可以给客户使用了。项目管理者联盟
这样的业务解决方案，从某个业务场景和要点来看，好像很有道理。但从整体业务解决方案来看，前后业务场景脱节，甚至是出现矛盾;或者是客户的重要业务需求漏掉了，压根没有体现出来;还有就是对着某个业务场景仔细一琢磨，才发现客户的业务现状根本不是这么一回事，客户想要实现的目标也不靠谱，结果业务解决方案就被这么套成了“摆设”，客户就只是当成了参考资料来用，根本没有起到与客户明确项目范围、目标实现方法的作用。项目管理者联盟
接下的事情就会让这个项目做的非常惨了。因为前期的业务解决方案客户根本没有怎么进行确认，或者即便让客户确认了，也是“摆设”，客户可以在你做方案的时候听你摆布，听你一通忽悠，把方案给签了;但到了上线的时候，客户可就“秋后算账”了，一会看到这个流程跟自己的业务不相符，一看那个功能在系统中没有提供，再看看业务流程设置的挺完美，但就是在客户这里用不起来，因为还有人家的特殊情况呢。项目到了这个时候，要让客户把系统用起来，怎么办?改呗，要不软件改配置，要不客户改流程，甚至要求改软件，一直改双方都受不了这个折磨了，那行，大家都退一步，将就着用吧，这个系统就这样推上线了，到了最后这个系统的应用效果如何呢?基本上是实施顾问一撤，系统基本就废了，成了真正的“摆设”。项目管理者联盟文章
上述的场景绝非笔者危言耸听，ERP项目的失败会有许多种“死法”，但这种“死法”客户真的是很冤。那我们应该如何来解决ERP项目实施过程中的文档质量问题呢?这还得对我们的项目实施文档作一个解析：项目管理者联盟
1、 什么是项目实施文档?项目管理者联盟
在ERP项目实施过程中用来记录、描述、展示实施工作过程所生产的文档，或者是对项目活动结果的描述、规定或报告。从上述定义中可以看出，ERP项目实施文档可以分为成果文档和过程文档两大类。成果文档作为项目实施工作交付产物的一个组成部分，是项目实施过程中的必备文档。而过程文档记录了项目实施过程中的各类信息，是项目实施人员或是公司管理层进行决策的重要依据，也是实施过程中非常宝贵的资产。training.mypm.net
2、 项目实施文档有什么作用?项目管理者联盟
a) 文档能提高实施过程的能见度：实施成员用一定时间编制、整理实施文档，可以使实施人员对各个阶段的工作进行周密思考、理顺和找出存在的问题，从而减少差错，提高项目实施质量。项目管理培训
b) 文档能规范实施问题的处理：项目实施过程中难免会出现问题，但问题产生的原因是什么?是谁的责任?应该由谁来解决?是否已经得到有效解决?这一切都依赖于良好的项目实施文档进行追踪。项目管理者联盟
c) 便于项目成员之间的交流与合作：描述清楚、完备的文档便于团队成员了解实施过程中的各项指标，为企业领导与实施团队之间架起的一座桥梁。同时，当项目有新成员进入，或者是有新人接手时，ERP实施文档可以承担起指导新成员快速工作的作用，而不是只能通过询问原来的成员来找到答案。项目管理者联盟
d) 实施文档是人员经验提升的最好途径：对于ERP实施顾问来说，善于学习与总结，才是职业生涯不断进步的基础。专业的实施文档能够体现一个实施顾问的学习与总结能力，也是体现一个ERP实施团队管理水平的重要标志。项目管理者联盟
e) 有利于项目实施的监控作用：项目的阶段性成果是以文档形式体现的，由此人们熟知的一句话"项目的运作在一定程度上是由文档驱动的"是有道理的。从文档的角度来看，ERP项目的实施过程就是一个文档制作与实施的过程。项目管理者联盟文章
大家都认识到了项目文档在项目实施过程中是非常重要的，所以目前的ERP实施顾问都会把文档一个不少地给写上，但实施顾问在实际构建项目实施文档的过程中，用了最快捷的方式--复制，但就是这个复制过程，实施顾问并没有掌握好如何进行复制，其实实施过程中的模板只是提供了一个文档结构而已，实施顾问只需要按照这个结构，将主要的精力放到思考客户问题上来，类似于在一定的文档结构下做“填空题”，而不需要重新进行文档组织工作，写一份全新的文档。同时，实施顾问可以参考历史项目实施的文档，但不能照搬，每一个项目都有其特殊性与个性，如果没有在相应的项目实施成果中显示这个特性，那我们也就不需要另外再做一次项目，也就没有所谓的项目实施过程了。training.mypm.net
所以，有了项目实施模板和实施案例文档，实施顾问可以不用思考如何构建文档格式;但一定要更贴近客户进行思考，思考这个客户的具体业务，以及我们如何解决问题，才这是顾问的核心价值所在。bbs.mypm.net
告诉实施顾问如何进行思考，这只是一个方向与指引，而作为一家企业而言，还需要在机制上保障实施顾问的思考方向不会偏离我们的要求。所以，我们还需要解决另一个问题，那就是：项目实施文档到底应该怎么管?，对于这个问题我们可以按如下思路来做：项目管理者联盟
|
